Executive Assistant
- Version française ci-dessous *
14-Month Temporary Position – Montreal – Hybrid
Fasken is seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support the Head of Marketing and Business Development (HMBD). This role provides critical executive support in a fast-paced environment, handling administrative duties, coordinating with internal and external clients, and assisting with special projects. The successful candidate will be detail-oriented, able to handle confidential information, and skilled in anticipating the HMBD’s needs.
Primary Responsibilities:
- Project Management & Integration: Lead coordination of marketing initiatives and special projects, leveraging project tracking tools and dashboards. Ensure seamless execution and on-time delivery by applying advanced technical tools and automation where possible.
- Meeting Preparation: Prepare sophisticated, visually compelling PowerPoint presentations and briefing materials. Utilize digital tools to compile and summarize data. Attend meetings to take minutes, record action items, and follow up using shared task management platforms.
- Communication & Coordination: Act as the HMBD’s primary point of contact and handles sensitive communications with discretion:. Use advanced Outlook features, such as flags, categories and to manage communication flow and ensure timely, professional responses.
- Financial & Data Support: Assist with budget tracking and reporting using Excel and other financial tools. Build and maintain reporting templates and dashboards to support marketing performance reviews.
- Calendar & Email Management: Independently manage the CMO’s complex calendar using advanced Outlook functions (e.g., shared calendars, scheduling polls, priority flags). Monitor and triage emails, drafting responses and escalating critical items as needed.
- Documentation & Presentations: Prepare high-impact reports, memos, and business documents. Be an expert in PowerPoint, designing polished, brand-aligned decks for internal and external audiences.
- Event Coordination: Use event management platforms to organize and support internal and external events, ensuring flawless logistics and branded materials.
- Travel Management: Coordinate intricate travel plans across time zones using digital booking tools. Prepare detailed itineraries and contingency options.
- Senior Marketing Team Support: Provide high-level administrative and project support to senior team members. Anticipate team needs and proactively address tech-based challenges or gaps.
- Confidentiality & Discretion: Handle sensitive information with strict professionalism, ensuring secure digital storage and communication practices.
Why join Fasken?
- For a competitive total compensation package, including a bonus program;
- For a flexible workplace integrating teleworking in which life balance is at the heart of our priorities;
- For a health and wellness reimbursement program, an insurance plan that adapts to your needs, telemedicine services and a generous retirement savings plan;
- For a friendly work atmosphere where the values of respect, openness, innovation, diversity, equity and inclusion are put forward;
- For a culture and leaders who promote an excellent employee experience by prioritizing autonomy, recognition, collaboration and the development of full potential;
- To be part of a company that is committed and gives back to the community;
- For bright, ergonomic offices and a gym with equipment and sports classes available to all.
Required Knowledge and Experience:
- A post-secondary degree or diploma in business administration, marketing, or a related field.
- Minimum 5–7 years as an Executive Assistant supporting C-suite executives, ideally in a marketing or professional services setting.
- Bilingual (English and French) with excellent verbal and written communication skills.
- Expert-level proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Outlook and PowerPoint - including advanced calendar management, conditional formatting, slide master design, and visual storytelling.
- Strong Excel capabilities (e.g., pivot tables, formulas, conditional formatting) and fluency with digital collaboration tools (e.g., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat).
- Demonstrated comfort working with marketing and business systems (e.g., CRM, CMS, event platforms).
- Highly organized with exceptional attention to detail and the ability to manage competing priorities in a fast-paced, tech-enabled environment.
- Strong communication skills with experience drafting professional correspondence and executive-level documents.
- Ability to exercise discretion, anticipate needs, and resolve issues proactively.
- Flexibility to work outside regular business hours for high-priority matters or events.
AI Disclosure
Please note that artificial intelligence tools may be used to assist in screening, assessing, or selecting applicants for this position.
About Fasken
As a premier law firm with over 900 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. We are dedicated to shaping the future our clients want, precisely when it matters most. For more information, visit fasken.com.
Diversity and Inclusion
At Fasken, we believe in a diverse workplace made up of people with unique experiences and qualities. It is important that all our members find our workplace welcoming and caring. An inclusive workplace creates a fair environment where people are respected and valued.
Accessibility and Accommodation
It is important to our Firm that all its members, including those with disabilities, find our workplace to be welcoming and supportive. Reasonable accommodations are available on request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the selection process.
Background and Reference Checks
Any offer of employment may be conditional upon references and full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and educational verifications.
NO AGENCIES, PLEASE.
- -
Adjoint.e de direction
Poste temporaire (14 mois de contrat) – Montréal - Hybride
Fasken est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) de direction ayant un sens aigu de l’organisation et sachant faire preuve de proactivité pour soutenir la Chef, Marketing et développement des affaires (ci-après, « chef du marketing »). La personne titulaire du poste fournira un soutien essentiel dans un environnement exigeant en s’occupant des tâches administratives, en assurant la coordination avec les clients internes et externes et en contribuant à des projets spéciaux. Elle devra avoir un grand souci du détail, être capable de traiter des renseignements confidentiels et savoir anticiper les besoins de sa supérieure.
