Office Administrator / Bookkeeper / HR Administrator

Adjoint(e) administratif(ve), RH et tenue de livres / Office, HR & Bookkeeping Administrator

VERSION FRANÇAISE

À propos de l’entreprise

ACA Construction Inc. offre des services d’entrepreneuriat général, de rénovation intérieure, de pavage, d’aménagement paysager et de construction extérieure. Nous nous engageons à fournir un travail de qualité, un service fiable et des solutions adaptées aux besoins de nos clients.

Pour en savoir plus : https://www.acagroup.ca/

À propos du poste

Nous recherchons une personne organisée, autonome et soucieuse du détail pour soutenir nos activités quotidiennes en administration de bureau, tenue de livres, comptabilité, ressources humaines, paie et conformité. La personne retenue contribuera à la gestion des dossiers financiers et des employés ainsi qu’au bon fonctionnement des processus administratifs.

La maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est obligatoire. Cette exigence est liée aux responsabilités du poste, notamment les communications avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et partenaires d’affaires dans les deux langues.

Principales responsabilités

Administration de bureau

• Gérer les appels, courriels, demandes générales et la correspondance.
• Accueillir et servir les employés, clients, fournisseurs et visiteurs en français et en anglais.
• Préparer et mettre à jour les lettres, rapports, formulaires, feuilles de calcul et autres documents.
• Organiser les dossiers physiques et électroniques, les réunions et les rendez-vous.
• Gérer les fournitures de bureau et soutenir la direction et les équipes de projet dans leurs tâches administratives.

Tenue de livres et soutien comptable

• Participer aux activités quotidiennes de tenue de livres et de comptabilité.
• Traiter et classer les factures, reçus, dépenses et pièces justificatives.
• Assurer le suivi des comptes fournisseurs et clients, des paiements et des sommes impayées.
• Préparer les factures clients et communiquer avec les clients, fournisseurs et sous-traitants au sujet des factures et paiements.
• Effectuer le suivi des dépenses et participer aux rapprochements bancaires et des cartes de crédit.
• Recueillir et vérifier les feuilles de temps et les renseignements nécessaires à la paie.
• Maintenir des dossiers financiers exacts et contribuer au suivi des coûts des projets et à la préparation de rapports.

Administration des ressources humaines

• Coordonner l’accueil et le départ des employés et préparer les documents requis.
• Maintenir des dossiers du personnel complets, exacts et confidentiels.
• Assurer le suivi des heures travaillées, des absences, des vacances et des présences.
• Tenir à jour les dossiers de formation, de certifications, de permis et de qualifications.
• Préparer les lettres d’emploi, formulaires, politiques et autres documents RH.
• Soutenir le recrutement, la publication des offres, la communication avec les candidats et la planification des entrevues.
• Répondre aux questions générales des employés et soutenir la direction dans l’application des politiques internes et des exigences applicables.

Documentation de construction, santé et sécurité et conformité

• Maintenir les dossiers de formation, de santé et sécurité et de conformité.
• Préparer les documents nécessaires aux inspections, réunions et audits.
• Organiser les dossiers d’assurance, de couverture des accidents du travail, de licences et autres documents réglementaires applicables.
• Surveiller les dates d’expiration des assurances, certifications, permis et documents requis.
• Recueillir et transmettre les documents demandés par les clients, entrepreneurs généraux, sous-traitants et partenaires.
• Maintenir des dossiers administratifs complets et accessibles pour les projets d’entrepreneuriat général, de rénovation, de pavage et de construction extérieure.

Qualifications et exigences

• Maîtrise obligatoire du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Deux ans d’expérience en administration, tenue de livres, comptabilité, ressources humaines ou dans un poste similaire constituent un atout.
• Une expérience dans la construction, la rénovation ou le pavage constitue un atout.
• Connaissance de base des comptes fournisseurs, des comptes clients et des principes de tenue de livres.
• Familiarité avec la paie, les dossiers des employés et les processus RH.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel, Word et Outlook.
• Une expérience avec des logiciels comptables, de paie ou de gestion constitue un atout.
• Excellentes aptitudes organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Autonomie, initiative, fiabilité, bonnes aptitudes en communication et respect des échéances.
• Capacité à traiter des renseignements financiers et personnels confidentiels avec discrétion.

Pourquoi vous joindre à ACA Construction Inc.?

