En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Sommaire du poste
Relevant de la secrétaire générale et œuvrant au sein du Secrétariat, l’agent ou l’agente de réglementation coordonne le processus d’accès aux documents de l’Université conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
La personne titulaire du poste analyse les demandes d’accès, coordonne la recherche et l’examen des documents, effectue les consultations requises et prépare des recommandations ainsi que des projets de décision pour la secrétaire générale, qui agit à titre de responsable de l’accès aux documents de l’Université.
Elle collabore également avec les Services juridiques et les responsables de la protection des renseignements personnels, contribue à la formation et à la sensibilisation de la communauté universitaire et soutient diverses activités réglementaires et de gestion documentaire du Secrétariat.
Principales responsabilités
- Gérer les demandes d’accès aux documents, de leur réception jusqu’à la réponse et à la fermeture du dossier.
- Analyser les demandes et les documents visés afin de déterminer les renseignements pouvant être communiqués ou devant être protégés conformément à la loi.
- Coordonner la recherche de documents et les consultations auprès des unités concernées, et collaborer avec les intervenants internes pour les dossiers complexes, sensibles ou comportant des enjeux de protection des renseignements personnels.
- Préparer des analyses, des recommandations et des projets de décision aux fins d’examen et de signature par la secrétaire générale, ainsi que les documents à communiquer et les caviardages requis.
- Assurer le suivi des demandes, des échéances et des dossiers afin de respecter les exigences prévues par la loi et de maintenir des outils de suivi fiables et à jour.
- Soutenir les Services juridiques dans les dossiers faisant l’objet d’un recours devant la Commission d’accès à l’information.
- Élaborer des procédures, des outils et des activités de formation et de sensibilisation, conseiller le Secrétariat en matière de gestion documentaire et contribuer à l’amélioration continue des pratiques réglementaires.
Formation, expérience et compétences recherchées
- Diplôme universitaire de premier cycle en droit, en arts, en gestion ou dans un domaine connexe, ainsi qu’un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente.
- Intérêt marqué pour la gouvernance institutionnelle et les questions réglementaires, idéalement dans le milieu de l’enseignement supérieur.
- Solides capacités d’analyse, de jugement et d’interprétation des lois, politiques et règlements.
- Excellentes aptitudes en rédaction et en communication en anglais, ainsi que capacité de communiquer en français, à l’oral et à l’écrit.
- Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers, priorités et échéances simultanément, de façon autonome et collaborative.
- Éthique professionnelle, discrétion, diplomatie et capacité à inspirer confiance dans le traitement de dossiers sensibles.
- Grand souci du détail, capacité de réflexion stratégique et aptitude à produire un travail de qualité dans un environnement exigeant.
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Position Summary
Reporting to the Secretary-General, in the office of the Secretariat the Regulatory Officer coordinates the University’s access to information process in accordance with Quebec’s Act respecting Access to documents held by public bodies and the Protection of personal information.
The Regulatory Officer reviews and analyzes access requests, coordinates document searches and reviews, conducts required consultations, and prepares recommendations and draft decisions for the Secretary-General, who serves as the University’s person responsible for access to documents.
The Regulatory Officer also works closely with Legal Services and privacy professionals, contributes to training and awareness initiatives for the University community, and supports the Secretariat’s regulatory and records management activities.
Key Responsibilities
- Manage access to information requests from receipt through response and file closure.
- Review and analyze requests and responsive records to determine what information may be disclosed or must be withheld in accordance with applicable legislation.
- Coordinate document searches and consultations with relevant University units and collaborate with internal stakeholders on complex, sensitive, or privacy-related matters.
- Prepare analyses, recommendations, and draft decisions for review and signature by the Secretary-General, as well as records for disclosure and any required redactions.
- Monitor requests, deadlines, and files to ensure compliance with statutory requirements and maintain accurate and up-to-date tracking tools.
- Support Legal Services in matters involving applications for review before the Commission d’accès à l’information.
- Develop procedures, tools, training, and awareness initiatives; advise the Secretariat on records management matters; and contribute to the continuous improvement of regulatory practices.
Education, Experience and Qualifications
- Undergraduate degree in law, arts, management, or a related field, combined with a minimum of three (3) years of relevant experience.
- Strong interest in institutional governance and regulatory matters, ideally within a higher education environment.
- Strong analytical and judgment skills, including the ability to interpret legislation, policies, and regulations.
- Excellent written and verbal communication skills in English, with the ability to communicate in French, both orally and in writing.
- Excellent organizational skills and the ability to manage multiple files, priorities, and deadlines while working both independently and collaboratively.
- Demonstrated professional integrity, discretion, diplomacy, and the ability to inspire confidence when handling sensitive matters.
- Strong attention to detail, strategic thinking skills, and the ability to produce high-quality work in a demanding environment.