Les défis que nous te proposons :
- Gestion et intégration de projets : Coordonner les initiatives de marketing et les projets spéciaux, en utilisant des outils de suivi de projets et des tableaux de bord. Assurer une exécution fluide et une livraison dans les délais impartis en utilisant des outils techniques avancés et en recourant à l’automatisation, lorsque possible;
- Préparation des réunions : Préparer des présentations PowerPoint et des documents d’information sophistiqués et visuellement attrayants. Utiliser des outils numériques pour compiler et résumer des données. Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux, consigner les mesures à prendre et assurer un suivi au moyen des plateformes de gestion des tâches partagées;
- Communication et coordination : Agir à titre de point de contact principal de la chef du marketing et gérer les communications sensibles avec discrétion. Utiliser les fonctions avancées d’Outlook, comme les indicateurs et les catégories, pour gérer les flux de communication et répondre en temps opportun et de manière professionnelle;
- Soutien lié aux finances et aux données : Aider au suivi budgétaire et à l’établissement de rapports à l’aide d’Excel et d’autres outils financiers. Élaborer et tenir à jour des modèles de rapports et des tableaux de bord pour soutenir les évaluations du rendement de l’équipe du marketing;
- Gestion du calendrier et des courriels : Gérer de façon indépendante le calendrier complexe de la chef du marketing à l’aide des fonctions avancées d’Outlook (p. ex., calendriers partagés, sondages de disponibilité, indicateurs de priorité). Surveiller et trier les courriels, rédiger des réponses et acheminer à l’échelon supérieur les questions critiques, s’il y a lieu;
- Documentation et présentations : Préparer des rapports, des notes de service et des documents professionnels à fort impact. Maîtriser PowerPoint, élaborer des présentations soignées et conformes à notre marque à l’intention de publics internes et externes;
- Coordination d’événements: Utiliser les plateformes de gestion d’événements pour organiser et soutenir les événements internes et externes, en assurant une logistique impeccable et du matériel de marque;
- Gestion des déplacements : Coordonner des programmes de voyage complexes dans plusieurs fuseaux horaires à l’aide d’outils de réservation numériques. Préparer des itinéraires détaillés et des options en cas d’imprévus;
- Soutien aux membres séniors de l’équipe du marketing : Fournir un soutien administratif général et une aide à la réalisation de projets aux membres séniors de l’équipe. Anticiper les besoins de l’équipe et répondre de manière proactive aux défis ou aux lacunes techniques;
- Confidentialité et discrétion : Traiter les informations sensibles avec un grand professionnalisme, en s’assurant que le stockage numérique et les pratiques de communication sont sécurisés.
Pourquoi te joindre à Fasken?
- Pour une rémunération globale concurrentielle, incluant un programme de bonification;
- Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
- Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
- Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
- Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
- Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
- Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.
À propos de toi :
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe;
- Un minimum de 5 à 7 ans d’expérience en tant qu’Adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs, idéalement dans le domaine du marketing ou des services professionnels;
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d’Outlook et de PowerPoint, y compris la gestion des options avancées des calendriers, le formatage conditionnel, la conception de diapositives et la narration visuelle;
- Connaissance approfondie d’Excel (p. ex., tableaux croisés dynamiques, formules, formatage conditionnel) et maîtrise des outils de collaboration numérique (p. ex., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat);
- Aptitude démontrée à travailler avec des systèmes de marketing et d’affaires (p. ex., système de gestion des relations avec les clients, système de gestion de contenu, plateformes événementielles);
- Grande capacité d’organisation, souci du détail exceptionnel et aptitude à gérer des priorités concurrentes dans un environnement technologique dynamique;
- Solides compétences en communication et expérience dans la rédaction de correspondance professionnelle et de documents à l’échelon de la direction;
- Capacité à faire preuve de discrétion, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière proactive;
- Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales de bureau pour des projets ou des événements hautement prioritaires.
Déclaration sur l’IA
Des outils d’intelligence artificielle pourraient être utilisés pour aider à la présélection, à l’évaluation ou au choix des candidats pour ce poste.
Au sujet de Fasken
Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 900 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.
Diversité et inclusion
Chez Fasken, nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les gens sont respectés et valorisés.
Accessibilité et mesures d’adaptation
Notre cabinet considère comme important que tous ses membres, y compris les personnes en situation de handicap, trouvent notre lieu de travail accueillant et stimulant. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises, sur demande, dans tous les aspects du processus de sélection, pour les personnes en situation de handicap.
Vérification des antécédents et des références
Toute offre d’emploi peut être conditionnelle à la vérification des références ainsi qu’à des vérifications complètes des antécédents (casier judiciaire, dossier de crédit, antécédents professionnels et scolaires, etc.).
NOUS NE COMMUNIQUERONS AVEC AUCUNE AGENCE DE PLACEMENT.