Joignez-vous à une entreprise active dans l’entrepreneuriat général, la rénovation intérieure, le pavage et la construction extérieure. Ce poste polyvalent offre l’occasion de contribuer aux opérations quotidiennes et de développer vos compétences en administration, comptabilité, ressources humaines et gestion documentaire. Nous valorisons le professionnalisme, la responsabilité, l’esprit d’équipe et l’initiative.

Comment postuler

Envoyez votre CV et une vidéo de présentation de 1 à 2 minutes à info@acapavage.com.

Dans votre vidéo :

• Présentez-vous en français et en anglais.
• Décrivez brièvement votre expérience pertinente.
• Expliquez pourquoi ce poste vous intéresse et ce que vous pourriez apporter à notre équipe.

Vous pouvez transmettre votre vidéo sous forme de lien YouTube, Google Drive ou OneDrive.

Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Au plaisir de vous accueillir au sein de l’équipe ACA!

ENGLISH VERSION

About the Company

ACA Construction Inc. provides general contracting, interior renovation, paving, landscaping and exterior construction services. We are committed to quality workmanship, reliable service and practical solutions tailored to our clients’ needs.

Learn more: https://www.acagroup.ca/

About the Role

We are seeking an organized, self-motivated and detail-oriented individual to support daily office administration, bookkeeping, accounting, human resources, payroll and compliance activities. The successful candidate will help maintain accurate financial and employee records and ensure administrative processes run smoothly.

Fluency in both French and English, written and spoken, is mandatory. This requirement reflects the responsibilities of the role, including communicating with clients, suppliers, subcontractors and business partners in both languages.

Key Responsibilities

Office Administration

• Manage phone calls, emails, general inquiries and correspondence.
• Assist employees, clients, suppliers and visitors in French and English.
• Prepare and update letters, reports, forms, spreadsheets and other documents.
• Maintain organized physical and electronic files and coordinate meetings and appointments.
• Manage office supplies and provide administrative support to management and project teams.

Bookkeeping and Accounting Support

• Assist with day-to-day bookkeeping and accounting activities.
• Process and organize invoices, receipts, expenses and supporting documents.
• Track accounts payable and receivable, payments and outstanding balances.
• Prepare customer invoices and communicate with clients, suppliers and subcontractors regarding invoices and payments.
• Track expenses and assist with bank and credit card reconciliations.
• Collect and verify timesheets and information required for payroll.
• Maintain accurate financial records and assist with project cost tracking and financial reporting.

Human Resources Administration

• Coordinate employee onboarding and offboarding and prepare the required documentation.
• Maintain complete, accurate and confidential employee records.
• Track working hours, absences, vacation and attendance.
• Maintain training, certification, licence and qualification records.
• Prepare employment letters, forms, policies and other HR documents.
• Support recruitment, job postings, candidate communication and interview scheduling.
• Respond to general employee inquiries and assist management with internal policies and applicable requirements.

Construction Documentation, Health & Safety and Compliance

• Maintain training, health and safety and compliance records.
• Prepare documents required for inspections, meetings and audits.
• Organize insurance, workplace injury coverage, licence and other applicable regulatory records.
• Monitor expiry dates for insurance, certifications, licences and required documents.
• Collect and submit documents requested by clients, general contractors, subcontractors and business partners.
• Maintain complete and accessible administrative records for general contracting, renovation, paving and exterior construction projects.

Qualifications and Requirements

• Fluency in both French and English, written and spoken, is mandatory.
• Two years of experience in administration, bookkeeping, accounting, HR or a similar role is an asset.
• Experience in construction, renovation or paving is an asset.
• Basic knowledge of accounts payable, accounts receivable and bookkeeping principles.
• Familiarity with payroll, employee records and HR processes.
• Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, Word and Outlook.
• Experience with accounting, payroll or management software is an asset.
• Strong organizational skills, attention to detail and the ability to manage competing priorities.
• Self-motivated, reliable, proactive, communicative and able to meet deadlines.
• Ability to handle confidential financial and personal information with discretion.

Why Join ACA Construction Inc.?

Join a company working across general contracting, interior renovation, paving and exterior construction. This versatile role offers the opportunity to contribute to daily operations and develop skills in administration, accounting, HR and document management. We value professionalism, accountability, teamwork and initiative.

How to Apply

Please send your résumé and a 1–2 minute introductory video to info@acapavage.com.

In your video:

• Introduce yourself in both French and English.
• Briefly describe your relevant experience.
• Explain why you are interested in the position and what you would bring to our team.

You may submit your video as a YouTube, Google Drive or OneDrive link.

We thank all applicants for their interest. Only candidates selected for an interview will be contacted.

We look forward to welcoming you to the ACA team!