Commis aux opérations - Operations Clerk

Commis aux opérations

Profil :

Opérations administratives quotidiennes

• Accueil : Accueillir les visiteurs, les sous-traitants et les livreurs en s’assurant que tous les visiteurs s'enregistrent, suivent la formation initiale sur la sécurité et portent l'équipement de protection individuelle (EPI) approprié.
• Coordination des transporteurs : Accueillir les chauffeurs de camion à leur arrivée au bureau d’expédition, vérifier leur pièce d’identité, contrôler les pièces justificatives des transporteurs et leur attribuer une porte de quai de chargement.
• Formation à la sécurité et contrôle des EPI : S’assurer que les chauffeurs ont suivi la formation à la sécurité de l’usine et qu’ils disposent de l’équipement de protection individuelle obligatoire (casques, chaussures à embout en acier, lunettes de sécurité, habit résistant aux produits chimiques).
• Centre de communication : Répondre au téléphone, filtrer et acheminer les appels internes et externes et surveiller la boîte de réception des courriels de l'usine pour traiter les demandes de renseignements, les avis d'entretien urgents et les mises à jour concernant les expéditions.
• Gestion du courrier et des envois par service de messagerie : Trier le courrier entrant, distribuer les notes de service internes et coordonner les envois par messagerie, les expéditions de matières dangereuses et les documents réglementaires.
• Rapports : Préparer et distribuer l’horaire quotidien des expéditions, le rapport sur l’état du stockage et le résumé des chargements de l’équipe du quart de travail précédent à la direction de l’usine, aux équipes de production et de l’entrepôt.
• Classement et archivage des documents : Organiser, classer et numériser les documents administratifs quotidiens dont les bons de connaissements signés, les bons de pesée et les registres des transporteurs tout en s’assurant du respect des politiques d’audit et de conservation des documents.
• Gestion du courrier et des livraisons express : Gérer les livraisons de colis qui arrivent et qui partent, le courrier interne et les livraisons urgentes de documents pour le service de la logistique et l’entrepôt.
• Traitement des factures : S’assurer de l’harmonisation des factures des fournisseurs et des bons de livraison aux bons de commande et les remettre à la direction.
• Achats : Créer des demandes d'achat pour les fournitures de bureau et d'usine.

Contrôle des documents et conservation des dossiers

• Logistique et documents d’expédition : Classer avec précision les bons de connaissement, les bordereaux de pesée, les certificats d’analyse et les manifestes de déchets dangereux.

• Bons de connaissement et documents d’expédition : Générer des bons de connaissements précis et des descriptions d’expédition de matières dangereuses conformes à la réglementation (comme : DOT, IMDG, ADR).
• Vérification des fiches de données de sécurité (FDS) : S’assurer que chaque expédition de produits chimiques est accompagnée d’une fiche de données de sécurité et des documents appropriés pour les interventions en cas d’urgence.
• Intégration des données de pesée : Concilier les bons de pesée des entrées de poids dans SAP pour éviter toute surcharge et garantir la facturation précise du poids net.

Gestion et traitement des commandes SAP

• Traitement des commandes et des livraisons : Surveiller et traiter les commandes des clients et entre les usines dans SAP en créant des livraisons sortantes pour les produits chimiques.
• Gestion des lots : S'assurer que les numéros de lot sont correctement attribués dans SAP pour qu’ils correspondent aux cycles de production spécifiques. S’assurer du suivi de la qualité chimique, de la pureté et des dates de fabrication et d'expiration.
• Création des expéditions : Planifier et regrouper les livraisons en expéditions avec SAP, en attribuant les transporteurs et les types d’équipements appropriés (camions-citernes, citernes-palettes, wagons, fûts).
• Enregistrement de la sortie de marchandises : Exécuter la transaction « Enregistrer la sortie de marchandises » (PGI) dans SAP après le chargement et le dédouanement des camions ou des wagons pour mettre officiellement à jour les niveaux de stock et enclencher la facturation.

