Notre parcours
À propos de vous :
Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.
Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !
À propos de nous :
Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.
L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.
Bien sûr, nous adorons être ici, mais les gens de l’externe nous trouvent très bien aussi ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 15 années consécutives, avec désignation du Club Platine!
______________
About You:
You are a high achiever looking to thrive in a fast-paced environment. You take pride in your own work but are comfortable collaborating with a team of highly motivated individuals. You can communicate clearly and concisely with teammates and clients, and you enjoy strong company culture and camaraderie. You can navigate multiple corporate functions, including global lines of service and corporate centers of excellence. You possess strong interpersonal skills and are willing to take on diverse tasks to achieve the team’s common goal. You value personal and professional growth and are ready to take the next step in advancing your career.
If this sounds like you, well, then you will love the culture at Avison Young!
About Us:
Avison Young is a global commercial real estate brokerage and advisory firm, offering transaction, management, financial and consulting services. We’ve designed our corporate structure to best serve our clients by enhancing collaboration across our organization.
Real estate can have an enormous positive impact on people’s lives – and we’re in the business of making spaces and places work better for people. Our purpose is to create real economic, social and environmental value as a global real estate advisor, powered by people.
We care about each other and we have each other’s backs. This makes Avison Young a great place to be a client, and a great place to work. We support the whole person and their complete wellness – economic, mental and physical – because what’s best for our business comes from our people bringing their whole selves to work.
Of course we love it here, but outsiders think we’re pretty great too! Avison Young has been recognized as one of Canada's Best Managed Companies for the 15th year in a row, with a Platinum Club designation!
Overview
Soutenir le volet canadien d’Avison Young en complétant les vérifications de connaissance du client (CC) pour les clients, nouveaux comme existants, et maintenir des registres de CC et antiblanchiment exacts et organisés. Le poste apporte un soutien administratif et analytique essentiel pour aider l’entreprise à respecter ses obligations en matière de lutte au blanchiment d’argent et au financement d’activités terroristes, y compris les exigences liées au CANAFE, tout en améliorant la constance des procédures centralisées nationales. Le principal but du poste est de comprendre et vérifier qui est le client avant qu’une relation d’affaires soit établie ou maintenue. Le travail de l’analyste est un intrant important dans les évaluations de risque antiblanchiment et soutient une prise de décisions adéquatement documentée dans les délais prescrits par l’équipe de la Conformité et les intervenants d’affaires.
Canada – hybride ou à distance, avec disponibilité pendant les heures d’affaires canadiennes. Une préférence peut être accordée aux candidats basés au bureau de Montréal ou près de celui-ci, s’il y a lieu.
______________
To support Avison Young’s Canadian business by completing Know Your Client (KYC) verifications for new and existing clients and maintaining accurate, organized AML/KYC records. The role provides essential administrative and analytical support to help the business meet its Canadian anti-money laundering and terrorist financing obligations, including FINTRAC-related requirements, while improving consistency across a centralized national process. The primary focus of the role is to understand and verify who the client is before a business relationship is established or maintained. The Analyst’s work is an important input into AML risk assessments and supports timely, well-documented decision-making by the Compliance team and business stakeholders.
Canada - hybrid or remote, with availability during Canadian business hours. Preference may be given to candidates based in or near the Montreal office, where applicable.
Responsibilities
Soutien antiblanchiment/CC
- Compléter les vérifications CC pour les clients et les contreparties non représentées impliquées dans des transactions immobilières canadiennes admissibles, conformément aux politiques et procédures de LAFT et aux exigences liées au CANAFE.
- Recueillir, vérifier et valider les pièces d’identité du client, les informations d’identité du client et les pièces justificatives pour les personnes, les corporations, les trusts, les partenariats et autres entités, s’il y a lieu.
- Vérifier les informations des propriétaires bénéficiaires et confirmer les structures de détention et de contrôle en vérifiant les documents de l’entreprise, les organigrammes, les registres, les ententes ou autres documents reliés, s’il y a lieu.
- Vérifier les informations du client et de l’entreprise pour leur intégralité, leur exactitude, leur constance et les signaux d’alarme potentiels.
- Estimer les facteurs de risque liés au client à l’aide des procédures et outils internes approuvés, y compris les vérifications liées aux personnes politiquement exposées (PPE), les dirigeants d’organisations internationales (DOI), les sanctions, les publications négatives dans les médias, le contexte des transactions, la géographie, le type d’entité ou autres indicateurs de risque, s’il y a lieu.
