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Position Summary
The Faculty of Law is seeking a highly organized, technology-savvy McGill student to support the implementation and adoption of two new examination platforms, Ans and Schoolyear, which will be used for the first time within the Faculty.
Working closely with the Student Affairs Office, the Exam Systems Documentation & Training Assistant will familiarize themselves with both platforms and help develop the documentation, training materials, and support resources required for successful implementation. The successful candidate will play an important role in helping students, instructors, invigilators, and administrative staff navigate new examination processes and technology.
This position is ideal for a student with strong technical aptitude, excellent written communication skills, and an interest in user support, instructional design, documentation development, or technology onboarding.
Key Responsibilities
Software Learning and Testing
- Develop a strong working knowledge of the Ans and Schoolyear platforms
- Test platform functionality from the end-user perspective
- Participate in user acceptance testing and quality assurance activities
- Identify and document issues, challenges, and user experience concerns
- Assist in developing recommendations to improve user processes and workflows
Documentation and Resource Development
- Adapt vendor-provided resources for use within the Faculty of Law context
- Develop and maintain clear, user-friendly documentation for various stakeholder groups
- Create:
- Student user guides
- Faculty user guides
- Administrative procedures manuals
- Troubleshooting resources
- Frequently Asked Questions (FAQ) materials
- Exam support workflow documentation
- Knowledge base content
- Produce annotated screenshots, reference sheets, and other support materials
Training and Implementation Support
- Support the development of onboarding and training materials for students, instructors, invigilators, and administrative staff
- Create presentation materials and instructional resources to support training sessions delivered by Student Affairs staff
- Assist in the development of short instructional videos and visual learning resources
- Support implementation planning activities related to the rollout of the platforms
User Support
- Assist with responding to user questions related to Ans and Schoolyear
- Provide support during examination periods as required
- Help triage and document technical issues experienced by users
- Assist with maintaining consistent support documentation and procedures
Desired Characteristics
The ideal candidate:
- Enjoys learning new software and systems
- Can quickly identify what users need to know to be successful
- Is skilled at translating complex information into clear instructions
- Has strong problem-solving abilities
- Enjoys improving processes and user experiences
- Is comfortable working with a variety of stakeholders, including students, faculty members, and administrative staff
Deliverables
By the end of the appointment, the successful candidate may contribute to the development of:
- Student-facing user guides
- Faculty-facing user guides
- Invigilator support materials
- Administrative procedures and troubleshooting guides
- Training slide decks
- Instructional videos
- FAQ repository
- Exam support workflow maps
- Internal knowledge base resources
Hours per week: Approximately 15-20 hours per week on average; higher workload anticipated during the initial onboarding and implementation period (approximately 20-25 hours per week during the first 2-3 months)
Required
- Current non-Law McGill University student (undergraduate, master's, or doctoral)
- Strong technological aptitude and ability to learn new software systems quickly
- Excellent written and verbal communication skills in English
- Strong organizational skills and attention to detail
- Ability to communicate technical information clearly to non-technical audiences
- Experience creating professional documents, guides, or instructional materials
- Ability to work independently and manage competing priorities in a largely remote environment
- Demonstrated proficiency with Microsoft 365 applications (Word, PowerPoint, Excel, Teams)
Assets
- Experience using Ans or similar digital examination software
- Experience supporting the implementation or adoption of new technologies, systems, or processes
- Experience creating user guides, tutorials, training materials, or knowledge base documentation
- Experience producing instructional videos or visual learning resources
- Familiarity with myCourses or other learning management systems
- Knowledge of instructional design principles
- Knowledge of accessibility, inclusive design, or universal design principles
- Strong written and verbal communication skills in French
Applicants should submit:
- A résumé
- A brief cover letter outlining their interest in the position and relevant experience
- Responses (maximum 300 words each) to the following three (3) questions:
- Question 1
- Describe a software platform, application, or digital tool that you learned independently. How did you become proficient, and what strategies did you use?
- Question 2
- Describe a time when you helped others learn a new process, software tool, or system.
- Question 3
- Describe any experience you have creating written guides, tutorials, training materials, instructional resources, or documentation intended for end users.
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Sommaire du poste
La Faculté de droit est à la recherche d’un(e) étudiant(e) de McGill très organisé(e) et à l’aise avec les technologies afin de soutenir la mise en œuvre et l’adoption de deux nouvelles plateformes d’examen, Ans et Schoolyear, qui seront utilisées pour la première fois au sein de la Faculté.
En étroite collaboration avec le Bureau des affaires étudiantes, l’assistant(e) à la documentation et à la formation sur les systèmes d’examens se familiarisera avec les deux plateformes et contribuera à l’élaboration de la documentation, du matériel de formation et des ressources de soutien nécessaires à leur mise en œuvre réussie. La personne retenue jouera un rôle important afin d’aider les étudiants, les enseignants, les surveillants et le personnel administratif à se familiariser avec les nouveaux processus et outils technologiques liés aux examens.
Ce poste convient particulièrement à un(e) étudiant(e) ayant de solides aptitudes techniques, d’excellentes compétences en communication écrite et un intérêt pour le soutien aux utilisateurs, la conception pédagogique, la création de documentation ou l’intégration de nouvelles technologies.
Principales responsabilités
Apprentissage et mise à l’essai des logiciels
- Acquérir une solide connaissance pratique des plateformes Ans et Schoolyear.
- Tester les fonctionnalités des plateformes du point de vue de l’utilisateur final.
- Participer aux activités de tests d’acceptation par les utilisateurs et d’assurance qualité.
- Cerner et documenter les problèmes, les difficultés et les préoccupations liées à l’expérience utilisateur.
- Contribuer à l’élaboration de recommandations visant à améliorer les processus et les flux de travail des utilisateurs.
