Titre du poste : Responsable de la paie – Services partagés Canada
Entreprise : Collectif Kyu Canada (Soutenant Kepler, Sid Lee et d'autres agences du réseau)
Lieu : Hybride – Montréal (3 jours par semaine en présentiel, du mardi au jeudi)
Salaire : 85 000 $ - 105 000$ CA
Exigence linguistique : Bilinguisme (français et anglais) requis
À propos du Collectif Kyu Canada
Le Collectif Kyu est une alliance mondiale d'entreprises de premier plan dans les domaines de la création, des médias, du design et de la stratégie – incluant Kepler, Sid Lee, IDEO, et d'autres – unies par la conviction que la créativité peut avoir un impact commercial et sociétal significatif.
Nous lançons actuellement une toute nouvelle entité de services partagés Kyu au Canada, conçue pour soutenir nos agences membres à travers le pays. En consolidant les capacités opérationnelles de base en un centre unifié et performant, nous offrons à nos unités d'affaires créatives le soutien agile dont elles ont besoin pour croître. Rejoindre notre équipe canadienne de services partagés, c'est participer dès le premier jour à la création d'une plateforme d'entreprise soutenue par des organisations de renommée mondiale.
Le rôle
Nous recherchons une Responsable de la paie canadienne pour rejoindre notre équipe en pleine
croissance. En tant que Responsable de la paie canadienne, vous travaillerez avec nos équipes
RH et Finance pour agir en tant qu'experte en la matière de la paie canadienne et ambassadeurrice de la culture d'entreprise en fournissant un soutien dans plusieurs fonctions financières et de paie. Vous traiterez de bout en bout une paie précise, conforme et ponctuelle pour plusieurs entités canadiennes, tiendrez les registres de paie à jour, gérerez les versements obligatoires et assurerez la conformité fiscale multi-entités et multi provinciale. Dans ce rôle, vous pourriez également fournir un soutien de relève pour le traitement de la paie dans d'autres pays, incluant mais non limité aux États-Unis et au Royaume-Uni. Vous devrez avoir un esprit innovant, d'excellentes capacités de résolution de problèmes, de solides compétences en communication et en organisation, ainsi que la capacité de maintenir une stricte confidentialité pour protéger les informations de nos employées.
Ce que vous ferez :
- Exécuter des cycles de paie complets distincts pour plusieurs entités corporatives selon
différentes fréquences de paie et systèmes de paie.
- Gérer tous les paiements hors cycle et résoudre rapidement les rejets de dépôt direct pour
toutes les entités.
- Collaborer avec les équipes RH pour naviguer, mettre à jour et réconcilier les données des
employées sur plusieurs plateformes logicielles simultanément.
- Agir en tant qu'experte pour les demandes des employées concernant la paie et les
impôts.
- Collaborer avec les équipes financières de chaque entité pour coder et répartir les dépenses
de paie entre différents centres de coûts, départements et entités juridiques.
- Veiller à ce que notre base de données (Guru) soit maintenue avec les informations de paie
les plus récentes.
- Maintenir les lecteurs partagés de paie, les dossiers financiers des dates de paie et les
rapports.
- Assurer des déductions et des versements précis par les sociétés de paie pour le Régime de
pensions du Canada, l'assurance-emploi et les impôts sur le revenu fédéral/provincial.
- Générer et formater des rapports de données sur les employées, tant ad hoc que de routine, pour répondre aux besoins de l'entreprise.
- Émettre des Relevés d'emploi, effectuer les versements gouvernementaux et
compléter/réviser tous les sommaires de fin d'année T4 et T4A via les fournisseureuses de
paie et le portail de l'ARC.
- Soutenir les dépôts indépendants auprès de l'ARC, de Revenu Québec et des
commissions provinciales des accidents du travail pour chaque entité.
- Réviser les notes de frais des employées, les feuilles de temps, les données de congés et
les déductions de prestations pour chaque cycle de paie.
- Envoyer des communications et des rappels aux employées et aux gestionnaires concernant les échéances clés de la paie pour toutes les entités.
- Effectuer des audits réguliers des données de paie pour toutes les entités.
- Gérer les saisies de salaire, calculer et suivre les jours fériés et les vacances.
- Soutenir les réconciliations de fin de mois, de trimestre et d'année pour toutes les entités.