- Maintenir des registres de CC et antiblanchiment exacts, organisés et complets.
- Mettre à jour les systèmes, traqueurs ou outils de flux de travail, y compris Salesforce ou autres plateformes de gestion des relations avec les clients, avec le statut des vérification antiblanchiment et les notes reliées.
- Gérer les tâches habituelles de flux de travail en recueillant les informations des équipes internes et parties externes, suivre les demandes de vérification en suspens, faire des suivis des réponses retardées et documenter les statut du dossier de façon claire, concise et concrète.
- Transmettre les fichiers incomplets, les informations inhabituelles, les signaux d’alarme potentiels, les questions à plus haut risque ou les exceptions aux procédures au membre adéquat de l’équipe de la Conformité pour vérification.
- Actualiser les informations de CC périodiquement lorsque requis et aider aux suivis en cours selon le niveau de risque.
- Aider à la création de rapports, aux informations pour la direction, aux indicateurs et aux mises à jour de statut sur les volumes de vérification antiblanchiment, les délais de livraison, les items en suspens, les transmissions à un supérieur, les problèmes récurrents dans les procédures et les lacunes usuelles.
- Aider à identifier les problèmes récurrents des procédures, les lacunes ou les faiblesses dans les contrôles s’il y a lieu et aider aux améliorations pratiques aux procédures antiblanchiment/CC, aux formulaires, aux listes de vérification et au matériel de référence.
- Prodiguer des conseils de routine à l’entreprise sur les exigences en CC, dans un langage simple et en transmettant les questions complexes ou à risque élevé aux membres plus expérimentés de l’équipe de la Conformité.
- Aider pour les évaluations internes, les vérifications trimestrielles, les audits, les enquêtes réglementaires ou les demandes d’informations en recueillant, organisant et maintenant les pièces justificatives s’il y a lieu.
- Utiliser les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et selon les attentes internes vis-à-vis la confidentialité, la gestion des dossiers et la sécurité des informations.
- Collaborer avec les Opérations canadiennes, les équipes de courtage, les équipes de soutien aux transactions, le légal, les finances, les TI/CRM et tout autre intervenant de l’entreprise impliqué dans les procédures d’accueil du client et de la transaction.
GRC et soutien administratif
- Apporter un soutien administratif général à l’équipe mondiale de Gouvernance, risques et conformité (GRC).
- Aider à la création, la mise à jour et le maintien des évaluation canadiennes de risques antiblanchiment ou autres dossiers de conformité, s’il y a lieu.
- Aider pour les vérifications périodiques, les contrôles de qualité ou les tests de contrôle liés aux dossiers antiblanchiment/CC, s’il y a lieu.
- Entreprendre d’autres tâches administratives liées à la conformité afin de favoriser une exploitation efficace du Programme canadien de conformité à la LAFT.
- Maintenir la plus stricte confidentialité dans le traitement d’informations liées au client, à un employé, aux lois ou aux transactions.
- Effectuer d’autres tâches adéquates pour le rôle, s’il y a lieu.
______________
AML / KYC support
- Complete KYC verification checks for clients and unrepresented counterparties involved in applicable Canadian commercial real estate transactions, in accordance with internal AMLTF policies, procedures, and FINTRAC-related requirements.
- Collect, review, and validate client identity documents, client identification information, and supporting documentation for individuals, corporations, trusts, partnerships, and other entities, as applicable.
- Verify beneficial ownership information and confirm ownership and control structures by reviewing corporate documentation, organizational charts, registers, agreements, or other supporting records, as applicable.
- Review client and corporate information for completeness, accuracy, consistency, and potential red flags.
- Assess customer risk factors using approved internal processes and tools, including verifications related to politically exposed persons (PEP), heads of international organizations (HIO), sanctions, adverse media, transaction context, geography, entity type, or other risk indicators, where applicable.
- Maintain accurate, organized and complete KYC and AML records.
- Update approved systems, trackers, or workflow tools, including Salesforce or other client relationship management platforms, with the status of KYC verifications and supporting notes.
- Manage basic workflow tasks by gathering information from internal teams and external parties, tracking outstanding verification requests, following up on delayed responses, and documenting file status in a clear, concise, and factual manner.
- Escalate incomplete files, unusual information, potential red flags, higher-risk matters, or process exceptions to the appropriate Compliance team member for review.
- Refresh KYC information periodically where required and support ongoing monitoring based on risk level.
- Support reporting, management information, metrics, and status updates on AML verification volumes, turnaround times, outstanding items, escalations, recurring process issues, and common gaps.
