Senior Event Specialist
- Canada
Full-time
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Job details
- Job type
- Full-time
- Posting language
- English · French
- Posted
Original job description
English section of this bilingual listing.
About Compugen Compugen is Canada's largest privately-owned Technology Ally. To innovate industries, transform businesses, connect communities, and drive meaningful change, we must think bigger, reach broader, and act bolder. Through knowledge, curiosity, and collaboration, Compugen helps organizations delivering experience by design. This is what it means to be human-centered and technology-enabled.
Dreaming, designing, and delivering isn't just a mantra for us - it's a way of life. We believe that technology is the conduit, but our people – they are the connection that truly makes the magic happen!
Our Culture We are a human-centered culture where we prioritize your well-being and are invested in helping you reach your fullest potential. We're not only focused on achieving our goals - we're dedicated to helping you achieve yours.
If you're relentlessly curious, driven to make a difference, and collaborative at the core, then you belong with us.
Position Overview:
The Senior Marketing Event Specialist plays a lead role in planning, executing, and optimizing Compugen’s events and trade shows portfolio. Reporting to the Manager, Marketing Events, this role provides advanced, hands on leadership across the full event lifecycle - from strategic planning, budgeting, vendor negotiation, and cross-functional alignment to onsite execution and post event analysis.
This individual manages complex, high-visibility events, mentors junior team members, drives process improvements, and serves as a trusted advisor to internal stakeholders. The Senior Specialist ensures all events reinforce Compugen’s brand standards and deliver exceptional experiences for customers, prospects, and partners.
Key Responsibilities:
- Lead the planning, execution, and measurement of mid‑ to large‑scale events, trade shows, conferences, and partner activations.
- Develop strategic event plans aligned with marketing and business goals, and effectively lead meetings, guiding audiences to achieve event objectives.
- Manage 10–12 complex events at various stages concurrently, maintaining organization, composure, and a solutions‑focused approach.
- Build comprehensive project plans, detailed budgets, run sheets, and logistical frameworks for multi‑track or multi-day programs.
- Oversee event registration, communications, A/V planning, venue coordination, catering, rooming lists, event technology, speaker and content management, and attendee experience.
- Work closely with sales + broader marketing team to align event content, branding, messaging, and digital support.
- Serve as the primary lead onsite, directing and communicating with staff, vendors, partners, and internal teams to ensure seamless execution.
- Makes independent decisions within approved budgets and event frameworks.
- Collaborate and contribute to the success of the event team through sharing expertise and proposing solutions through complex scenarios, process improvements, templates, playbooks, and operational workflows.
- Other duties as assigned
Skills & Qualifications:
- Minimum 5 years of experience in event coordination, training and/or marketing operations, or an equivalent combination of related education and experience
- Proficiency with MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook).
- Experience with marketing tools such as ClickUp, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, event registration platforms, email marketing tools, and databases (asset).
- Ability to develop event budgets, track expenses, and forecast financial projections.
- Experience with site selection processes, vendor evaluation and contract negotiation
- Strong critical path and project management skills, including accurate task tracking and maintenance of records in project management tools.
- Exceptional administrative discipline with organized, traceable, and up to date files in shared repositories.
- Strong organizational and prioritization skills, with the ability to manage multiple deadlines and uphold processes, timelines and budgets, while delivering high quality execution under tight timelines.
- Excellent written and verbal communication skills for cross functional alignment, deliverable coordination, and consistent stakeholder engagement.
- Strong customer service skill and ability to work well with various constituencies including staff, as well as exhibitors and vendors
- A team first, collaborative approach that embraces feedback and continuous improvement.
- Ability to work in a hybrid environment (office, virtual, onsite event support).
- Strong drive for continuous improvement in event strategy, execution, and collaboration, with the ability to guide others toward higher performance.
What Compugen Offers You:
- Exciting, fast-paced challenging work environment
- A culture where authenticity and diversity are valued
- Professional development
- Participation in Women in Technology Network
- Opportunities to give back to our local communities
- Collaborative supportive team members
- Remote work/hybrid work options
- Work/life flexibility
Equity Statement At Compugen, we are committed to diversity, equity and inclusion. We actively recruit from all groups, including women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities. We recognize the importance of removing barriers to participation and provide accommodation upon request to all applicants throughout the recruitment process. If you require an accommodation, our People & Culture representatives will work with you to meet your needs in a confidential and respectful manner. We believe everyone deserves a seat at the table-and we are taking deliberate action to make this a reality.
