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Jobs in Canada

25+ jobs

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Added 8 hours ago
C&
Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant
Clyde & Co
Montreal, QC
- Full-time
L’adjoint.e administratif.ve soutient un groupe d’avocat·e·s et d’adjoint·e·s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux…
Added 22 hours ago
A
Adjoint.e administratif.ve
Altis
Montreal, QC
- $65,000 to $75,000 CAD / year
- Full-time
…droit auprès de membres de la direction? Nous recrutons un·e adjoint·e administratif·ve pour se joindre à un bureau montréalais en pleine croissance dans le secteur des services…
Added 1 day ago
CD
Assistant.e chef.fe automatisation - KOOZA | Assistant Head of Automation - KOOZA
Cirque du Soleil Entertainment Group
Montreal, QC
- Full-time
Le chef de service adjoint chargé de l’automatisation aura pour mission :
Added 1 day ago
R
Adjoint(e) à la souscription/ Underwriting Assistant
REVAU
Saint-Lambert, QC
- Full-time
…axée sur les détails pour rejoindre notre équipe en tant qu’Adjoint(e) à la Souscription. Ce poste est centré sur le soutien administratif et opérationnel aux…
Added 2 days ago
M
Coordinateur(trice) des services administratifs - Administrative Services Coordinator
Moneris
Montreal, QC
- Full-time
Fournit un soutien administratif aux dirigeants en l’absence des adjoint(e)s de direction.
Added 2 days ago
SL
Adjoint(e) à la Gestion. Centre Financier- Lévis
Sun Life Québec
Levis, QC
- Full-time
Le rôle de l’adjoint ou adjointe à la gestion, centre financier est essentiel au bon déroulement des activités d’un centre financier. Ses tâches sont variées et incluent faire du service à…
Added 3 days ago
SL
Adjoint(e) à la Gestion. Centre Financier- Lévis
Sun Life
Levis, QC
- Full-time
Le rôle de l’adjoint ou adjointe à la gestion, centre financier est essentiel au bon déroulement des activités d’un centre financier. Ses tâches sont variées et incluent faire du service à…
Added 3 days ago
CC
Technicienne ou Technicien en administration - Administration Technician
Champlain College Saint-Lambert
Saint-Lambert, QC · St-Lambert, QC
- $27.78 to $37.08 CAD / hour
- Full-time
Supérieur immédiat : Adjoint à la direction des études
Added 4 days ago
CD
Assistant.e chef.fe de gréeur - OVO | Assistant Head of Rigging - OVO
Cirque du Soleil Entertainment Group
Montreal, QC
- Full-time
Chef adjoint du département, gréage - Spectacles en tournée
Added 5 days ago
C
Marketing Coordinator
Catalyste+
Toronto, ON
- Full-time
…l’équipe de marketing et de recrutement afin d’apporter un soutien administratif et de contribuer à l’élaboration de contenu. Cela inclura la supervision des échéanciers et des budgets des…
Added 5 days ago
SM
Adjoint(e) comptable bilingue
Screenco Manufacturing Ltd.
Quebec, QC · Greater Quebec City Metropolitan Area
- Full-time
L’adjoint(e) comptable bilingue (français/anglais) soutient l’équipe des finances en assurant les opérations comptables quotidiennes et en veillant à ce que les dossiers financiers soient…
Added 7 days ago
AT
Learning Specialist
AY Talent
Montreal, QC
- $75,000 to $85,000 CAD / year
- Full-time
– Concevoir, offrir et améliorer continuellement la formation destinée aux professionnel·les du droit, aux adjoint·es ainsi qu’au personnel, notamment dans le cadre de l’intégration des…
Added 8 days ago
E
Adjoint.e aux ventes - Sales Assistant
Excelpro
Montreal, QC
- Full-time
En Tant Qu’adjoint Ou Adjointe Aux Ventes, Vous Aurez Comme Mandat Principal De Jouer Un Rôle Clé Dans La Réalisation Des Projets De Production. Vos Principales Responsabilités Incluront Le…
Added 8 days ago
BI
Réceptionniste/adjoint(e) administrative - Receptionist/Administrative Assistant
Bray International, Inc.
Montreal, QC · Greater Montreal Metropolitan Area
- Full-time
…fournissant des services d'accueil professionnels, un soutien administratif et une assistance administrative à plusieurs départements. Le/la candidat (e) idéal est organisé, soucieux du…
Added 8 days ago
OH
Administrative Assistant
Ontario Health | Santé Ontario
Toronto, ON
- Full-time
Santé Ontario recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) et très organisé(e) pour fournir un soutien fiable aux directeurs, aux gestionnaires et à leurs équipes. Dans ce…
Added 9 days ago
OH
Administrative Assistant
Ontario Health
Peterborough, ON · Belleville, ON · Toronto, ON · Ottawa, ON · Port Hope, ON · Whitby, ON
- Full-time
Santé Ontario recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) et très organisé(e) pour fournir un soutien fiable aux directeurs, aux gestionnaires et à leurs équipes. Dans ce…
Added 9 days ago
C
Gestionnaire de cas sur le terrain, Bilingue - Bilingual Field Case Manager- Montreal, QC
Cencora
Montreal, QC · CAN > QC > St. Laurent > Poirier
- Full-time
Identifier les obstacles à l'obtention de la couverture d’assurance et transmettre ces renseignements au gestionnaire de programme et/ou au gestionnaire adjoint de programme;
Added 10 days ago
GL
Talent & Office Coordinator
Groupe Lemur, Inc
Montreal, QC
- Full-time
…l'entreprise par le recrutement complet. Ce poste équilibre le soutien administratif et personnel de haut niveau pour le président et le chef de la direction financière avec l'exécution…
Added 10 days ago
VC
Adjoint(e) administratif(ve) juridique | Legal Administrative Assistant
Valsoft Corporation
Montreal, QC · Saint-Laurent, Quebec
- Full-time
Valsoft est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) juridique pour se joindre à notre équipe à Montréal, Québec. Relevant de la parajuriste en chef, cette personne offrira un…
Added 11 days ago
M
Adjoint de bureau –Administrative Assistant
MDA
Saint-Bruno-de-Montarville, QC
- Full-time
Notre entreprise connaît une croissance rapide, et nous sommes à la recherche d’un adjoint de bureau dévoué pour centraliser toutes les tâches liées à l’accueil, aux installations et aux…
Added 11 days ago
QM
Adjointe de direction du chef de la direction / Executive Assistant to the CEO
Quantum Management Services Ltd.
Montreal, QC
- $90,000 USD / year
- Full-time
Êtes-vous un(e) adjoint(e) de direction expérimenté(e) qui aime aller au-delà du simple soutien administratif traditionnel?
Added 11 days ago
S
Adjoint Administratif / Reception
Securo
Dorval, QC
- Full-time
Soutien administratif et service à la clientèle
Added 15 days ago
CF
Adjoint(e) aux ventes
CI Financial
Montreal, QC
- Full-time
Une ou deux années d’expérience dans le secteur à titre d’adjoint administratif
Added 15 days ago
WM
Adjoint(e) Administratif(-ve) des opérations / Operations Specialist
Waste Management, Inc. (WM)
Montreal, QC · ANJOU, QC
- Full-time
Certificats comme adjoint(e) administratif ou secrétariat un atout
Added 15 days ago
UT
Senior Administrative Assistant, Organ Delivery Systems
United Therapeutics Corporation
Bromont, QC
- Full-time

