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Added 2 days ago
Adjoint·e Exécutif·ve-Executive Assistant
Nesto Group(e)
Montreal, QC
En tant qu’adjoint·e exécutif·ve, vous serez un pilier stratégique pour quelques membres de notre équipe exécutive. Plus précisément de faire équipe avec notre Chef des opérations (COO),…
Added 2 days ago
Adjoint·e Exécutif·ve-Executive Assistant
nesto
Montreal, QC
En tant qu’adjoint·e exécutif·ve, vous serez un pilier stratégique pour quelques membres de notre équipe exécutive. Plus précisément de faire équipe avec notre Chef des opérations (COO),…
Added 3 days ago
C&
Adjoint·e juridique, Litige /Legal Assistant, Litigation
Clyde & Co
Montreal, QC
- Full-time
…suivis de dossiers avec des locuteurs anglophones. De plus, nos adjoint·e·s juridiques travaillent au sein de groupes de pratique élargis et se remplacent systématiquement auprès…
Added 3 days ago
WM
Spécialiste des opérations de flotte / Fleet Operations Specialist
Waste Management, Inc. (WM)
Sainte-Sophie, QC
- Full-time
Des chauffeurs et techniciens aux analystes, gestionnaires et professionnels du bureau central, chaque employé joue un rôle dans la prestation de services essentiels qui soutiennent les…
Added 16 days ago
ME
Executive Assistant
Mark Edwards
Montreal, QC
- Full-time
Access to an online medical consultation service
Added 17 days ago
AL
Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) - Produits nutritionnels (Montréal)
Abbott Laboratories
Montreal, QC
- Full-time
Ce poste est basé à notre bureau de Montréal (Saint-Laurent), au sein de la division Nutrition et nécessite une présence au bureau de quatre jours par semaine, avec la possibilité de…
Added 17 days ago
P&
Directeur adjoint, Ingénierie Digital Engine Service (DES) / Associate Director, DES Engineering
Pratt & Whitney
Mississauga, ON
- Full-time
Titre du poste: Directeur adjoint, Ingénierie Digital Engine Service (DES)
Added 17 days ago
R
Directeur adjoint, Ingénierie Digital Engine Service (DES) / Associate Director, DES Engineering
RTX
Mississauga, ON
- Full-time
Titre du poste: Directeur adjoint, Ingénierie Digital Engine Service (DES)
Added 17 days ago
MG
Assistant Vice President – Client Accounting / Vice-président adjoint – Comptabilité des clients
Maples Group
Montreal, QC
- Full-time
Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
Added 17 days ago
TM
Assistant Vice President – Client Accounting / Vice-président adjoint – Comptabilité des clients
The Maples Group (Financial Services)
Montreal, QC
- Full-time
Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
Added 17 days ago
A
Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) - Produits nutritionnels (Montréal)
Abbott
Montreal, QC
- Full-time
Ce poste est basé à notre bureau de Montréal (Saint-Laurent), au sein de la division Nutrition et nécessite une présence au bureau de quatre jours par semaine, avec la possibilité de…
Added 23 days ago
NC
Quantitative Portfolio Strategist
Nymbus Capital
Montreal, QC
- Full-time
Added 23 days ago
NC
Quantitative Portfolio Strategist
Nymbus Capital
Montreal, QC
- Full-time
Added 25 days ago
RT
Adjoint(e) exécutif(ve) / Executive Assistant
Rio Tinto
Montreal, QC
- Full-time
Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction pour soutenir la vice-présidente, People, Aluminium et Lithium. Il s'agit d'une occasion exceptionnelle pour une personne qui aime créer de…
Added 25 days ago
CA
Adjoint(e) administratif(ve)
Centurion Asset Management Inc.
Montreal, QC
- Full-time
Added 25 days ago
CA
Adjoint(e) administratif(ve)
Centurion Asset Management Inc.
Montreal, QC
- Full-time
Added 26 days ago
RT
Adjoint(e) exécutif(ve) / Executive Assistant
Rio Tinto
Montreal, QC
- Full-time
Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction pour soutenir la vice-présidente, People, Aluminium et Lithium. Il s'agit d'une occasion exceptionnelle pour une personne qui aime créer de…
Added 29 days ago
C&
Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant
Clyde & Co
Montreal, QC
- Full-time
L’adjoint.e administratif.ve soutient un groupe d’avocat·e·s et d’adjoint·e·s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux…
Added 1 month ago
UT
Senior Administrative Assistant, Organ Delivery Systems
United Therapeutics Corporation
Bromont, QC
- Full-time
…enthusiasm, creativity, and persistence to innovate for the unmet medical needs of our patients and to benefit our other stakeholders. We are bold and unconventional. We have fun, we do…
Added 2 months ago
AS
Executive Assistant- Bilingual
Admiral Security and Investigations
Dieppe, NB
- $50,000 to $65,000 CAD / year
- Full-time
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction expérimenté(e), hautement organisé(e), à l’aise avec les technologies et faisant preuve d’une discrétion exceptionnelle, pour…
Added 2 months ago
C&
Adjoint·e juridique, Litige
Clyde & Co
Montreal, QC
- Full-time
…suivis de dossiers avec des locuteurs anglophones. De plus, nos adjoint·e·s juridiques travaillent au sein de groupes de pratique élargis et se remplacent systématiquement auprès…
Added 2 months ago
BS
Medical Administrative Assistant - Halifax, NS / Adjoint(e) administratif (-ive) médical(e) – Halifax, Nouvelle-Écosse
BioScript Solutions
Halifax, NS
- Full-time
À la recherche d’un(e) ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(-IVE) MÉDICAL(E) dynamique!
Added 2 months ago
AH
Adjoint(e) de direction/Executive Assistant
Axxel HR
Montreal, QC
- Contract
Nous recrutons actuellement un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir directement deux membres de la haute direction au sein d’une organisation dynamique et en pleine croissance.
Added 2 months ago
A
Directeur médical adjoint-oncologie/ Associate Medical Director-Oncology (CAN)
Allucent
Remote, Canada
- Full-time
- Remote
Nous recherchons un directeur médical adjoint pour rejoindre notre équipe d’élite (télétravail). En tant que directeur médical adjoint chez Allucent, vous serez chargé de veiller, de…
Added 3 months ago
TM
Assistant Vice President – Internal Audit / Vice-président(e) adjoint(e), Audit interne
The Maples Group (Financial Services)
Montreal, QC
- Full-time
Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)