Chauffeurs et gestion de la cour

Inventaire et résolution de problèmes

• Résolution des écarts de stock : Enquêter sur les erreurs de mouvement de stock, les écarts de stock ou les alertes de stock bloqué dans SAP et les résoudre.
• Inventaires cycliques : Aider les superviseurs de la logistique pour les inventaires physiques et cycliques des produits chimiques conditionnés, des fûts et des citernes-palettes.
• Retours et documentation des incidents : Traiter les retours des clients, les chargements refusés et les rapports d’emballages endommagés dans SAP, en entreprenant des notes de crédit ou des inspection des articles.
• Gestion des stocks de fournitures de bureau : S’assurer qu’il y a assez de papier d’imprimante, d’EPI (pour les visiteurs du bureau), de lunettes de sécurité, de fournitures de bureau et d’articles essentiels pour la salle de pause. Passer les commandes de réapprovisionnement au besoin.

Habiletés techniques et informatiques

• Connaissance de SAP : Expérience pratique de SAP (plus particulièrement des modules vente et distribution, logistique ou gestion des produits) pour le traitement des commandes les expéditions et les mouvements de stock.
• Connaissance en informatique : Connaissance de Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook) et être à l’aise pour l’apprentissage de la gestion de champs spécialisés et de logiciels pour les poids.
• Exactitude de l’entrée des données : Porter une grande attention aux détails tout en ayant de grandes habiletés pour ‘entrée des données alphanumériques afin d’éviter les couteuses erreurs d’expédition et d’inventaire.

Connaissance de la réglementation et de la sécurité (matières dangereuses)

• Sensibilisation aux produits dangereux : Être familier de la réglementation concernant les produits dangereux (comme : DOT, TMD, IMDG et ADR en fonction de la région) pour l’expédition sécuritaire des produits chimiques.
• Protocoles de sécurité : Connaissance des consignes de sécurité applicables aux installations industrielles, notamment les exigences en matière d'EPI, la conformité aux normes OSHA/SIMDUT et les procédures d'évacuation d'urgence.

Compétences générales et communication

• Communication : Habiletés pour la communication professionnelle claire tant à l’oral qu’à l’écrit pour les interactions avec les chauffeurs, les répartiteur, les opérateurs et les clients.
• Tâches multiples et organisation : Capacité à gérer un environnement qui bouge rapidement en gérant simultanément les chauffeurs qui arrivent, les appels téléphoniques, l’impression des documents et les entrées dans SAP, le tout, dans une fenêtre de temps restreinte.
• Résolution de problèmes : De grandes habiletés de pensée critique pour résoudre rapidement les écarts de stock, les erreurs de pesée et les conflits d’horaire.

Éducation et expérience

• Éducation : Diplôme du secondaire ou l’équivalent. Un diplôme en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un gros avantage.
• Expérience : De deux à quatre ans d’expérience dans un bureau, dans le domaine de l’expédition et de la réception ou en entrepôt, de préférence en fabrication, en industrie ou dans une usine chimique.

Notre offre

Nous nous engageons à créer un environnement où les meilleurs talents souhaitent travailler, où ils peuvent transformer leur passion en carrière et réaliser leur plein potentiel.

• Développement individuel, formation en cours d’emploi et programmes de perfectionnement pour soutenir la croissance professionnelle.
• Rémunération compétitive et programme d’incitatifs.
• Assurance santé et dentaire entièrement payée par l’employeur (à l’exception de l’ILD).
• Régime de retraite à cotisations déterminées avec contribution de l’employeur équivalente à 100 %, jusqu’à 6 %.
• Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF).
• Trois semaines de vacances dès l’entrée en poste.
• Horaire de travail flexible.
• Subvention pour le gym ou le mieux-être.
• Remboursement des frais de scolarité.
• Prestation complémentaire de maternité et parentale

Brenntag Canada Inc. s'engage à constituer une force de travail qui reflète les communautés que nous desservons et à promouvoir un milieu de travail diversifié, inclusif, accessible, fondé sur le mérite, respectueux et équitable. Brenntag Canada Inc. offre des chances égales d'emploi aux candidats et aux employés qualifiés, sans distinction de race, d'ascendance, de lieu d'origine, de couleur, d'origine ethnique, de citoyenneté, de croyance, de sexe, d'orientation sexuelle, de casier judiciaire, d'âge, d'état matrimonial, de situation familiale, de religion, d'identité sexuelle, de statut de vétéran protégé, de handicap ou de tout autre statut protégé par les lois canadiennes, provinciales ou locales applicables.