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About Compugen Compugen is Canada's largest privately-owned Technology Ally. To innovate industries, transform businesses, connect communities, and drive meaningful change, we must think bigger, reach broader, and act bolder. Through knowledge, curiosity, and collaboration, Compugen helps organizations delivering experience by design. This is what it means to be human-centered and technology-enabled.
Dreaming, designing, and delivering isn't just a mantra for us - it's a way of life. We believe that technology is the conduit, but our people – they are the connection that truly makes the magic happen!
Our Culture We are a human-centered culture where we prioritize your well-being and are invested in helping you reach your fullest potential. We're not only focused on achieving our goals - we're dedicated to helping you achieve yours.
If you're relentlessly curious, driven to make a difference, and collaborative at the core, then you belong with us.
Position Overview:
The Senior Marketing Event Specialist plays a lead role in planning, executing, and optimizing Compugen’s events and trade shows portfolio. Reporting to the Manager, Marketing Events, this role provides advanced, hands on leadership across the full event lifecycle - from strategic planning, budgeting, vendor negotiation, and cross-functional alignment to onsite execution and post event analysis.
This individual manages complex, high-visibility events, mentors junior team members, drives process improvements, and serves as a trusted advisor to internal stakeholders. The Senior Specialist ensures all events reinforce Compugen’s brand standards and deliver exceptional experiences for customers, prospects, and partners.
Key Responsibilities:
À propos de Compugen
Compugen est le plus important partenaire technologique privé au Canada. Pour innover au sein des industries, transformer les entreprises, connecter les communautés et susciter des changements significatifs, nous devons voir plus grand, élargir nos horizons et faire preuve d’une plus grande audace. Grâce à nos connaissances, notre curiosité et notre esprit de collaboration, nous aidons les organisations à offrir des expériences conçues intentionnellement. C’est là toute l’essence d’une approche centrée sur l’humain et propulsée par la technologie.
Imaginer, concevoir et réaliser : pour nous, ce n’est pas qu’un simple slogan, c’est un véritable mode de vie. Si la technologie sert de vecteur, ce sont nos collaborateurs qui créent le lien humain, là où opère la véritable magie !
Notre culture
Nous cultivons un environnement axé sur l’humain, où votre bien-être est une priorité et où nous nous engageons à vous aider à atteindre votre plein potentiel. Nous ne cherchons pas seulement à atteindre nos propres objectifs; nous avons à cœur de vous accompagner dans la réalisation des vôtres.
Si vous faites preuve d’une curiosité insatiable, que vous avez à cœur d’avoir un impact réel et que la collaboration est au cœur de votre façon de travailler, alors vous avez votre place parmi nous.
Aperçu du poste :
Le spécialiste principal, événements marketing, joue un rôle de premier plan dans la planification, l’exécution et l’optimisation du portefeuille d’événements et de salons professionnels de Compugen. Sous la supervision du gestionnaire des événements marketing, ce poste implique un leadership opérationnel de haut niveau tout au long du cycle de vie des événements : de la planification stratégique, l’établissement du budget, la négociation avec les fournisseurs et la coordination interfonctionnelle, jusqu’à la réalisation sur place et l’analyse post-événement.
La personne titulaire de ce poste gère des événements complexes à forte visibilité, encadre les membres plus juniors de l’équipe, favorise l’amélioration des processus et agit à titre de conseiller de confiance auprès des parties prenantes internes. Le spécialiste principal veille à ce que chaque événement respecte les normes de la marque Compugen et offre une expérience exceptionnelle aux clients, aux prospects et aux partenaires.
