Coordonnateur(trice) d’événements – Remplacement d’un congé de maternité / Event Coordinator – Replacement for Maternity Leave 12-month contract

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Coordonnateur(trice) d’événements – Remplacement d’un congé de maternité

Contrat : 12 mois

Lieu : Sur place/hybride – Montréal (Québec) · Temps partiel (jusqu’à 20–25 heures par semaine) 

Rémunération : 24,00 $ – 26,00 $ l’heure

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

À propos du poste

Chez Essentrics, les événements rassemblent notre communauté, que ce soit en studio, lors d’ateliers et de conférences ou en retraite. En tant que coordonnateur ou coordonnatrice d’événements, vous contribuerez à repérer de nouveaux lieux, à entretenir les relations existantes, à accroître notre participation aux retraites et aux événements organisés par des partenaires externes, et à veiller à ce que chaque événement se déroule sans heurts, de la planification initiale au suivi après l’événement. Vous élaborerez également les horaires des retraites et vous repérerez et recruterez les personnes qui les animeront parmi notre communauté d’enseignants et d’éducateurs Essentrics. Vous serez une personne-ressource fiable et chaleureuse pour notre clientèle, nos éducateurs, nos partenaires et nos équipes internes, et vous contribuerez à bâtir une communauté fidèle autour de la marque Essentrics.

Principales responsabilités

Planification et organisation des événements

• Organiser les retraites annuelles existantes avec nos partenaires actuels.
• Proposer, organiser et coordonner de nouvelles retraites et de nouveaux événements, tant en studio qu’à l’externe, afin de bâtir la communauté et d’accroître la notoriété de la marque.
• Rédiger les textes pour le site Web, les courriels et les annonces dans les médias sociaux.
• Rédiger les textes et créer le matériel promotionnel à distribuer lors des événements.
• Finaliser les horaires des retraites.
• Collaborer avec l’équipe de graphisme pour donner vie à tous les éléments visuels.
• Veiller au bon déroulement de tous les événements.

Partenaires, lieux et déplacements

• Entretenir les relations avec les hôtels et les studios avec lesquels nous collaborons pour les événements.
• Repérer de nouvelles occasions de collaboration avec de nouveaux partenaires pour des retraites bien-être.
• Communiquer régulièrement avec les hôtels pendant la planification d’une retraite afin de partager l’horaire, de gérer les réservations de chambres et de retenir l’équipe technique locale au besoin.
• Développer des partenariats avec des entreprises locales pour des événements collaboratifs et des initiatives de mieux-être en entreprise.

Ce que vous apportez

• De l’expérience en coordination d’événements ou dans un rôle similaire.
• Un grand sens de l’organisation et de la rigueur, ainsi que la capacité de mener de front plusieurs événements à la fois.
• Des habiletés de communication chaleureuses et professionnelles pour échanger avec les hôtels partenaires, la clientèle et les éducateurs, par téléphone et par écrit.
• De l’aisance avec les plateformes de CRM ou de marketing par courriel (l’expérience avec HubSpot et Shopify est un atout).
• La capacité de travailler en collaboration avec les autres services.
• Une disponibilité pour soutenir à l’occasion des événements en dehors des heures habituelles, dans le respect du nombre d’heures hebdomadaires indiqué ci-dessous.

Conditions de travail

• Lieu : Montréal (Québec)
• Heures : Jusqu’à 20–25 heures par semaine
• Rémunération : 24,00 $ – 26,00 $ l’heure
• Statut : Temps partiel

Pourquoi Essentrics

Vous ferez partie d’une équipe soudée qui se soucie du mieux-être, de la communauté et du plaisir de faire un travail significatif ensemble. Si vous aimez rassembler les gens et faire en sorte que chaque détail paraisse sans effort pour les autres, nous aimerions beaucoup avoir de vos nouvelles.

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Event Coordinator – Replacement for Maternity Leave 12-month Contract

Location:  On-Site/Hybrid - Montréal, Québec · Part-time (up to 20–25 hours per week) 

Compensation: $24.00 – $26.00/hour

Start date: As soon as possible

About the Role

At Essentrics, events bring our community together in the studio, at workshops and conferences, and on retreats. As our Event Coordinator, you will help identify new venues, nurture existing relationships, expand our participation in retreats and events hosted by external partners, and ensure every event runs smoothly, from initial scheduling to post-event follow-up. You will also develop retreat schedules and identify and secure hosts from our community of Essentrics Instructors and educators. You will be a steady, friendly point of contact for our clients, educators, partners, and internal teams, helping build a loyal community around the Essentrics brand.

Key Responsibilities

Event Planning and Scheduling

• Organize the existing yearly retreats with our current partners.
• Propose, organize, and coordinate new retreats and events, both in-studio and externally, to build community and grow brand awareness.
• Create copy for the website, email and social media announcements. 
• Create copy and marketing assets for distribution at the events.
• Finalize retreat schedules.
• Coordinate with graphics to bring all assets to life.
• Oversee the smooth running of all events.

Partners, Venues and Travel

• Maintain relationships with the hotels and studios we work with for events.
• Scout for new opportunities with new partners for wellness retreats.
• Communicate regularly with hotels while planning a retreat to share the schedule, manage room reservations, and booking of local technical team when needed.
• Develop partnerships with local businesses for collaborative events and corporate wellness initiatives.

What You Bring

• Experience in event coordination or a similar role.
• Strong organizational skills and attention to detail, with the ability to juggle several events at once.
• Warm, professional communication skills for interacting with partner hotels, clients, educators by phone and in writing.
• Comfort with CRM platforms or email marketing platforms (experience with HubSpot and Shopify is an asset).
• Ability to work collaboratively with other departments. 
• Availability to support occasional events outside regular hours, within the weekly hours below.

Working Conditions

• Location: Montréal, Québec
• Hours: Up to 20–25 hours per week
• Compensation: $24.00 - $26.00 per hour
• Status: Part-time

Why Essentrics

• You will be part of a close-knit team that cares about wellness, community and doing meaningful work together. If you love bringing people together and making every detail feel effortless for others, we would love to hear from you.