Nous offrons des accommodements tout au long du processus de recrutement et dans tous les aspects de l'emploi, conformément aux exigences du Code des droits de la personne de la loi applicable. Si vous avez besoin d'un accommodement lié à un handicap, veuillez alors nous en informer.

Collecte de renseignements

Vos renseignements personnels sont recueillis et seront utilisés pour déterminer votre admissibilité à un emploi chez Brenntag Canada Inc. La collecte de ces renseignements personnels est nécessaire au bon déroulement du processus de candidature. Veuillez ne pas fournir plus de renseignements personnels que ceux qui vous sont demandées. Ainsi, n'incluez pas votre numéro d'assurance sociale, votre photo ni vos coordonnées bancaires, etc., dans votre candidature. Nous vous encourageons vivement à ne pas nous fournir de renseignements autres que ceux demandés dans l'offre d'emploi. Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous.

Brenntag Canada Inc. est un employeur inclusif.

Des mesures d'accommodement sont disponibles conformément au Code des droits de la personne de la loi applicable.

Si vous postulez pour un poste situé dans la province de Québec, la maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requis. Brenntag est une entreprise internationale, et ce poste pourrait nécessiter une collaboration avec des collègues, des équipes ou des partenaires basés hors du Québec.

Operator Clerk

Profile desired:

Daily Administrative Operations

• Front Desk Management: Greet plant visitors, contractors, and delivery personnel, ensuring all guests check in, complete safety inductions, and wear appropriate Personal Protective Equipment (PPE).
• Carrier Coordination: Greet incoming truck drivers at the shipping office, verify identification, check carrier credentials, and assign dock doors or loading racks.
• Safety Induction & PPE Audit: Verify that drivers have completed plant safety inductions and possess mandatory Personal Protective Equipment (hard hats, steel-toe boots, safety glasses, chemical-resistant gear).
• Communication Hub: Answer phones, screen and route internal/external calls, and monitor the plant email inbox for inquiries, urgent maintenance notifications, or shipping updates.
• Mail and Courier Handling: Sort incoming mail, distribute inter-office memos, and coordinate outgoing courier packages, hazardous material shipments, or regulatory documents.
• Reporting: Prepare and distribute the daily shipping schedule, yard status report, and previous shift's loading summary to plant management, production, and warehouse teams.
• Filing & Record Archiving: Organize, file, and digitize daily paperwork - including signed bills of lading, weigh-scale tickets, and carrier logs - ensuring compliance with audit and record-retention policies.
• Mail & Courier Management: Handle incoming/outgoing parcel deliveries, inter-office mail, and urgent document couriers for the logistics and warehouse department.
• Invoice Processing: Match vendor invoices and packing slips with purchase orders (POs) and forward them to management.
• Purchase Requisitions: Create purchase requisitions office and plant supplies.

Document Control & Record Keeping

• Logistics and Shipping Documentation: File bills of lading (BOL), weigh-scale tickets, certificates of analysis (CoA), and hazardous waste manifests accurately.

• Bills of Lading (BOL) & Shipping Papers: Generate accurate BOLs and hazardous materials shipping descriptions complying with regulations (e.g., DOT, IMDG, ADR).
• Safety Data Sheet (SDS) Verification: Ensure correct Safety Data Sheets and emergency response information packets accompany every outgoing chemical shipment.
• Weigh-Scale Integration: Reconciling scale tickets with SAP weight entries to prevent overloading and ensure accurate net weight billing.

SAP Order Management & Processing

• Sales Order & Delivery Processing: Monitor and process customer and inter-plant orders in SAP, creating Outbound Deliveries for chemical products.
• Batch Management: Ensure batch numbers are correctly assigned in SAP to match specific production runs, tracking chemical grade, purity, and manufacturing/expiry dates.
• Shipment Creation: Plan and group deliveries into shipments using SAP, assigning appropriate carriers and equipment types (e.g., tanker trucks, ISO tanks, railcars, or drum pallets).
• Goods Issue Posting: Execute the "Post Goods Issue" (PGI) transaction in SAP once trucks or railcars are loaded and cleared, officially updating inventory levels and triggering invoicing.