Élaboration de documentation et de ressources
- Adapter les ressources fournies par les fournisseurs afin de les intégrer au contexte de la Faculté de droit.
- Élaborer et maintenir une documentation claire et conviviale destinée aux différents groupes d’utilisateurs.
- Créer notamment :des guides destinés aux étudiants;des guides destinés aux enseignants;des manuels de procédures administratives;des ressources de dépannage;des foires aux questions (FAQ);de la documentation sur les flux de travail liés au soutien aux examens;du contenu pour une base de connaissances.
- Produire des captures d’écran annotées, des fiches de référence et d’autres outils de soutien.
Soutien à la formation et à la mise en œuvre
- Contribuer à l’élaboration de matériel d’intégration et de formation destiné aux étudiants, aux enseignants, aux surveillants et au personnel administratif.
- Créer des présentations et des ressources pédagogiques pour soutenir les séances de formation données par le personnel des Affaires étudiantes.
- Contribuer à la création de courtes vidéos pédagogiques et de ressources d’apprentissage visuelles.
- Participer aux activités de planification liées au déploiement des plateformes.
Soutien aux utilisateurs
- Contribuer à répondre aux questions des utilisateurs concernant Ans et Schoolyear.
- Fournir du soutien pendant les périodes d’examens, au besoin.
- Contribuer au triage et à la documentation des problèmes techniques rencontrés par les utilisateurs.
- Participer au maintien d’une documentation et de procédures de soutien cohérentes.
Qualités recherchées
La personne idéale :
- aime apprendre de nouveaux logiciels et systèmes;
- sait rapidement déterminer ce que les utilisateurs doivent savoir pour réussir;
- sait transformer des informations complexes en instructions claires;
- possède de solides aptitudes en résolution de problèmes;
- aime améliorer les processus et l’expérience utilisateur;
- est à l’aise de travailler avec différents intervenants, notamment des étudiants, des membres du corps professoral et du personnel administratif.
Livrables
Au terme de son mandat, la personne retenue pourrait contribuer à l’élaboration des éléments suivants :
- guides destinés aux étudiants;
- guides destinés aux enseignants;
- matériel de soutien pour les surveillants;
- guides de procédures administratives et de dépannage;
- présentations de formation;
- vidéos pédagogiques;
- répertoire de questions fréquemment posées (FAQ);
- schémas des flux de travail liés au soutien aux examens;
- ressources internes pour la base de connaissances.
Heures par semaine : Environ 15 à 20 heures par semaine en moyenne; une charge de travail plus élevée est prévue pendant la période initiale d’intégration et de mise en œuvre (environ 20 à 25 heures par semaine au cours des 2 à 3 premiers mois).
Exigences
- Être actuellement étudiant(e) à McGill dans un programme autre que le droit (premier cycle, maîtrise ou doctorat).
- Posséder de solides aptitudes technologiques et être capable d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels et systèmes.
- Posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais.
- Posséder de solides compétences organisationnelles et une grande attention aux détails.
- Être capable de communiquer clairement des informations techniques à des personnes non spécialisées en technologie.
- Posséder de l’expérience dans la création de documents professionnels, de guides ou de matériel pédagogique.
- Être capable de travailler de façon autonome et de gérer plusieurs priorités dans un environnement principalement à distance.
- Démontrer une bonne maîtrise des applications Microsoft 365 (Word, PowerPoint, Excel, Teams).
Atouts
- Expérience avec Ans ou un logiciel d’examen numérique similaire.
- Expérience dans le soutien à la mise en œuvre ou à l’adoption de nouvelles technologies, de nouveaux systèmes ou de nouveaux processus.
- Expérience dans la création de guides d’utilisation, de tutoriels, de matériel de formation ou de documentation pour une base de connaissances.
- Expérience dans la production de vidéos pédagogiques ou de ressources d’apprentissage visuelles.
- Connaissance de myCourses ou d’autres systèmes de gestion de l’apprentissage.
- Connaissance des principes de conception pédagogique.
- Connaissance des principes d’accessibilité, de conception inclusive ou de conception universelle.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.
Les candidats doivent soumettre :
- Un curriculum vitæ;
- Une brève lettre de présentation expliquant leur intérêt pour le poste et leur expérience pertinente;
- Des réponses (maximum de 300 mots chacune) aux trois (3) questions suivantes :
Question 1
Décrivez une plateforme logicielle, une application ou un outil numérique que vous avez appris à utiliser de façon autonome. Comment avez-vous développé votre maîtrise de cet outil et quelles stratégies avez-vous utilisées?
Question 2
Décrivez une situation dans laquelle vous avez aidé d’autres personnes à apprendre un nouveau processus, logiciel ou système.
Question 3
Décrivez toute expérience que vous avez acquise dans la création de guides écrits, de tutoriels, de matériel de formation, de ressources pédagogiques ou de documentation destinée aux utilisateurs finaux.
Minimum Education and Experience:
High School Diploma 2 Years Related Experience
Hourly Salary:
(AMUSE C) $25.00
Estimated Number of Work Hours per Week:
15 (Part time)
Position Start Date:
2026-10-19
Position End Date:
2027-06-30
Deadline to Apply:
2026-10-07
This position is covered by the AMUSE collective agreement.
McGill University hires on the basis of merit and is strongly committed to equity and diversity within its community. We welcome applications from racialized persons/visible minorities, women, Indigenous persons, persons with disabilities, ethnic minorities, and persons of minority sexual orientations and gender identities, as well as from all qualified candidates with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. McGill implements an employment equity program and encourages members of designated groups to self-identify. Persons with disabilities who anticipate needing accommodations for any part of the application process may contact, in confidence, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.
