Coordinator, Information Management / Coordinateur, Gestion de l’information

Version française à suivre.

The Canadian Air Transport Security Authority (CATSA) has 1 (one) exciting fixed-term opportunity up to December 31, 2027 within the Corporate Services branch at the CATSA HQ.

This position represents an opportunity for career-driven individuals seeking a position within an organization that inspires growth and promotes excellence to make a difference and contribute to CATSA’s unique culture as it strives to excel in air transport security.

Why is CATSA a great fit for you?

CATSA is a world leader in aviation security, mandated to protect the public by delivering security screening operations at 89 designated airports across Canada. As a Crown corporation, CATSA is accountable to Parliament through the Minister of Transport.

We champion innovation and creativity and offer a welcoming and inclusive workplace where employees can be their true selves and take pride in being part of a mission that matters.

If you are a motivated professional seeking a position within a multifunctional and collaborative environment and you are looking for the next great adventure, CATSA is the place for you!

Summary of responsibilities:

The Coordinator, Information Management, reporting to the General Manager, Corporate Security, Facilities and Information is responsible for providing day-to-day delivery and support of Information Management (IM) services, ensuring quality, control, and efficiency of corporate and operational information. The Coordinator, Information Management performs all other duties and responsibilities related to the position as required.

Key Tasks and Responsibilities:

• Implements and assesses a functional based file classification scheme, retention and disposition programs for paper and electronic information as well as information contained in systems.
• Supports the Senior Advisor, Information Management in the development of CATSA’s IM policies, procedures and processes to accommodate legislative and operational changes and business requirements.
• Maintains and supports CATSA’s Electronic Records and Document Management System (ERDMS), Connexions (SharePoint), including but not limited to libraries, Term Store, Content Type Hub and management of all access rights.
• Maintains and supports the file structure, classification and lifecycle rules in the Gimmal Records Management (GRM) tool.

What you need to succeed

To qualify for the position, you must have:

• Successful completion of college diploma in Records/Information Management or a combination of education, training and work experience relevant to the position.
• A minimum of two (2) years related work experience in records and information management providing front-line client services.
• Demonstrated experience with Information Management technology solutions, specifically enterprise content management systems.
• Excellent knowledge of records and information management principles and practices.
• Experience working in a records management environment including at least one of the following:

o The development/implementation and assessment/evaluation of file classification systems.

o The interpretation and application of retention and disposition programs.

o The interpretation and application of IM/RM legislation and regulations.

o The development and implementation of information/record related projects including improvement projects at the corporate and work unit level;

• Experience in the administration of EDRMS, including the development and implementation of customized reports.
• Experience with Microsoft Office 365 and SharePoint, especially with regard to its document management capabilities.
• Knowledge of Microsoft Active Directory.
• Experience planning and facilitating meetings, presentations, training sessions and workshops.
• Experience preparing recommendations to management.
• Experience providing information and support to individuals and work units.
• Experience analyzing, classifying, coding, indexing and cross-referencing subject content of documents.

This position is best suited to individuals with the following skills and abilities:

• Strong analytical and problem-solving skills, with the ability to assess information, interpret requirements and recommend practical solutions
• Strong attention to detail.
• Demonstrates the ability to work autonomously, exercise sound judgement, prioritise competing demands, and make appropriate decisions within established authorities and guideline
• Ability to exercise a high degree of professionalism and discretion.
• Strong interpersonal communication skills with a customer service focus.
• Ability to work effectively in a team environment.
• Advanced communication skills (verbal and written) in English.
• Strong client-service orientation.
• Ability to anticipate needs and articulate solutions to those needs.
• Ability to communicate effectively, both orally and in writing.
• Ability to work independently as well as have strong teamwork skills.
• Ability to multi-task and identify priorities utilizing strong organizational skills.
• Ability to troubleshoot and provide recommendations.