Axxel HR

Adjoint(e) de direction/Executive Assistant

Montreal, QC, Canada

Contract

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Applications open in a new tab.

Job details

Job type: Contract
Posting language: English · French
Posted: Aug 17, 2026

Original job description

English section of this bilingual listing.

Are you highly organized, proactive, and the person everyone can count on to keep things moving behind the scenes?

Do you enjoy working closely with senior leaders, anticipating their needs, managing competing priorities, and making sure nothing falls through the cracks?

We are currently looking for an Executive Assistant to provide high-level administrative support to two senior executives within a dynamic and growing organization.

Why this opportunity?

This is much more than a traditional administrative role.

You will be at the heart of the executive team, managing priorities, coordinating meetings and travel, handling confidential information, supporting special projects, and ensuring the day-to-day runs smoothly.

Your ability to anticipate, prioritize and take ownership will make a real impact.

What you'll be doing

Manage calendars, appointments and meetings for senior executives;
Coordinate on-site and off-site meetings, events and travel arrangements;
Prepare agendas, invitations and reminders;
Coordinate documents requiring signatures and ensure timely follow-up;
Draft and prepare emails, letters and reports;
Process expense reports and invoices;
Follow up on budgets and special projects;
Maintain and organize administrative documentation;
Support the logistical coordination of special projects and events;
Act as a trusted point of contact and ensure priorities stay on track.