Principales responsabilités :
Chez Compugen, nous nous engageons en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion. Nous recrutons activement au sein de tous les groupes, notamment les femmes, les personnes autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles. Conscients de l’importance d’éliminer les obstacles à la participation, nous offrons des mesures d’adaptation sur demande à tous les candidats tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une telle mesure, nos représentants de l’équipe « People & Culture » (Ressources humaines) collaboreront avec vous pour répondre à vos besoins, dans le respect et la confidentialité. Nous croyons que chacun mérite d’avoir sa place à la table; c’est pourquoi nous prenons des mesures concrètes pour faire de cette vision une réalité.
Dreaming, designing, and delivering isn't just a mantra for us - it's a way of life. We believe that technology is the conduit, but our people – they are the connection that truly makes the magic happen!
Our Culture We are a human-centered culture where we prioritize your well-being and are invested in helping you reach your fullest potential. We're not only focused on achieving our goals - we're dedicated to helping you achieve yours.
If you're relentlessly curious, driven to make a difference, and collaborative at the core, then you belong with us.
Position Overview:
The Senior Marketing Event Specialist plays a lead role in planning, executing, and optimizing Compugen’s events and trade shows portfolio. Reporting to the Manager, Marketing Events, this role provides advanced, hands on leadership across the full event lifecycle - from strategic planning, budgeting, vendor negotiation, and cross-functional alignment to onsite execution and post event analysis.
This individual manages complex, high-visibility events, mentors junior team members, drives process improvements, and serves as a trusted advisor to internal stakeholders. The Senior Specialist ensures all events reinforce Compugen’s brand standards and deliver exceptional experiences for customers, prospects, and partners.
Key Responsibilities:
- Lead the planning, execution, and measurement of mid‑ to large‑scale events, trade shows, conferences, and partner activations.
- Develop strategic event plans aligned with marketing and business goals, and effectively lead meetings, guiding audiences to achieve event objectives.
- Manage 10–12 complex events at various stages concurrently, maintaining organization, composure, and a solutions‑focused approach.
- Build comprehensive project plans, detailed budgets, run sheets, and logistical frameworks for multi‑track or multi-day programs.
- Oversee event registration, communications, A/V planning, venue coordination, catering, rooming lists, event technology, speaker and content management, and attendee experience.
- Work closely with sales + broader marketing team to align event content, branding, messaging, and digital support.
- Serve as the primary lead onsite, directing and communicating with staff, vendors, partners, and internal teams to ensure seamless execution.
- Makes independent decisions within approved budgets and event frameworks.
- Collaborate and contribute to the success of the event team through sharing expertise and proposing solutions through complex scenarios, process improvements, templates, playbooks, and operational workflows.
- Other duties as assigned
- Minimum 5 years of experience in event coordination, training and/or marketing operations, or an equivalent combination of related education and experience
- Proficiency with MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook).
- Experience with marketing tools such as ClickUp, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, event registration platforms, email marketing tools, and databases (asset).
- Ability to develop event budgets, track expenses, and forecast financial projections.
- Experience with site selection processes, vendor evaluation and contract negotiation
- Strong critical path and project management skills, including accurate task tracking and maintenance of records in project management tools.
- Exceptional administrative discipline with organized, traceable, and up to date files in shared repositories.
- Strong organizational and prioritization skills, with the ability to manage multiple deadlines and uphold processes, timelines and budgets, while delivering high quality execution under tight timelines.
- Excellent written and verbal communication skills for cross functional alignment, deliverable coordination, and consistent stakeholder engagement.
- Strong customer service skill and ability to work well with various constituencies including staff, as well as exhibitors and vendors
- A team first, collaborative approach that embraces feedback and continuous improvement.
- Ability to work in a hybrid environment (office, virtual, onsite event support).
- Strong drive for continuous improvement in event strategy, execution, and collaboration, with the ability to guide others toward higher performance.
- Exciting, fast-paced challenging work environment
- A culture where authenticity and diversity are valued
- Professional development
- Participation in Women in Technology Network
- Opportunities to give back to our local communities
- Collaborative supportive team members
- Remote work/hybrid work options
- Work/life flexibility
À propos de Compugen
Compugen est le plus important partenaire technologique privé au Canada. Pour innover au sein des industries, transformer les entreprises, connecter les communautés et susciter des changements significatifs, nous devons voir plus grand, élargir nos horizons et faire preuve d’une plus grande audace. Grâce à nos connaissances, notre curiosité et notre esprit de collaboration, nous aidons les organisations à offrir des expériences conçues intentionnellement. C’est là toute l’essence d’une approche centrée sur l’humain et propulsée par la technologie.
