Find work in Canada.

485,444 jobs across our Canadian network. How we count

Jobs in Canada

25+ jobs

Email me new jobs Save this search

Added 1 day ago
P&
Adjoint(e) executif(ve) / Executive assistant
Pratt & Whitney
Longueuil, QC
- Full-time
Expérience confirmée en tant qu'adjoint administratif ou dans une fonction similaire auprès d’une grande équipe au niveau des opérations, avec au moins 5 ans d'expérience.
Added 2 days ago
R
Adjoint(e) executif(ve) / Executive assistant
RTX
Longueuil, QC
- Full-time
Expérience confirmée en tant qu'adjoint administratif ou dans une fonction similaire auprès d’une grande équipe au niveau des opérations, avec au moins 5 ans d'expérience.
Added 6 days ago
LP
Administrative Assistant/Adjoint(e) Administratif(ve)
Levy Pilotte LLP
Montreal, QC
- Full-time
L'adjoint(e) administratif(ve) assure la réalisation des activités de soutien en travaillant avec les associés, gestionnaires et professionnels.
Added 9 days ago
ME
Executive Assistant
Mark Edwards
Montreal, QC
- Full-time
Mark Edwards est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction organisé(e), proactif(ve) et débrouillard(e) afin d’offrir un soutien administratif et opérationnel à son équipe de haute…
Added 9 days ago
J
Support Aux Opérations / Adjoint(e) administratiif(ve)
JLL
Bromont, QC · CAN-CLIENT Bromont-IBM - Bromont
- Full-time
Support Aux Opérations / Adjoint(e) administratif(ve) – JLL
Added 9 days ago
AH
Receptionist
Axxel HR
Montreal, QC
- Full-time
Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) réceptionniste et adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à une entreprise bien établie dans les secteurs de l'immobilier et de la…
Added 9 days ago
AL
Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) - Produits nutritionnels (Montréal)
Abbott Laboratories
Montreal, QC
- Full-time
À titre d'adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve):
Added 10 days ago
A
Adjoint.e administratif.ve
Altis
Montreal, QC
- $65,000 to $75,000 CAD / year
- Full-time
…droit auprès de membres de la direction? Nous recrutons un·e adjoint·e administratif·ve pour se joindre à un bureau montréalais en pleine croissance dans le secteur des services…
Added 10 days ago
AC
Office Administrator / Bookkeeper / HR Administrator
ACA Construction Inc.
Montreal, QC
- Full-time
Adjoint(e) administratif(ve), RH et tenue de livres / Office, HR & Bookkeeping Administrator
Added 10 days ago
L
Administrative Assistant - Operations and Construction/Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction
Leyad
Montreal, QC
- Full-time
Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction hautement organisé(e) et proactif(ve) afin de fournir un soutien administratif à nos équipes des…
Added 10 days ago
CH
Adjoint(e) Administratif(ve) / Administrative assistant
CBI Health
Pointe-Claire, QC
- Full-time
Added 10 days ago
A
Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) - Produits nutritionnels (Montréal)
Abbott
Montreal, QC
- Full-time
À titre d'adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve):
Added 12 days ago
GE
Adjoint(e) administratif (ve)
GFL Environmental Inc.
Quebec, QC
- Full-time
Added 12 days ago
MW
Administrative Assistant
Manulife Wealth
Montreal, QC
- Full-time
Je suis à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps plein pour se joindre à mon équipe chez Gestion de patrimoine Manuvie.
Added 16 days ago
MS
Consultant Conversion - Tech Admin Office II, NEX : Job Level - Associate
Morgan Stanley
Montreal, QC
- Full-time
…recherchons une personne pour se joindre à notre équipe à titre d’Adjoint(e) administratif(ve) afin de soutenir les intervenant(e)s clés et les activités opérationnelles du bureau grâce à…
Added 17 days ago
H
Bilingual Recruiter
Hays
Montreal, QC
- $32 to $35 CAD / hour
- Contract
Added 18 days ago
CA
Adjoint(e) administratif(ve)
Centurion Asset Management Inc.
Montreal, QC
- Full-time
Added 18 days ago
CA
Adjoint(e) administratif(ve)
Centurion Asset Management Inc.
Montreal, QC
- Full-time
Added 22 days ago
C&
Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant
Clyde & Co
Montreal, QC
- Full-time
L’adjoint.e administratif.ve soutient un groupe d’avocat·e·s et d’adjoint·e·s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux…
Added 1 month ago
GL
Talent & Office Coordinator
Groupe Lemur, Inc
Montreal, QC
- Full-time
…l'entreprise par le recrutement complet. Ce poste équilibre le soutien administratif et personnel de haut niveau pour le président et le chef de la direction financière avec l'exécution…
Added 1 month ago
VC
Adjoint(e) administratif(ve) juridique | Legal Administrative Assistant
Valsoft Corporation
Montreal, QC · Saint-Laurent, Quebec
- Full-time
Valsoft est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) juridique pour se joindre à notre équipe à Montréal, Québec. Relevant de la parajuriste en chef, cette personne offrira un…
Added 1 month ago
UT
Senior Administrative Assistant, Organ Delivery Systems
United Therapeutics Corporation
Bromont, QC
- Full-time
Added 1 month ago
AS
Executive Assistant- Bilingual (EN/FR)
Admiral Security and Investigations
Dieppe, NB
- $50,000 to $55,000 CAD / year
- Full-time
Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir la direction. Ce poste exige des compétences organisationnelles exceptionnelles,…
Added 2 months ago
E
Administrative Assistant / Adjoint administratif
Evlv
Quebec, QC · Greater Quebec City Metropolitan Area
- Full-time
Adjoint(e) administratif(ve) et transactionnel(le)
Added 2 months ago
M
Administrative Assistant / Adjoint(e) administratif(ve)
MNP
Saguenay, QC · Chicoutimi, QC
- Full-time

