Contribute to the successful delivery of strategic initiatives at the heart of a dynamic organization!
CGI Saguenay’s Center of Excellence is seeking an Administrative Assistant who will work with a dynamic team of nearly 250 professionals. In this role, you will work closely with the Vice President to support the achievement of business objectives.
Work Mode: Onsite
Location: Saguenay
Your future duties and responsibilities
- Plan and organize internal and external meetings by proactively and continuously managing calendars (invitations, location/meeting room/conference call arrangements, catering, etc.)
- Draft and distribute informational emails to CGI employees, letters, and other documents (in both English and French)
- Manage administrative procedures, including travel arrangements, expense reports, and approvals/authorizations within CGI systems
- Manage office annual subscriptions, sponsorship requests, and related administrative activities
- Monitor administrative processes on an ongoing basis (sales calls, annual performance reviews, mandatory training, system updates, etc.)
- Ensure the continuous and compliant filing of administrative and business documentation for sub-sectors using the SharePoint filing system
- Prepare for and participate in events
- Prepare agendas and meeting minutes for sub-sector committees
- Maintain excellent business relationships with clients (executive assistants, visiting clients, etc.)
- Support the onboarding of new CGI employees within the team (welcoming, office reservations, etc.) and coordinate offboarding activities (equipment retrieval)
- Manage procurement needs and various purchases (office supplies, coffee, special events, fruit deliveries, etc.)
- Monitor time reporting compliance through compliance reports
- Track employees' completion of mandatory training programs
Required Qualifications To Be Successful In This Role
- Proficiency with Microsoft tools (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint)
- Strong writing, editing, and executive presentation formatting skills
- Experience and aptitude in event planning and coordination
- Self-motivated, intuitive, and proactive personality with the ability to take initiative
- Excellent listening skills and a strong understanding of the Vice President’s needs
- Sound judgment with the ability to make and execute decisions quickly and effectively
- Proactive mindset, analytical thinking, strong prioritization skills, and proven organizational abilities
- Professionalism, diplomacy, and a strong understanding of client and business unit needs.
- Discretion, loyalty, and punctuality
- College diploma or equivalent experience in a related field
- Strong adaptability, attention to detail, and commitment to quality
- Demonstrated potential and strong motivation for the role
- Excellent communication skills in both French and English (spoken and written)
Work Mode: Onsite
Location: Saguenay
CGI is providing a reasonable estimate of the pay range for this role. The determination of this range includes factors such as skill set level, geographic market, experience and training, and licenses and certifications. Compensation decisions depend on the facts and circumstances of each case. A reasonable estimate of the current range is 40 000$ et 75 000$. This role is an existing vacancy.
Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.
Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because…
You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction.
Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise.
You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons.
At CGI, we value the strength that diversity brings and are committed to fostering a workplace where everyone belongs. We collaborate with our clients to build more inclusive communities and empower all CGI partners to thrive. As an equal-opportunity employer, being able to perform your best during the recruitment process is important to us. If you require an accommodation, please inform your recruiter.
That same commitment to fairness extends to how we use technology. To support our recruitment team, AI tools may be used to help assess applications though they never replace human judgement. All hiring decisions remain entirely in the hands of our recruitment professionals.
To learn more about accessibility at CGI, contact us via email. Please note that this email is strictly for accessibility requests and cannot be used for application status inquiries.
Come join our team - one of the largest IT and business consulting services firms in the world.
Adjoint(e) administrative (Temporaire)
Job Description
Contribuez à la réussite d’initiatives stratégiques au cœur d’une organisation dynamique axée sur l’innovation!
Le centre d'excellence de CGI Saguenay recherche un(e) Adjoint(e) administratif qui sera appelée à travailler avec une équipe dynamique de près de 250 associés. Dans ce rôle, vous travaillerez en étroite collaboration avec le vice-président pour l'appuyer dans l'atteinte de ses objectifs d'affaires.
Mode de travail : Présentiel
Lieu : Saguenay
Your future duties and responsibilities
- Planifier et organiser les réunions internes et externes en gérant les calendriers de façon proactive et continue (invitation, emplacement/salle/conférence téléphonique, nourriture, etc.)
- Rédiger et distribuer des courriels d'information aux associés de CGI, des lettres et autres documents (en anglais et en français)
- Gérer les procédures administratives, notamment les réservations de voyage, les relevés de dépenses, les autorisations et approbations des systèmes CGI
- Gérer les abonnements annuels du bureau, les demandes de commandites, etc.
- Assurer la vigie continue des processus administratifs (appels de vente, évaluations annuelles, formations obligatoires, mise à jour des systèmes etc.)
- Assurer l'archivage continu et conforme de la documentation administrative et d'affaire des sous-secteurs en utilisant le système de classement SharePoint
- Préparation et participation aux évènements
- Préparer les ordres du jour ainsi que les comptes rendus des comités de sous-secteurs
- Maintenir une excellente relation d'affaires avec les clients (adjointes exécutives des clients, clients lors de visites, etc.)
- Participer à l'intégration des nouveaux associés de CGI de l'équipe (accueil, réservation de bureaux…) et suivi des départs (récupération du matériel)
- Gérer les besoins de procure et achats divers (papeterie, café, activités spéciales, livraison de fruits, etc.)
- Suivi des déclarations d'heures par le rapport de conformité
- Suivi des formations obligatoires des associés
Required Qualifications To Be Successful In This Role
- Maitrise des outils Microsoft (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
- Grande capacité de rédaction, de révision et de mise en page des présentations exécutives
- Habileté d'organisation d'événements
- Personnalité intuitive, autonome et sachant prendre des initiatives
- Grande faculté d'écoute et bonne compréhension des besoins du vice-président
- Sens aigu du jugement et rapidité dans la prise de décision et d'exécution
- Proactivité, esprit d'analyse, grand sens des priorités et capacité de gestion
- Professionnalisme, diplomatie et compréhension des besoins des clients et des membres du secteur
- Discrétion, loyauté et ponctualité
- Détenir un diplôme d'études collégiales ou expérience équivalente dans le domaine
- Avoir une grande capacité d'adaptation et de rigueur
- Démontrer un bon potentiel et une grande motivation pour le poste
- Excellentes aptitudes de communication en français et en anglais (parlé, écrit)
Mode de travail : Présentiel
Lieu : Saguenay
CGI offre une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Le calcul de cette fourchette dépend de divers facteurs, notamment le niveau de compétence, le marché géographique, l’expérience, la formation ainsi que les licences et certifications professionnelles. Les décisions en matière de rémunération dépendent des particularités de chaque cas. Une estimation raisonnable de cette fourchette salariale se situe entre 40 000$ et 75 000$. Ce poste est vacant.
Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.
La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…
Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.
Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.
Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.
Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur.
Ce même engagement envers l’équité s’étend à notre utilisation des technologies. Afin de soutenir notre équipe de recrutement, des outils d’IA peuvent être utilisés pour aider à l’évaluation des candidatures, sans jamais remplacer le jugement humain. Toutes les décisions d’embauche demeurent entièrement entre les mains de nos professionnels du recrutement.
Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature.
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