Commis à la saisie de données/ Data Entry Clerk

Résumé du poste

Le/La commis a la saisie de donnée est chargé(e) de traiter et de valider les opérations de facturation des fournisseurs, notamment les factures et les notes de crédit, tout en veillant à leur exactitude et à leur conformité. Ce poste implique la saisie de volumes importants de données, la gestion de documents, la validation des rapports EDI et d'autres tâches administratives connexes. Le/La candidat(e) idéal(e) est minutieux(euse), très organisé(e) et à l'aise avec les systèmes de facturation et les données transactionnelles.

Responsabilités principales

• Gérer une boîte courriel centralisée servant à la réception des transactions de facturation des fournisseurs, incluant les factures et notes de crédit, et préparer les documents pour le traitement.
• Effectuer l`encodage et la validation des factures & credits conformément aux procédures internes de comptabilité et de facturation.
• Effectuer la saisie de données alphanumériques des transactions fournisseurs dans un système interne de facturation et de comptabilité de l’entreprise avec un haut niveau de précision.
• Assurer l’archivage électronique et le maintien des documents de facturation conformément aux procédures internes.
• Vérifier et valider les rapports de contrôle EDI afin d’identifier les anomalies, assurer l’intégrité des données et confirmer la conformité des configurations fournisseurs.
• Communiquer à l’équipe des comptes fournisseurs toute problématique liée à la facturation des fournisseurs, incluant les écarts, anomalies et situations non conformes aux procédures opérationnelles, afin d’en assurer le suivi et la résolution.
• Soutenir l’équipe de la facturation centralisée et des comptes fournisseurs dans diverses tâches administratives et transactionnelles, notamment :
• Effectuer les corrections de transactions fournisseurs dans le système relativement aux écarts et ajustements de facturation.
• Générer différents rapports système liés aux erreurs de validation et aux non-conformités des procédures opérationnelles de facturation.
• Recevoir, analyser et coder les demandes de crédits des membres soumises par les clients afin de préparer leur traitement et leur saisie dans le système.

Compétences et qualifications requises

• Excellente attention aux détails et précision dans la saisie de données.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à traiter un volume élevé de transactions tout en respectant les échéanciers.
• Bonne maîtrise des systèmes informatisés de facturation/comptabilité ainsi que de la suite Microsoft Office.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et habiletés en communication.
• Une expérience liée au traitement des factures, des crédits, des rapports EDI ou des processus de comptes fournisseurs est un atout.

Les avantages

En plus de votre salaire de base, vous aurez accès à un régime de retraite compétitif, des assurances collectives, ainsi qu’une semaine de travail de 35 heures.

À propos de Groupe Cantrex Nationwide Inc.

Depuis plus de 60 ans, Cantrex Nationwide accompagne les détaillants indépendants canadiens dans les secteurs de l’électroménager, du meuble, de la literie, de la décoration, de l’électronique, de l’informatique, de la photographie, du revêtement de sol et de l’extérieur.

Avec près de 1 000 points de vente à travers le Canada, Cantrex Nationwide, en partenariat avec sa société mère américaine Nationwide Marketing Group, représente le plus grand regroupement d’achat, de marketing et de services aux entreprises en Amérique du Nord.

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Role Summary

The Data Entry Clerk is responsible for processing and validating supplier billing transactions, including invoices and credit notes, while ensuring accuracy and compliance. This role supports high-volume data entry, document management, EDI report validation, and other associated administrative tasks. The ideal candidate is detail-oriented, highly organized, and comfortable working with billing systems and transactional data.

Key Responsibilities

• Manage a centralized mailbox used for receiving supplier billing transactions, including invoices and credit notes, and prepare documents for transactional batch processing.
• Perform coding and validation of supplier invoices and credit transactions in accordance with internal accounting and billing procedures.
• Perform alphanumeric data entry of supplier transactions into the company’s in-house billing and accounting systems with a high level of accuracy.
• Electronically archive and maintain billing documentation in compliance with internal document procedures.
• Review and validate EDI control reports to identify anomalies, verify data integrity, and ensure vendor setup compliance.
• Communicate vendor billing issues, discrepancies, and non-compliant operational issues to the Accounts Payable team for resolution.
• Support the Central Billing & Accounts Payable team with various administrative and transactional tasks, including:
• Entering vendor transaction corrections in the system related to billing discrepancies and adjustments.
• Generating system reports related to validation errors and non-compliance with operational billing procedures.
• Receiving, reviewing, and coding member credit claims submitted by customers for system processing and input.

Additional Skills & Qualifications

• Strong attention to detail and accuracy in data entry.
• Ability to multi task and manage high transaction volumes while meeting processing deadlines.
• Proficiency with computerized billing/accounting systems and Microsoft Office applications.
• Strong organizational and communication skills.
• Experience working with invoices, credits, EDI reports, or accounts payable processes is considered an asset.

Benefits

In addition to your base salary, you will have access to a competitive pension plan, group insurance benefits, and a 35-hour workweek.

About Cantrex Nationwide Group Inc.

For over 60 years, Cantrex Nationwide has been supporting independent Canadian retailers in the appliance, furniture, bedding, home décor, electronics, computer, photography, flooring, and outdoor categories.

With nearly 1,000 retail locations across Canada, Cantrex Nationwide, in partnership with its U.S.-based parent company Nationwide Marketing Group, is the largest buying, marketing, and business services organization of its kind in North America.

Our mission: to provide our members with the tools and buying power they need to succeed in a constantly evolving market, through a wide range of services including advertising, digital marketing, training, financial programs, and much more.