Imaginer, concevoir et réaliser : pour nous, ce n’est pas qu’un simple slogan, c’est un véritable mode de vie. Si la technologie sert de vecteur, ce sont nos collaborateurs qui créent le lien humain, là où opère la véritable magie !
Notre culture
Nous cultivons un environnement axé sur l’humain, où votre bien-être est une priorité et où nous nous engageons à vous aider à atteindre votre plein potentiel. Nous ne cherchons pas seulement à atteindre nos propres objectifs; nous avons à cœur de vous accompagner dans la réalisation des vôtres.
Si vous faites preuve d’une curiosité insatiable, que vous avez à cœur d’avoir un impact réel et que la collaboration est au cœur de votre façon de travailler, alors vous avez votre place parmi nous.
Aperçu du poste :
Le spécialiste principal, événements marketing, joue un rôle de premier plan dans la planification, l’exécution et l’optimisation du portefeuille d’événements et de salons professionnels de Compugen. Sous la supervision du gestionnaire des événements marketing, ce poste implique un leadership opérationnel de haut niveau tout au long du cycle de vie des événements : de la planification stratégique, l’établissement du budget, la négociation avec les fournisseurs et la coordination interfonctionnelle, jusqu’à la réalisation sur place et l’analyse post-événement.
La personne titulaire de ce poste gère des événements complexes à forte visibilité, encadre les membres plus juniors de l’équipe, favorise l’amélioration des processus et agit à titre de conseiller de confiance auprès des parties prenantes internes. Le spécialiste principal veille à ce que chaque événement respecte les normes de la marque Compugen et offre une expérience exceptionnelle aux clients, aux prospects et aux partenaires.
Principales responsabilités :
- Diriger la planification, l’exécution et l’évaluation d’événements, de salons professionnels, de conférences et d’activations de partenaires, qu’ils soient de moyenne ou de grande envergure.
- Élaborer des plans stratégiques alignés sur les objectifs marketing et commerciaux, et animer efficacement des réunions afin de guider les parties prenantes vers l’atteinte des objectifs fixés.
- Gérer simultanément 10 à 12 événements complexes à différentes étapes de réalisation, tout en faisant preuve d’organisation, de sang-froid et d’une approche axée sur la recherche de solutions. Élaborer des plans de projet complets, des budgets détaillés, des déroulés opérationnels et des cadres logistiques pour des programmes comportant plusieurs volets ou s'étendant sur plusieurs jours.
- Superviser les inscriptions, la communication, la planification audiovisuelle, la coordination des lieux, la restauration, la gestion de l'hébergement, les technologies événementielles, la gestion des intervenants et des contenus, ainsi que l'expérience des participants.
- Collaborer étroitement avec les équipes de vente et de marketing pour assurer la cohérence du contenu, de l'image de marque, des messages et des supports numériques liés à l'événement.
- Agir en tant que responsable principal sur site, en dirigeant et en communiquant avec le personnel, les prestataires, les partenaires et les équipes internes pour garantir une exécution fluide.
- Prendre des décisions en toute autonomie, dans le respect des budgets approuvés et du cadre défini pour l'événement.
- Contribuer au succès de l'équipe événementielle en partageant son expertise et en proposant des solutions face à des situations complexes, en améliorant les processus, et en élaborant des modèles, des guides opérationnels et des flux de travail.
- Autres tâches confiées selon les besoins.
- Au moins 5 ans d'expérience en coordination événementielle, formation et/ou opérations marketing, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente.
- Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook).
- Expérience des outils marketing tels que ClickUp, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, des plateformes d'inscription, des outils d'e-mailing et des bases de données (un atout).
- Capacité à élaborer des budgets événementiels, à suivre les dépenses et à établir des prévisions financières.
- Expérience dans les processus de sélection de sites, l'évaluation des prestataires et la négociation de contrats.
- Solides compétences en gestion de projet et en planification (chemin critique), incluant le suivi rigoureux des tâches et la tenue à jour des dossiers dans des outils de gestion de projet.