What we're looking for

You are someone who:

Has 4–5 years of experience as an Executive Assistant supporting senior management;
Holds a diploma in Secretarial Studies, Administration or an equivalent field;
Is exceptionally organized and comfortable managing multiple priorities;
Naturally anticipates needs rather than simply reacting to them;
Is autonomous, proactive and highly dependable;
Is dedicated team player with a strong sense of ownership and follow through skills.
Punctual and flexible.
Has excellent interpersonal and communication skills, with the ability to deal with colleagues, partners, and stakeholders at all levels;
Is comfortable working in a fast-paced environment where priorities can shift;
Is proficient with Outlook, Word, Excel and PowerPoint;
Is fully bilingual in English and French, both written and spoken.

What we offer

12-month maternity leave replacement contract;
Expected start date: early September 2026;
40 hours per week, 8 hours per day;
Flexible start time: 8:00, 8:30 or 9:00 AM;
Unpaid lunch break;
4 weeks of vacation;
Medical benefits;
Wellness account;
Phone allowance;
A highly visible role working closely with senior leadership;
An environment where initiative, autonomy and collaboration are genuinely valued.

The kind of person who will thrive here

You stay calm when things get busy.

You are two steps ahead.

You notice the details others miss.

You know when to take charge - and when to simply make things happen.

If being the person who makes everything run smoothly sounds like you, we'd love to hear from you.

Apply today and let's talk.

Only candidates selected for an interview will be contacted.

Read the full bilingual original

Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et vous aimez être la personne sur qui la direction peut réellement compter?

Vous recherchez un rôle où votre sens de l’organisation, votre jugement et votre capacité à anticiper font une vraie différence au quotidien?

Nous recrutons actuellement un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir directement deux membres de la haute direction au sein d’une organisation dynamique et en pleine croissance.

Pourquoi ce poste?

Parce qu’ici, vous ne serez pas simplement dans la gestion administrative.

Vous serez au cœur des opérations de la direction, avec un rôle qui combine coordination, priorisation, communication, suivi et gestion de plusieurs dossiers simultanément.

Votre capacité à anticiper les besoins, garder une longueur d’avance et faire avancer les choses sera particulièrement valorisée.

Votre quotidien

Gestion du calendrier et des rendez-vous

Planifier et coordonner des rendez-vous, des réunions (sur site et hors site) et des évènements des membres de la direction

Envoyer des convocations et des rappels

Gestion des agendas et des déplacements

Préparation et suivi des documents

Coordonner les documents à signer

Rédiger des courriels, lettres et rapports

Effectuer le classement, la numérisation et la gestion des documents administratifs

Tâches spécifiques pour les membres de la direction

Traiter les comptes de dépenses au nom du Président et du Chef de l’exploitation

Payer les factures

Suivi des budgets et des projets spéciaux

Autres

Appuyer l’organisation logistique de projets spéciaux ou événements organisés par l’organisation (réservation de salles, traiteurs, etc.)

Le profil recherché

Vous êtes une personne qui :

Possède 4 à 5 ans d’expérience comme adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs;
Détient un diplôme en secrétariat, administration ou dans un domaine connexe;
Est parfaitement organisée, sait gérer plusieurs priorités à la fois et effectuer plusieurs tâches à la fois afin de respecter les délais;
A le réflexe d’anticiper plutôt que simplement exécuter;
Travaille avec autonomie et fait preuve d’un grand sens des responsabilités;
Possède d’excellentes aptitudes relationnelles et une attitude professionnelle;
Est à l’aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement;
A d'excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité de travailler avec des collègues, des partenaires et des parties prenantes à tous les niveaux.
A une bonne autonomie et capacité à travailler dans un environnement de bureau sans être constamment guidé et orienté.
Éthique de travail indépendante et proactive
Maîtrise Outlook, Word, Excel et PowerPoint;
Est bilingue français et anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Ce que nous vous offrons

Contrat de 12 mois – remplacement de congé de maternité;
Entrée en fonction prévue au début de septembre 2026;
40 heures par semaine, 8 heures par jour;
Horaire flexible avec possibilité de débuter à 8 h, 8 h 30 ou 9 h;
Pause dîner non rémunérée;
4 semaines de vacances;
Assurance médicale;
Compte mieux-être;
Allocation pour téléphone;
Un rôle avec une forte proximité avec la haute direction;
Un environnement où l’autonomie, la collaboration et l’initiative sont réellement valorisées.