Valuable skills include:

• Knowledge of CATSA's mandate and priorities, as well as an awareness of relevant legislation affecting CATSA.
• High degree of computer literacy, with an aptitude for learning new technology.
• In-depth knowledge of related sections of the Library and Archives Canada Act, Copyright Act, National Library Act, Official Languages Act, and sections of the Access to Information Act and the Privacy Act.
• Knowledge and experience with creating forms using Adobe.
• Training and/or experience with workflow analysis and design in the context of recordkeeping or information flows is an asset.

Specific work requirements:

• Language Profile: BBBB;
• Ability to obtain and maintain a Secret security clearance;

How to apply:

If you feel you are the ideal candidate for this position, please click on the following link to submit your application before November 17, 2026 by 11:59pm EST.

Additional information:

• Please note that candidates that meet all the position requirements, including the language profile, will be given first consideration however, we invite all interested candidates to submit their applications;
• While we appreciate all the candidates’ interest, only those being considered in the process will be contacted;
• CATSA will use this opportunity to establish a candidate pool that may be used to staff permanent or fixed-term positions with similar responsibilities and qualifications;

L’Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA) a 1 (une) excitante occasion d’emploi pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2027 au sein de la direction générale des Services généraux à l’ Administration centrale de l’ACSTA.

Ce poste constitue une occasion d’emploi pour les personnes motivées par leur carrière qui sont à la recherche d’un poste au sein d’une organisation qui favorise l’avancement et promeut l’excellence tout en donnant l’occasion de changer les choses et de contribuer à la culture unique de l’ACSTA dans sa quête d’excellence dans le domaine de la sûreté du transport aérien.

Pourquoi un emploi à l’ACSTA vous conviendrait-il?

L’ACSTA est un chef de file mondial en matière de sûreté aérienne, chargé de protéger le public en effectuant des contrôles de sûreté dans 89 aéroports désignés à travers le Canada. En tant que société d’État, elle des comptes au Parlement par l’intermédiaire du ministre des Transports.

Nous favorisons l’innovation et la créativité et offrons un milieu de travail accueillant et inclusif où les employés peuvent être eux-mêmes et fiers de faire partie d’une mission qui compte.

Si vous êtes un professionnel motivé à la recherche d’un poste au sein d’un milieu multifonctionnel et collaboratif et que vous êtes en quête de votre prochaine grande aventure, l’ACSTA est le milieu de travail idéal pour vous!

Résumé des responsabilités:

Le coordinateur, Gestion de l’information se relevant au Gestionnaire principal, Sûreté de l'entreprise, gestion des installations et de l'information est responsable d’assurer la prestation quotidienne des services de gestion de l’information (GI) et du soutien à cet égard, tout en veillant à la qualité, au contrôle et à l’efficacité de l’information organisationnelle et opérationnelle. Le coordinateur, Gestion de l’information s’acquitte de toutes les autres tâches et responsabilités liées au poste, au besoin.

Principales tâches et responsabilités:

• Mettre en œuvre et évaluer un système de classification des dossiers basé sur les fonctions et des programmes de conservation et d’élimination de l’information imprimée et électronique ainsi que de l’information contenue dans les systèmes.
• Appuyer le conseiller principale , Gestion de l’information en élaborant des politiques, des procédures et des processus en matière de GI de l’ACSTA afin de tenir compte des changements législatifs et opérationnels et de satisfaire aux exigences de l’organisation.
• Tenir à jour et appuie le système de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDE) de l’ACSTA, Connexions (SharePoint), y compris sans toutefois s’y limiter les bibliothèques, le magasin de termes, la galerie de types de contenu et la gestion de l’ensemble des droits d’accès.
• Tenir à jour et appuyer les règles de structure, de classification et de cycle de vie des dossiers dans l’outil de gestion des dossiers Gimmal.