- Agir en tant que liaison avec les fournisseur·euse·s tiers et les agences spécifiques à chaque pays.
- Soutenir toute future implémentation de SIRH/paie centralisée/tiers selon les besoins.
- Soutenir d'autres paies mondiales selon les besoins.
Ce que vous apporterez :
- Plus de 5 ans d'expérience dans la gestion d'environnements de paie corporative complexes
et multi-entités.
- Maîtrise avancée et pratique d'un ou plusieurs systèmes de paie majeurs (Paycom, ADP,
Rippling, Workday, etc.).
- Compétences exceptionnelles en gestion du temps et en organisation pour équilibrer plusieurs calendriers de paie et échéances de dépôt.
- Capacité exceptionnelle à prioriser plusieurs livrables urgents avec une grande attention aux détails.
- Compréhension approfondie des taxes sur la paie canadienne ; normes d'emploi canadiennes, règlements de l'ARC, Revenu Québec et lois fiscales provinciales.
- Connaissances de base en comptabilité de paie.
- Capacité exceptionnelle à traduire des règlements de paie complexes en directives claires
pour la direction et les employées.
Ce que nous aimerions voir :
- Désignation de l'Institut national de la paie en tant que praticien·ne en conformité de la paie ou
gestionnaire de paie certifiée.
- Compétences Excel de niveau expert (RechercheV, tableaux croisés dynamiques).
- Expérience préalable dans le traitement de la paie américaine ou britannique.
- Expérience directe dans le soutien de migrations logicielles de paie complexes et
d'intégrations de SIRH.
- Succès avéré dans la standardisation des flux de travail et la documentation des processus.
Avantages et bénéfices
Parce que nous sommes étroitement intégrés à nos partenaires de réseau comme Sid Lee, notre équipe des services partagés bénéficie d'un programme d'avantages sociaux vibrant et à la fine pointe de l'industrie, conçu pour soutenir votre vie, votre santé et votre équilibre :
Flexibilité et congés
- Travaillez d'où vous voulez (ou presque) : Flexibilité totale en télétravail avec l'option de venir au bureau. De plus, vous pouvez travailler à l'extérieur du pays pour un maximum de 30 jours par an ! (Assurez-vous d'en parler à votre gestionnaire avant de louer un condo à Cayo Cocorico ou Santa Banana).
- Heures de base : Nous vous demandons d'être disponible entre 10h et 16h, du lundi au vendredi. Le reste de vos 35 heures peut être complété quand vous le souhaitez, autour de ces heures.
- Très longs week-ends : Avec nos longs hivers canadiens, nous nous assurons que vous ayez des pauses pour recharger vos batteries. Chaque employé admissible obtient des jours de congé supplémentaires rattachés à certains jours fériés pour créer des week-ends de 4 jours.
- Les vendredis d'été : Entre juin et septembre, si vous avez complété votre semaine de 35 heures le vendredi midi, vous avez la chance de prendre 3 vendredis après-midi de congé. L'expression « TGIF » prend tout son sens.
- Jours personnels : 6 jours personnels payés par an, que vous pouvez utiliser pour toute raison personnelle (maladie, déménagement, fête religieuse, santé mentale, etc.).
- Vacances et fermeture du temps des Fêtes : Pour votre première année, vos vacances sont calculées au prorata. En plus de vos vacances régulières, les bureaux sont fermés entre Noël et le jour de l'An.
- Temps de bien-être : Nous reconnaissons vos efforts et encourageons l'équilibre travail-vie personnelle. C'est pourquoi notre politique vous permet de prendre des congés après des périodes intenses où vous avez dépassé vos heures normales (certaines conditions s'appliquent).
- Retour des nouveaux parents : Question de leur laisser une chance de respirer, on offre aux nouveaux parents un horaire réduit de 10h à 16h pendant le mois suivant le retour de leur congé parental.
Santé, richesse et vie quotidienne
- Assurances et REER : Pour contribuer à votre santé et bien-être, nous offrons une assurance collective, partiellement payée par l'entreprise. Un petit coup de pouce pour votre #selfcare. Nous encourageons aussi votre épargne en égalant votre contribution annuelle au REER jusqu'à 2 % de votre salaire (maximum de 2 000 $ par an). C'est comme de l'argent gratuit pour votre avenir (certaines conditions s'appliquent).