Evlv

Administrative Assistant / Adjoint administratif

Quebec, QC, Canada
Greater Quebec City Metropolitan Area, Canada

Full-time

Apply About employer

Applications open in a new tab.

Job details

Job type: Full-time
Posting language: English · French
Posted: Aug 25, 2026

Original job description

English section of this bilingual listing.

📣 WE’RE HIRING

Are you highly organized, resourceful, and someone who loves keeping things moving?

We are looking for a proactive and detail-oriented professional to play a key role in the day-to-day management of commercial real estate files, from listing preparation and marketing through to the successful closing of transactions.

Working directly with an active broker, you will take ownership of many of the administrative and transaction-related responsibilities that keep client files moving efficiently.

🔑 Your key responsibilities

🏢 Listings & Marketing

Gather and organize property information and documentation
Prepare listing presentations in PowerPoint
Coordinate photographers, signage and external suppliers
Enter and maintain listings in Centris
Assist with the preparation and updating of marketing materials
Create and maintain organized digital files

📝 Transaction Coordination

Organize and file transaction documents
Track important conditions and deadlines, including inspections, financing and notarial signatures
Follow up with buyers and sellers throughout the transaction
Coordinate documents and signing dates with notaries
Handle invoicing and transaction-file updates

📅 Scheduling & Coordination

Schedule property tours, presentations and client meetings
Confirm appointments and send reminders
Assist with calendar management
Prioritize multiple files based on urgency
Maintain and segment the client database
Schedule follow-ups and reminders

✨ Who we’re looking for

You may be a great fit if you are:

Exceptionally organized, structured and detail-oriented
Independent and comfortable managing multiple files at once
Professional and courteous in your communications
Client-service focused
Comfortable using Microsoft Office, PowerPoint, Dropbox and digital tools
Curious and open to using AI tools to work smarter and more efficiently

Previous administrative assistant experience is preferred.

Experience in real estate and familiarity with the Quebec real estate transaction process are strong assets.

🚀 Why this role?

This is an opportunity to become a true operational partner to a growing real estate professional.

We’re looking for more than someone who checks tasks off a list. We want someone who enjoys taking ownership, anticipating what comes next, and keeping every detail on track.

Read the full bilingual original

📣 NOUS RECRUTONS | WE’RE HIRING

Adjoint(e) administratif(ve) et transactionnel(le)

📍 Québec, QC

💼 Temps plein

💰 Salaire pouvant atteindre 60 000 $

Vous êtes organisé(e), autonome et aimez quand les choses avancent?

Nous recherchons une personne rigoureuse et proactive pour jouer un rôle clé dans la gestion quotidienne de dossiers immobiliers commerciaux, de la mise en marché jusqu’à la conclusion des transactions.

Vous travaillerez directement avec un courtier actif et prendrez en charge une grande partie du volet administratif et transactionnel afin d’assurer une expérience fluide et professionnelle pour les clients.

