Administrative Assistant

Administrative Assistant

Location: Dorval

In the office 5 days a week

About the Role

Our client is looking for a strong, highly organized Bilingual Administrative Assistant to join their team in Dorval. This role reports to the President of the company. This is a hands-on role for someone who enjoys variety, can manage multiple priorities at once, and is comfortable working with customers, suppliers, and internal teams.

The ideal candidate is fluent in French and English, has strong Excel skills, and is naturally organized and proactive. You’ll handle a variety of administrative and coordination tasks, including preparing customer quotes, setting up new items for customers in Excel, booking travel, and organizing customer events.

Key Qualifications and Responsibilities

• Fully bilingual (English and French) with excellent verbal and written communication skills.
• Strong administrative assistant in a fast-paced business environment
• Experience with MSBC is an asset.
• Advanced proficiency in Microsoft Excel and other Microsoft Office applications.
• Proven ability to manage multiple priorities and coordinate various projects
• Customer quotations and setup sheets in Excel
• Coordinate business travel arrangements, including booking flights and managing travel itineraries.
• Plan and organize customer events and activities, such as open houses and customer visits, including:
• Venue coordination
• Catering and food arrangements
• Event logistics for customers visiting from across Canada
• Highly organized with strong attention to detail and the ability to work independently while meeting deadlines.

Ideal Candidate Profile

The successful candidate is a proactive, resourceful administrative professional who thrives in a dynamic environment, can balance competing priorities, and provides exceptional support to internal teams and customers.

Assistant(e) administratif(ve)

Lieu : Dorval

Présence au bureau 5 jours par semaine

Description du poste

Notre client recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) bilingue, dynamique et très organisé(e), pour rejoindre son équipe à Dorval. Ce poste est rattaché au président de l’entreprise. Il s’agit d’un poste très concret, destiné à une personne qui apprécie la diversité des tâches, capable de gérer plusieurs priorités à la fois et à l’aise dans les relations avec les clients, les fournisseurs et les équipes internes.

Le candidat idéal maîtrise parfaitement le français et l’anglais, possède de solides compétences en Excel et fait preuve d’un sens inné de l’organisation et d’un esprit proactif. Vous serez amené(e) à gérer diverses tâches administratives et de coordination, notamment la préparation de devis clients, la création de nouvelles entrées pour les clients dans Excel, la réservation de voyages et l’organisation d’événements clients.

Compétences et responsabilités clés

• Parfaitement bilingue (anglais et français) avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Solide expérience en tant qu’assistant(e) administratif(ve) dans un environnement professionnel dynamique
• Une expérience avec MSBC est un atout.
• Maîtrise avancée de Microsoft Excel et des autres applications Microsoft Office.
• Capacité avérée à gérer plusieurs priorités et à coordonner divers projets
• Établissement de devis clients et de fiches de configuration dans Excel
• Coordination des préparatifs de voyages d’affaires, y compris la réservation de vols et la gestion des itinéraires de voyage.
• Planifier et organiser des événements et des activités pour les clients, tels que des journées portes ouvertes et des visites clients, notamment :
• Coordination des lieux
• Organisation de la restauration et des repas
• Logistique des événements pour les clients venant de tout le Canada pour les visites
• Très organisé(e), avec un grand souci du détail et la capacité de travailler de manière autonome tout en respectant les délais.

Profil du candidat idéal

Le candidat retenu est un professionnel de l’administration proactif et débrouillard qui s’épanouit dans un environnement dynamique, sait jongler entre des priorités concurrentes et apporte un soutien exceptionnel aux équipes internes et aux clients.