Administrative Assistant / Adjoint administratif

📣 NOUS RECRUTONS | WE’RE HIRING

Adjoint(e) administratif(ve) et transactionnel(le)

📍 Québec, QC

💼 Temps plein

💰 Salaire pouvant atteindre 60 000 $

Vous êtes organisé(e), autonome et aimez quand les choses avancent?

Nous recherchons une personne rigoureuse et proactive pour jouer un rôle clé dans la gestion quotidienne de dossiers immobiliers commerciaux, de la mise en marché jusqu’à la conclusion des transactions.

Vous travaillerez directement avec un courtier actif et prendrez en charge une grande partie du volet administratif et transactionnel afin d’assurer une expérience fluide et professionnelle pour les clients.

🔑 Vos principales responsabilités

🏢 Inscriptions et mise en marché

• Recueillir et organiser les informations relatives aux propriétés
• Préparer des présentations d’inscription PowerPoint
• Coordonner les photographes, enseignes et autres fournisseurs
• Saisir et maintenir les inscriptions dans Centris
• Collaborer à la préparation et à la mise à jour des outils marketing
• Organiser les dossiers et documents numériques

📝 Gestion des transactions

• Organiser et classer les documents transactionnels
• Suivre les conditions et échéances : inspection, financement, notaire, etc.
• Effectuer les suivis auprès des acheteurs, vendeurs et professionnels impliqués
• Coordonner les documents et dates de signature avec les notaires
• Assurer la facturation et la mise à jour des dossiers

📅 Organisation et coordination

• Planifier les visites, présentations et rencontres clients
• Confirmer les rendez-vous et effectuer les rappels
• Participer à la gestion de l’agenda
• Prioriser efficacement plusieurs dossiers selon leur niveau d’urgence
• Maintenir et segmenter la base de données clients
• Programmer les rappels et suivis

✨ Le profil recherché

Vous pourriez être la bonne personne si vous êtes :

• Très organisé(e), structuré(e) et attentif(ve) aux détails
• Autonome et à l’aise avec plusieurs dossiers simultanément
• Professionnel(le) et courtois(e) dans vos communications
• Orienté(e) vers le service à la clientèle
• À l’aise avec Microsoft Office, PowerPoint, Dropbox et les outils numériques
• Curieux(se) et ouvert(e) à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour travailler plus efficacement

Une expérience comme adjoint(e) administratif(ve) est recherchée.

Une expérience en immobilier ainsi qu’une bonne compréhension du processus transactionnel immobilier au Québec constituent des atouts importants.

🚀 Pourquoi ce rôle?

Il s’agit d’une occasion de devenir un véritable pilier opérationnel auprès d’un professionnel en pleine croissance.

Nous cherchons plus qu’une personne qui exécute des tâches : nous voulons quelqu’un qui aime prendre les choses en main, anticiper les prochaines étapes et garder les dossiers parfaitement organisés.

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📣 WE’RE HIRING

Administrative & Transaction Coordinator

📍 Québec City, QC

💼 Full-Time

💰 Salary Up to $60k

Are you highly organized, resourceful, and someone who loves keeping things moving?

We are looking for a proactive and detail-oriented professional to play a key role in the day-to-day management of commercial real estate files, from listing preparation and marketing through to the successful closing of transactions.

Working directly with an active broker, you will take ownership of many of the administrative and transaction-related responsibilities that keep client files moving efficiently.

🔑 Your key responsibilities

🏢 Listings & Marketing

• Gather and organize property information and documentation
• Prepare listing presentations in PowerPoint
• Coordinate photographers, signage and external suppliers
• Enter and maintain listings in Centris
• Assist with the preparation and updating of marketing materials
• Create and maintain organized digital files

📝 Transaction Coordination

• Organize and file transaction documents
• Track important conditions and deadlines, including inspections, financing and notarial signatures
• Follow up with buyers and sellers throughout the transaction
• Coordinate documents and signing dates with notaries
• Handle invoicing and transaction-file updates

📅 Scheduling & Coordination

• Schedule property tours, presentations and client meetings
• Confirm appointments and send reminders
• Assist with calendar management
• Prioritize multiple files based on urgency
• Maintain and segment the client database
• Schedule follow-ups and reminders

✨ Who we’re looking for

You may be a great fit if you are:

• Exceptionally organized, structured and detail-oriented
• Independent and comfortable managing multiple files at once
• Professional and courteous in your communications
• Client-service focused
• Comfortable using Microsoft Office, PowerPoint, Dropbox and digital tools
• Curious and open to using AI tools to work smarter and more efficiently

Previous administrative assistant experience is preferred.

Experience in real estate and familiarity with the Quebec real estate transaction process are strong assets.

🚀 Why this role?

This is an opportunity to become a true operational partner to a growing real estate professional.

We’re looking for more than someone who checks tasks off a list. We want someone who enjoys taking ownership, anticipating what comes next, and keeping every detail on track.