- Le Bistro : Du lundi au jeudi, notre bistro sert le déjeuner de 7h à 9h et une collation à 15h. Nous prélevons une contribution de 10 $par paie (ou 1$ par jour) pour maintenir la qualité et la diversité des produits offerts. De plus, un dîner fait de produits locaux, incluant des options végétariennes ou véganes, est servi tous les jours pour 12 $.
- Allocation cellulaire : Selon la nature de votre emploi, recevez une allocation mensuelle allant de 25 $ à 75 $ (aucune facture requise).
- Avantages TI : Obtenez un remboursement de 50 $pour l'achat d'un sac d'ordinateur (une seule fois) et un remboursement de 100$ pour l'achat d'un nouveau téléphone, une fois tous les 24 mois.
- Formation continue : Une fois votre période de probation terminée, nous remboursons une partie de vos frais de scolarité pour des cours de niveau collégial ou universitaire (certaines conditions s'appliquent).
- Intégration (Université Sid Lee) : Dès votre arrivée, vous participerez à plusieurs séances de formation sur les différentes disciplines de l'agence et nos outils de travail.
- Ententes corporatives : Arrêtez de chercher des coupons ! Vous bénéficierez de plusieurs rabais tout au long de l'année auprès de nos divers partenaires.
(Le Collectif Kyu Canada et Kepler souscrivent au principe d'équité en matière d'emploi. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés.)
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Job Title: Payroll Manager – Canada Shared Services
Company: Kyu Collective Canada (Supporting Kepler, Sid Lee, and network agencies)
Location: Hybrid from our office in Montreal (3 days per week in person, Tuesday through Thursday)
Salary: $85,000 - $100,000 CAD
Language Requirement: Bilingualism (French and English) required
About Kyu Collective Canada
Kyu Collective is a global alliance of best-in-class creative, media, design, and strategy companies - including Kepler, Sid Lee, IDEO, and others - bound by a shared belief that creativity can drive meaningful business and societal impact.
We are launching a brand-new Kyu Shared Services entity in Canada, designed to empower our member agencies across the country. By consolidating core operational capabilities into a unified, high-performing hub, we provide our creative business units with the agile support they need to scale. Joining our Canadian Shared Services team places you on the ground floor of building an enterprise platform backed by world-renowned organizations.
The Role
We’re looking for a Payroll Manager to join our fast-growing team. As a Payroll Manager, you will work with our HR and Finance teams to act as the Canadian payroll subject matter expert and culture champion while providing support across multiple finance and payroll functions. You will process end to end accurate, compliant and timely payroll for multiple Canadian entities, maintain payroll records, manage statutory remittances and maintain multi entity, multi province tax compliance. In this role you may also provide backup payroll coverage for payroll processing in additional countries, included but not limited to the US and UK. You will need to have an innovative mindset, excellent problem-solving abilities, strong communication and organizational skills and the ability to maintain strict confidentiality to keep our employees’ information secure.
Key Responsibilities:
- Execute separate full cycle payrolls for multiple corporate entities on multiple payroll
frequencies and payroll systems.
- Handle all off cycle payments and troubleshoot direct deposit rejections timely across all
entities.
- Partner with the HR teams to navigate, update and reconcile employee data across multiple
software platforms simultaneously.
- Act as the subject matter expert for employee inquiries involving payroll and taxes.
- Partner with finance teams at each entity to code and allocate payroll expenses across
different cost centers, departments and legal entities.
- Ensure our database (Guru) is maintained with the most up to date payroll information
- Maintain payroll shared drives, pay date finance folders and reports.
- Ensure accurate deductions and remittances by the payroll companies for Canada Pension
- Plan, Employment Insurance, and federal/provincial income taxes.
- Generate and format employee data reports, both ad hoc and routine, in support of business needs
- Issue Records of Employment, file government remittances and complete/review all year
end T4 and T4A summaries via the payroll providers and the CRA portal.
- Support independent CRA, Revenu Quebec and provincial Workers Compensation filings for each entity.
- Review employee expenses, timesheets, and PTO data and benefit deductions for each
payroll cycle.
- Send employee and manager communications and reminders for key payroll deadlines
across all entities.
- Conduct routine payroll data audits for all entities.
- Manage wage garnishments, calculate and track statutory holiday and vacation.
- Support month end, quarter end and year end reconciliations for all entities.