Ce qu'il faut pour réussir

Pour pouvoir prétendre à ce poste, vous devez avoir:

• Diplôme d’études collégiales en gestion des dossiers ou de l’information ou une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience liées aux fonctions du poste;
• Au moins deux années d’expérience de la gestion des dossiers et de l’information et de la prestation de services de soutien à la clientèle;
• Expérience manifeste des solutions technologies de gestion de l’information, surtout les systèmes de gestion de contenu;
• Excellente connaissance des principes et pratiques en matière de gestion des dossiers et des données;
• Expérience dans un contexte de gestion des dossiers, ce qui comprend au moins une des composantes suivantes :

o l’élaboration, la mise en service et l’évaluation des systèmes de classification des dossiers;

o l’interprétation et l’application des programmes de conservation et d’élimination des dossiers;

o l’interprétation et l’application des lois et des règlements relatifs à la GI et à la GD;

o l’élaboration et la mise en œuvre de projets de GI ou de GD, y compris des projets d’amélioration au niveau de l’organisation et de l’unité de travail;

• Expérience de l’administration du SGDE, y compris l’élaboration et la mise en œuvre de rapports personnalisés;
• Connaissance de la suite Office 365 et de SharePoint de Microsoft, surtout en ce qui a trait à leurs fonctionnalités de gestion des documents;
• Connaissance de Microsoft Active Directory;
• Expérience de la préparation et de l’animation de réunions, de présentations, de séances de formation et d’ateliers;
• Expérience de la formulation de recommandations à la direction;
• Expérience de la fourniture d’information et d’encadrement à des particuliers et à des unités de travail;
• Expérience de l’analyse, de la classification, de l’attribution de codes, de l’indexation et de l’établissement de mécanismes de renvois des sujets traités dans les documents.

Ce poste convient aux personnes qui possèdent les compétences et aptitudes que voici :

• Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes, avec la capacité d’évaluer l’information, d’interpréter les exigences et de recommander des solutions pratiques.
• Grand souci du détail.
• Démontre la capacité de travailler de façon autonome, d’exercer un bon jugement, de prioriser les demandes concurrentes et de prendre des décisions appropriées dans le respect des pouvoirs et des lignes directrices établis.
• Entregent et approche centrée sur le service à la clientèle;
• Aptitude à travailler efficacement en équipe;
• Grande aptitude à communiquer en anglais (à l’oral et à l’écrit);
• Sens manifeste du service à la clientèle;
• Capacité à anticiper les besoins et à élaborer des solutions adaptées;
• Capacité à communiquer efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Capacité à travailler de façon autonome et sens aigu de l’esprit d’équipe;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à déterminer les priorités au moyen de solides compétences en matière d’organisation;
• Capacité à régler les problèmes et à formuler des recommandations.

Les compétences précieuses comprennent :

• Connaissance des priorités et du mandat de l’ACSTA, ainsi que des lois ayant une incidence sur les activités de cette dernière;
• Haut niveau de culture informatique et facilité à apprendre de nouvelles technologies;
• Connaissance approfondie des sections pertinentes de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, de la Loi sur le droit d’auteur, de la Loi sur la Bibliothèque nationale, de la Loi sur les langues officielles, de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Connaissance et expérience de la création de formulaires à l’aide d’Adobe;
• Formation ou expérience en matière d’analyse et de conception de flux de travail dans le contexte où la tenue de dossiers ou le flux d’information sont considérés comme des actifs.

Exigences précises liées au poste:

• Profil linguistique : BBBB;
• Être admissible à l’obtention d’une cote de sécurité secrète et être en mesure de la maintenir

Comment présenter sa candidature:

Si vous croyez être le candidat idéal pour ce poste, veuillez cliquer sur le lien suivant pour présenter votre candidature avant 23 h 59 HNE le 17 novembre 2026.

Renseignements supplémentaires:

• Veuillez noter que nous invitons tous les candidats intéressés à présenter leur candidature, mais nous accorderons la priorité aux candidats qui répondent à toutes les exigences du poste, y compris le profil linguistique.
• Nous apprécions l’intérêt de tous les candidats, mais nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.
• L’ACSTA profitera de l’occasion pour établir un bassin de candidats qui pourrait être utilisé pour pourvoir d’autres postes permanents ou de durée déterminée qui comportent des responsabilités et des compétences semblables.