Traffic Clerk

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Commis à la logistique

Sommaire du poste

Relevant du coordonnateur principal de la logistique, le ou la commis à la logistique joue un rôle clé dans le bon déroulement des opérations logistiques quotidiennes en assurant le traitement, le suivi et la gestion des documents d’expédition et de dédouanement pour les envois entrants et sortants. En étroite collaboration avec les équipes internes, les partenaires externes et les services de messagerie, la personne titulaire du poste est responsable de la saisie de données, de la documentation liée à la conformité et du soutien administratif. Elle contribue ainsi à assurer le traitement efficace et exact des expéditions dans un environnement dynamique.

Principales responsabilités

• Saisir et mettre à jour les renseignements relatifs aux expéditions en transit dans le système ERP, en veillant à ce que les données soient exactes et saisies dans les délais requis.
• Préparer et traiter les documents d’expédition quotidiens destinés aux clients B2B (entreprises) et B2C (consommateurs), notamment en vérifiant l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements.
• Coordonner l’emballage et l’expédition des échantillons, en veillant à ce que tous les documents d’expédition requis soient préparés et remplis correctement.
• Préparer et transmettre les documents et les renseignements nécessaires au dédouanement des envois entrants par service de messagerie, en s’assurant que tous les éléments requis sont fournis avec exactitude et dans les délais afin d’éviter les retards de dédouanement.
• Traiter les expéditions sortantes par FedEx, notamment en préparant les étiquettes d’expédition et tous les documents requis.
• Maintenir à jour les données et la documentation liées à la CPSC (Consumer Product Safety Commission), en veillant à ce que les expéditions concernées respectent les exigences applicables.
• Vérifier les documents d’expédition et les renseignements relatifs aux envois afin de repérer toute information manquante, incomplète ou inexacte, et signaler les écarts aux membres de l’équipe concernés.
• Soutenir les équipes internes et externes relativement aux exigences de conformité en matière d’expédition, notamment en recueillant, en saisissant, en vérifiant et en conservant les renseignements et les documents requis.
• Fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe de logistique, notamment pour la saisie de données, la préparation de documents, le traitement des expéditions et la gestion de la documentation, ainsi que pour toute autre tâche liée aux opérations logistiques, au besoin.

Qualifications

• Posséder de 1 à 2 ans d’expérience dans un poste lié à la logistique, aux expéditions, au transport ou dans un domaine similaire.
• Connaître les procédures de préparation des factures commerciales, des listes de colisage, des étiquettes d’expédition et des autres documents de transport.
• Être en mesure de vérifier et de valider les documents d’expédition afin de repérer les renseignements manquants, incomplets ou inexacts avant l’expédition.
• Posséder de solides compétences en saisie de données et un grand souci du détail, ainsi que la capacité de traiter avec précision un volume élevé de renseignements.
• Être à l’aise avec les systèmes ERP et la saisie ainsi que la mise à jour des données relatives aux expéditions.
• Avoir une bonne connaissance de Microsoft Excel et Outlook.
• Être en mesure de repérer les écarts et d’effectuer les suivis nécessaires auprès des équipes internes ou externes afin d’obtenir les renseignements manquants ou corrigés.
• Être capable de travailler de façon autonome et au sein de l’équipe de logistique dans un environnement dynamique.
• Posséder d’excellentes habiletés de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.

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Traffic Clerk

Job Summary

Reporting to the Lead Traffic Coordinator, the Traffic Clerk plays a key role in ensuring smooth daily logistics operations by accurately processing, tracking, and maintaining shipping and customs documentation for both inbound and outbound shipments. Working closely with internal teams, external partners, and courier services, this position handles data entry, compliance documentation, and administrative support within a fast-paced environment to keep shipments moving efficiently and accurately.

Key Responsibilities

• Enter and maintain in-transit shipment information in the ERP system, ensuring information is entered accurately and in a timely manner.
• Prepare and process daily outbound shipping documents for B2B and B2C customers, including reviewing information for accuracy and completeness.
• Coordinate the packing and shipment of samples, ensuring all required shipping documentation is accurately prepared and completed.
• Prepare and provide documentation and information for inbound customs clearance of courier shipments, ensuring all required documentation and information is provided accurately and promptly to avoid clearance delays.
• Process outbound FedEx shipments, including preparing shipping labels and all required shipping documentation Maintain and update CPSC-related data and documentation, ensuring applicable shipments meet CPSC requirements.
• Review shipping documents and shipment information for missing, incomplete or inaccurate details and communicate discrepancies to appropriate team members.
• Assist internal and external teams with shipping compliance requirements by collecting, entering, reviewing and maintaining required shipment information and documentation.
• Provide daily administrative and clerical support to the Logistics team, including data entry, document preparation, shipment processing and documentation, and other traffic-related tasks as needed.

Qualifications

• 1–2 years of experience in a Traffic, Logistics, Shipping, or similar role.
• Familiarity with preparing Commercial Invoices, Packing Lists, Shipping Labels, and other shipping documentation.
• Ability to review and validate shipping documents for missing, incomplete, or incorrect information prior to shipment.
• Strong data-entry skills and attention to detail, with the ability to accurately process a high volume of information
• Comfortable working with ERP systems and entering and maintaining shipment-related data.
• Working knowledge of Microsoft Excel and Outlook.
• Ability to identify discrepancies and follow up with the appropriate internal or external teams to obtain missing or corrected information.
• Ability to work both independently and as part of the Logistics Team in a fast-paced environment.
• Strong written and verbal communication skills.