Vous aimez quand les choses sont bien organisées, mais vous savez aussi gérer l’imprévu avec calme et efficacité?

Vous êtes discret(ète), fiable et avez naturellement le réflexe de penser à la prochaine étape?

Alors, ce rôle pourrait être exactement ce que vous cherchez.

- Postulez dès maintenant et discutons de cette belle opportunité!

Seules les candidatures retenues seront contactées.

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Are you highly organized, proactive, and the person everyone can count on to keep things moving behind the scenes?

Do you enjoy working closely with senior leaders, anticipating their needs, managing competing priorities, and making sure nothing falls through the cracks?

We are currently looking for an Executive Assistant to provide high-level administrative support to two senior executives within a dynamic and growing organization.

Why this opportunity?

This is much more than a traditional administrative role.

Your ability to anticipate, prioritize and take ownership will make a real impact.

What you'll be doing

Manage calendars, appointments and meetings for senior executives;
Coordinate on-site and off-site meetings, events and travel arrangements;
Prepare agendas, invitations and reminders;
Coordinate documents requiring signatures and ensure timely follow-up;
Draft and prepare emails, letters and reports;
Process expense reports and invoices;
Follow up on budgets and special projects;
Maintain and organize administrative documentation;
Support the logistical coordination of special projects and events;
Act as a trusted point of contact and ensure priorities stay on track.

What we're looking for

You are someone who:

Has 4–5 years of experience as an Executive Assistant supporting senior management;
Holds a diploma in Secretarial Studies, Administration or an equivalent field;
Is exceptionally organized and comfortable managing multiple priorities;
Naturally anticipates needs rather than simply reacting to them;
Is autonomous, proactive and highly dependable;
Is dedicated team player with a strong sense of ownership and follow through skills.
Punctual and flexible.
Has excellent interpersonal and communication skills, with the ability to deal with colleagues, partners, and stakeholders at all levels;
Is comfortable working in a fast-paced environment where priorities can shift;
Is proficient with Outlook, Word, Excel and PowerPoint;
Is fully bilingual in English and French, both written and spoken.

What we offer

12-month maternity leave replacement contract;
Expected start date: early September 2026;
40 hours per week, 8 hours per day;
Flexible start time: 8:00, 8:30 or 9:00 AM;
Unpaid lunch break;
4 weeks of vacation;
Medical benefits;
Wellness account;
Phone allowance;
A highly visible role working closely with senior leadership;
An environment where initiative, autonomy and collaboration are genuinely valued.

The kind of person who will thrive here

You stay calm when things get busy.

You are two steps ahead.

You notice the details others miss.

You know when to take charge - and when to simply make things happen.

If being the person who makes everything run smoothly sounds like you, we'd love to hear from you.

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Only candidates selected for an interview will be contacted.

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More about this job

Responsibilities

Provide high-level administrative support to two senior executives, including managing calendars, travel, and meeting coordination. Handle expense reports, budget follow-ups, and the drafting of professional correspondence and reports.

Requirements

Requires 4 to 5 years of experience as an executive assistant and a diploma in administration or a related field. Must be fully bilingual in English and French with proficiency in Microsoft Office Suite.

Skills

Calendar Management
Executive Support
Travel Coordination
Expense Reporting
Bilingualism
Budget Tracking
Document Drafting
Event Planning
Prioritization
Microsoft Outlook
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
Interpersonal Communication
Administrative Coordination

Benefits

Medical Insurance
Wellness Account
Phone Allowance
4 Weeks of Vacation

Visa sponsorship

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Keywords

Executive Assistant
Administrative Support
Bilingual
Microsoft Office
Calendar Management
Expense Reports
Budgeting
Event Coordination
Construction
Real Estate
Maternity Leave Replacement
Professional Communication
Office Management

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