- Help identify recurring process issues, gaps, or control weaknesses where applicable and support practical improvements to AML/KYC procedures, forms, checklists, and guidance materials.
- Provide routine guidance to the business on KYC requirements, using plain language and escalating complex or higher-risk questions to senior Compliance team members.
- Assist with internal reviews, quarterly checks, audits, regulatory inquiries, or information requests by gathering, organizing, and maintaining supporting documentation where required.
- Handle confidential and sensitive information with discretion and in accordance with internal privacy, records management, and information security expectations.
- Collaborate with Canadian Operations, brokerage teams, transaction support teams, Legal, Finance, IT/CRM, and other business stakeholders involved in the client onboarding and transaction process.
GRC and admin support
- Provide general administrative support to the Global Governance, Risk & Compliance (GRC) team.
- Support the creation, update, and maintenance of Canadian AML risk assessments or related compliance records, as required.
- Assist with periodic checks, quality reviews, or control testing related to AML/KYC files and supporting records, as required.
- Undertake other compliance-related administrative tasks to support the effective operation of the Canadian AMLTF Compliance Program.
- Maintain strict confidentiality when handling client, employee, regulatory, or transaction-related information.
- Carry out other duties appropriate to the role, as required.
Qualifications
- Diplôme collégial ou universitaire ou éducation postsecondaire équivalente en affaires, finances, droit, criminologie, gestion des risques, conformité, immobilier ou dans un domaine relié.
- Un ou deux ans d’expérience reliée à la conformité, la LAFT, la CC, l’accueil du client, la vérification de documents, l’administration immobilière, les services financiers, le soutien légal, la gestion du risque, les milieux réglementés ou autre fonction semblable.
- Un important souci du détail et la capacité de suivre des politiques, procédures, listes de vérification et flux de travail définis.
- Un bon sens de l’organisation, avec capacité de travailler de façon autonome, de prioriser la charge de travail, de gérer plusieurs dossier et des échéanciers serrés et faire un suivi des items en suspens.
- Faculté de communiquer clairement, à l’oral comme à l’écrit, avec capacité d’expliquer des exigences de CC complexes dans un langage simple et exercer une influence positive sur les pratiques.
- Être une personne rigoureuse, professionnelle, déterminée, analytique et curieuse intellectuellement; avoir une personnalité abordable et la capacité de bien travailler en équipe.
- Être à l’aise de travailler avec des systèmes de TI, y compris Microsoft Office. Une expérience avec Salesforce, des outils d’accueil du client, des outils de contrôles de la conformité ou autres systèmes de flux de travail serait un atout.
- Capacité de bien se servir de son jugement, maintenir la confidentialité et savoir quand transmettre à un supérieur les questions sensibles ou à plus haut risque.
- Une formation en lutte antiblanchiment ou en conformité, y compris ACAMS, ICA ou autre, est souhaitable mais pas essentielle.
- Une connaissance des opérations en immobilier d’entreprise et en structures de détention d’entreprises (ou une sensibilisation à celles-ci) serait un atout.
- Des aptitudes de communication en français et en anglais sont souhaitables afin de soutenir les intervenants de partout au Canada.
______________
- College diploma, university degree, or equivalent post-secondary education in business, finance, legal studies, criminology, risk management, compliance, real estate, or a related field.
- 0- 2 years of relevant experience in Compliance, AML, KYC, client onboarding, document review, real estate administration, financial services, legal support, risk management, regulated environments, or another similar function.
- Strong attention to detail and ability to follow defined policies, procedures, checklists, and workflows.
- Good organizational skills, with the ability to work independently, prioritize workload, manage multiple files and tight deadlines, and follow up on outstanding items.
- Clear communication skills, both written and verbal, with the ability to explain complex KYC requirements in plain language and positively influence practices.
- Thorough, professional, determined, analytical, and intellectually curious individual, with an approachable manner and ability to work well as part of a team.
- Comfortable working with IT systems, including Microsoft Office; experience with Salesforce, client onboarding tools, compliance screening tools, or other workflow systems would be an asset.
- Ability to apply sound judgment, maintain confidentiality, and know when to escalate higher-risk or sensitive matters.
- AML or compliance training, including ACAMS, ICA, or similar, is beneficial but not essential.
- Knowledge or awareness of commercial real estate operations and company ownership structures would be an asset.
- Bilingual communication skills in English and French are preferred for supporting stakeholders across Canada.