- Rigueur administrative exemplaire, avec des fichiers organisés, traçables et tenus à jour dans des espaces de partage communs.
- Excellentes capacités d'organisation et de priorisation, permettant de gérer plusieurs échéances, de respecter les processus, les calendriers et les budgets, tout en garantissant une exécution de haute qualité dans des délais serrés.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, favorisant la coordination interfonctionnelle, la gestion des livrables et une interaction constante avec les parties prenantes.
- Solides compétences en service client et capacité à collaborer efficacement avec divers interlocuteurs, notamment le personnel, les exposants et les prestataires.
- Approche collaborative axée sur le travail d'équipe, ouverte aux retours et à l'amélioration continue.
- Capacité à travailler dans un environnement hybride (bureau, télétravail, présence sur site lors des événements).
- Forte volonté d'améliorer continuellement la stratégie événementielle, l'exécution et la collaboration, avec la capacité d'accompagner les autres vers une meilleure performance.
- Un environnement de travail stimulant, dynamique et riche en défis
- Une culture qui valorise l’authenticité et la diversité
- Des possibilités de développement professionnel
- La participation au réseau « Women in Technology » (Femmes dans le secteur technologique)
- Des occasions de contribuer au bien-être de nos communautés locales
- Des collègues collaboratifs et solidaires
- Des options de travail à distance ou en mode hybride
- Une flexibilité entre vie professionnelle et vie personnelle
Chez Compugen, nous nous engageons en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion. Nous recrutons activement au sein de tous les groupes, notamment les femmes, les personnes autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles. Conscients de l’importance d’éliminer les obstacles à la participation, nous offrons des mesures d’adaptation sur demande à tous les candidats tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une telle mesure, nos représentants de l’équipe « People & Culture » (Ressources humaines) collaboreront avec vous pour répondre à vos besoins, dans le respect et la confidentialité. Nous croyons que chacun mérite d’avoir sa place à la table; c’est pourquoi nous prenons des mesures concrètes pour faire de cette vision une réalité.
More about this job
Responsibilities
Lead the planning, execution, and measurement of complex events, trade shows, conferences, and partner activations, managing multiple programs concurrently from strategic planning and budgeting through onsite delivery and post-event analysis. Coordinate vendors and internal stakeholders, ensure brand-aligned attendee experiences, make decisions within approved budgets, and mentor colleagues while improving event processes and workflows.
Requirements
Requires at least five years of experience in event coordination, training, marketing operations, or a related combination of education and experience, along with proficiency in Microsoft Office. Candidates should bring strong project management, budgeting, vendor negotiation, organizational, communication, and customer service skills; experience with tools such as ClickUp, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, registration platforms, and email marketing tools is an asset.
Skills
- Event Planning and Execution
- Event Strategy
- Project Management
- Budgeting and Financial Forecasting
- Vendor Evaluation and Contract Negotiation
- Site Selection
- Critical Path Planning
- Trade Show and Conference Management
- Onsite Event Leadership
- Cross-Functional Collaboration
- Stakeholder Communication
- Customer Service
- Event Registration and Attendee Experience
- Process Improvement
- Microsoft Office
- ClickUp and HubSpot
Benefits
- Professional Development
- Remote or Hybrid Work Options
- Work-Life Flexibility
- Collaborative and Supportive Team
- Community Engagement Opportunities
- Women in Technology Network Participation
Visa sponsorship
Not detected in the job text
Categories
- Marketing
- Management & Leadership
- Administrative
- Customer Service & Support
Keywords
- Event Planning
- Event Execution
- Event Measurement
- Trade Shows
- Conferences
- Partner Activations
- Event Strategy
- Project Plans
- Event Budgets
- Financial Forecasting
- Critical Path Planning
- Vendor Evaluation
- Contract Negotiation
- Site Selection
- Event Registration
- Event Technology
- Attendee Experience
- Audio-Visual Planning
- Speaker and Content Management
- Microsoft Office
- ClickUp
- HubSpot
- Microsoft Dynamics 365
- Email Marketing Tools
- Project Management Tools
- Process Improvement
- Brand Standards
- Cross-Functional Collaboration