Driver Check-in & Yard Management

Inventory & Problem Solving

• Stock Discrepancy Resolution: Investigate and resolve inventory movement errors, stock mismatches, or blocked stock flags within SAP.
• Cycle Counting: Assist logistics supervisors conducting physical inventory or cycle counts of packaged chemicals, drums, and IBC totes.
• Returns & Incident Documentation: Process customer returns, rejected loads, or damaged packaging reports in SAP, initiating credit memos or material inspection workflows.
• Office Supply Inventory: Monitor stock levels of printer paper, PPE (for office visitors), safety glasses, desk supplies, and breakroom essentials, submitting reorders as needed.

Technical & Software Skills

• SAP Proficiency: Hands-on experience using SAP (specifically Sales and Distribution [SD], Logistics Execution [LE], or Materials Management [MM] modules) to process orders, shipments, and inventory movements.
• Computer Literacy: Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook) and comfortable learning specialized yard management or weigh-scale software.
• Data Entry Accuracy: High attention to detail with strong alphanumeric data entry skills to prevent costly shipping or inventory errors.

Regulatory & Safety Knowledge (Hazmat)

• Hazardous Materials Awareness: Familiarity with dangerous goods regulations (such as DOT, TDG, IMDG, or ADR depending on region) for shipping chemicals safely.
• Safety Protocols: Understanding of industrial plant safety environments, including PPE requirements, OSHA/WHMIS compliance, and emergency evacuation procedures.

Soft Skills & Communication

• Communication: Clear, professional verbal and written communication skills for interacting with truck drivers, carrier dispatchers, plant operators, and customers.
• Multitasking & Organization: Ability to manage a fast-paced environment, balancing driver check-ins, phone calls, document printing, and SAP entries simultaneously under tight delivery windows.
• Problem-Solving: Strong critical-thinking skills to resolve inventory discrepancies, weigh-scale mismatches, or carrier scheduling conflicts quickly.

Education & Experience

• Education: High school diploma or equivalent is required. An associate degree or coursework in supply chain management, logistics, business administration, or a related field is a strong plus.
• Experience: 2 to 4 years of experience in an office, shipping/receiving, or warehouse environment. Prior experience in a manufacturing, industrial, or chemical plant setting is preferred.

Our Offer

We aim to create an environment where the best people want to work, where they can turn their passion into their job and realize their full potential.

• Individual development, on-the-job training, and development programs designed to help our employees grow in their careers.
• Competitive pay and incentives.
• Health and dental paid by company (with exception of LTD)
• DC pension plan matched 100% by employer up to 6%
• EFAP
• Starting 3 weeks' vacation
• Flexible work hours
• Gym/wellness subsidy
• Tuition reimbursement
• Maternity and paternal leave top-up

Brenntag Canada Inc. is committed to building a workforce that reflects the communities we serve and to promote a diverse, inclusive, accessible, merit-based, respectful and equitable workplace. Brenntag Canada Inc. provides equal employment opportunities to qualified applicants and employees without regard to race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, record of offences, age, marital status, family status, religion, gender identity, protected veteran status, disability or any other status protected by applicable Canadian, provincial or local law.

We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of applicable law. Let us know if you require a disability-related accommodation.

Collection of Information

Your personal information is being collected and will be used to determine your qualifications for employment with Brenntag Canada Inc. This collection of personal information is necessary to the proper administration of the application process. Please do not provide more personal information than what is asked of you. For example, do not include your social insurance number, photograph, or banking information, etc. with your application. We strongly encourage you not to provide us with information beyond that which is requested in the job posting. If you have any questions about the collection, use, disclosure, or retention of your personal information, please contact us.

Brenntag Canada Inc. is an inclusive employer.

Accommodation is available in accordance with the applicable law.

If you are applying for a position located in the province of Quebec, proficiency in both French and English, spoken and written, is required. Brenntag is an international company, and this position may require collaboration with colleagues, teams, or partners based outside Quebec.

Brenntag TA Team