🔑 Vos principales responsabilités

🏢 Inscriptions et mise en marché

Recueillir et organiser les informations relatives aux propriétés
Préparer des présentations d’inscription PowerPoint
Coordonner les photographes, enseignes et autres fournisseurs
Saisir et maintenir les inscriptions dans Centris
Collaborer à la préparation et à la mise à jour des outils marketing
Organiser les dossiers et documents numériques

📝 Gestion des transactions

Organiser et classer les documents transactionnels
Suivre les conditions et échéances : inspection, financement, notaire, etc.
Effectuer les suivis auprès des acheteurs, vendeurs et professionnels impliqués
Coordonner les documents et dates de signature avec les notaires
Assurer la facturation et la mise à jour des dossiers

📅 Organisation et coordination

Planifier les visites, présentations et rencontres clients
Confirmer les rendez-vous et effectuer les rappels
Participer à la gestion de l’agenda
Prioriser efficacement plusieurs dossiers selon leur niveau d’urgence
Maintenir et segmenter la base de données clients
Programmer les rappels et suivis

✨ Le profil recherché

Vous pourriez être la bonne personne si vous êtes :

Très organisé(e), structuré(e) et attentif(ve) aux détails
Autonome et à l’aise avec plusieurs dossiers simultanément
Professionnel(le) et courtois(e) dans vos communications
Orienté(e) vers le service à la clientèle
À l’aise avec Microsoft Office, PowerPoint, Dropbox et les outils numériques
Curieux(se) et ouvert(e) à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour travailler plus efficacement

Une expérience comme adjoint(e) administratif(ve) est recherchée.

Une expérience en immobilier ainsi qu’une bonne compréhension du processus transactionnel immobilier au Québec constituent des atouts importants.

🚀 Pourquoi ce rôle?

Il s’agit d’une occasion de devenir un véritable pilier opérationnel auprès d’un professionnel en pleine croissance.

Nous cherchons plus qu’une personne qui exécute des tâches : nous voulons quelqu’un qui aime prendre les choses en main, anticiper les prochaines étapes et garder les dossiers parfaitement organisés.

-----------------------------------------------------------------------

📣 WE’RE HIRING

Administrative & Transaction Coordinator

📍 Québec City, QC

💼 Full-Time

💰 Salary Up to $60k

Are you highly organized, resourceful, and someone who loves keeping things moving?

Working directly with an active broker, you will take ownership of many of the administrative and transaction-related responsibilities that keep client files moving efficiently.

🔑 Your key responsibilities

🏢 Listings & Marketing

Gather and organize property information and documentation
Prepare listing presentations in PowerPoint
Coordinate photographers, signage and external suppliers
Enter and maintain listings in Centris
Assist with the preparation and updating of marketing materials
Create and maintain organized digital files

📝 Transaction Coordination

Organize and file transaction documents
Track important conditions and deadlines, including inspections, financing and notarial signatures
Follow up with buyers and sellers throughout the transaction
Coordinate documents and signing dates with notaries
Handle invoicing and transaction-file updates

📅 Scheduling & Coordination

Schedule property tours, presentations and client meetings
Confirm appointments and send reminders
Assist with calendar management
Prioritize multiple files based on urgency
Maintain and segment the client database
Schedule follow-ups and reminders

✨ Who we’re looking for

You may be a great fit if you are:

Exceptionally organized, structured and detail-oriented
Independent and comfortable managing multiple files at once
Professional and courteous in your communications
Client-service focused
Comfortable using Microsoft Office, PowerPoint, Dropbox and digital tools
Curious and open to using AI tools to work smarter and more efficiently

Previous administrative assistant experience is preferred.

Experience in real estate and familiarity with the Quebec real estate transaction process are strong assets.

🚀 Why this role?

This is an opportunity to become a true operational partner to a growing real estate professional.

We’re looking for more than someone who checks tasks off a list. We want someone who enjoys taking ownership, anticipating what comes next, and keeping every detail on track.

Apply About employer

More about this job

Responsibilities

Manage the daily administrative and transactional aspects of commercial real estate files from listing to closing. Coordinate marketing materials, track transaction deadlines, and handle scheduling and client communications for a real estate broker.

Requirements

Previous experience as an administrative assistant is required, with real estate experience and knowledge of Quebec's transaction process being strong assets. Candidates must be highly organized, proficient in Microsoft Office, and open to using AI tools for efficiency.

Skills

Administrative Support
Transaction Coordination
Real Estate Marketing
Calendar Management
Microsoft Office
PowerPoint
Dropbox
Centris
Digital File Organization
Invoicing
Scheduling
Attention to Detail
Customer Service
AI Tools
Time Management

Visa sponsorship

Not detected in the job text

Keywords

Commercial Real Estate
Centris
Transaction Coordination
Listing Presentations
Notarial Signatures
Property Tours
Digital Organization
Microsoft Office
PowerPoint
Dropbox
Artificial Intelligence
Client Database
Quebec Real Estate
Administrative Support
Marketing Tools

Report this job