- Act as a liaison with third-party vendors and country specific agencies.
- Support any future HRIS/Centralized Payroll/third party implementations as needed.
- Support additional global payrolls as needed.
What You'll bring:
- 5+ years of experience managing complex, multi entity corporate payroll environments
- Advanced, hands on proficiency with one or more major payroll systems (Paycom, ADP,
Rippling, Workday, etc)
- Exceptional time management and organizational skills to balance multiple payroll schedules and filing deadlines.
- Exceptional ability to prioritize multiple, time sensitive deliverables with strong attention to
detail
- Deep understanding of Canadian payroll taxes; Canadian employment standards, CRA
Regulations, Revenu Quebec and provincial tax laws.
- Foundational knowledge of payroll accounting
- Exceptional ability to translate complex payroll regulations into clear guidance for leadership and employees.
What we’d love to see:
- National Payroll Institute designation as a Payroll Compliance Practitioner or Certified Payroll Manager
- Expert Level Microsoft Excel Skills (Vlookups, pivot tables)
- Prior experience processing US or UK payroll
- Direct experience supporting complex payroll software migrations and HRIS integrations
- Proven success standardizing workflows and documenting processes
Perks & Benefits
Because we integrate closely with our network partners like Sid Lee, our Shared Services team gets to enjoy a vibrant, industry-leading benefits package designed to support your life, health, and work-life balance:
Flexibility & Time Off
- Work From Wherever (Or almost wherever): Fully remote flexibility with the option to work from our office. Plus, you can work outside the country for a maximum of 30 days per year! (Just make sure you talk to your manager before renting a condo in Cayo Cocorico or Santa Banana).
- Core Hours: We ask you to be available between 10 a.m. and 4 p.m., Monday to Friday. The rest of your 35-hour workweek can be completed whenever you like, around these hours.
- Extra Long Weekends: With our long Canadian winters, we should make sure we have little breaks to recharge. Each eligible employee gets extra days off attached to some holidays to create 4-day weekends.
- Summer Fridays: Between June and September, if you've completed your 35-hour workweek by Friday at noon, Summer Friday gives you the chance to take 3 Friday afternoons off. “TGIF” takes on its full meaning.
- Personal Days: Sid Lee offers six paid personal days per year. You can use them for any personal reason, such as illness, moving, religious holiday, mental health, etc.
- Vacation & Holiday Closure: For your first year, your vacation is calculated on a pro-rated basis. In addition to your regular vacation, we are closed between Christmas and New Year's Day.
- Wellness Time: We recognize your efforts and encourage work-life balance. That's why we have a policy that allows you to take time off after busy periods where you've exceeded your normal working hours (certain conditions apply).
- New Parent Transition: "Question de leur laisser une chance de respirer" - To give them a chance to breathe, we offer new parents a reduced schedule from 10 a.m. to 4 p.m. during the month following their return from parental leave.
Health, Wealth & Daily Life
- Insurance & RRSP: To contribute to your health and well-being, we offer group insurance, partially paid for by the company. A little help for your #selfcare. We also encourage your savings by matching your annual RRSP contribution up to 2% of your salary to a maximum of $2,000 per year. It's like free money for your future (certain conditions apply).
- Bistro: From Monday to Thursday, our bistro serves breakfast from 7 a.m. to 9 a.m. and a snack at 3 p.m. We withdraw a contribution of $10 per pay, or $1 per day, to maintain the quality and diversity of the products we offer. Additionally, a lunch made from local products, including vegetarian or vegan options, is served daily for $12.
- Cell Phone Allowance: Depending on the nature of your employment, you will receive a cell phone usage allowance ranging from $25 to $75 per month. No need for invoices or expense accounts.
- IT Perks: You can get a $50 reimbursement for the purchase of a laptop bag (one time only) and a $100 phone reimbursement for upgrading to a new phone, once every 24 months.
- Continuous Education: We encourage your curiosity and learning. Once your probation period is completed, we will reimburse you a portion of your tuition fees under certain conditions (courses must be at the college or university level).
- Integration (Sid Lee University): Our integration program. As soon as you arrive, you will participate in several training sessions on the various disciplines of the agency and our work tools.
- Corporate Agreements: Stop couponing because you benefit from several discounts throughout the year with our various partners.
(Kyu Collective Canada and Kepler are equal opportunity employers. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.)