MDA

Adjoint de bureau –Administrative Assistant

Saint-Bruno-de-Montarville, QC, J3V 6L7, Canada

Full-time

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Job details

Job type: Full-time
Posting language: English · French
Posted: Sep 22, 2026

Original job description

English section of this bilingual listing.

Reports to: Operations Manager – works closely with Building Manager

About the Role

We are expanding rapidly and need a dedicated Office Assistant to centralise all front‑desk, facilities, and office‑service functions. You will be the first point of contact for visitors, badge issuance, equipment ordering, and daily amenities.

Key Responsibilities

Area	Duties (weekly hrs)
Reception & Security	Greet visitors, issue temporary badges, maintain visitor log, receive packages, pick up the mail. Monitor badge readers, review security incident Back up Facility security Officer to: • Co-ordinates physical security of the facility; • Manages the alarm/monitoring system; • Manages security and cleaning personnel; • If applicable, liaises with any building tenants to ensure their adherence to MDA Space security requirements; and • Liaison, as necessary, with Local Police Departments.
Facilities & Amenities	Refill coffee machines, sparkling‑water taps, restroom supplies, generator fuel level checks; schedule/run dishwashers; oversee refrigerator cleaning/stocking; schedule supply replenishment orders with vendors (coffee supplies, office supplies, etc.); coordinate shipping.
Equipment Procurement (LN)	Prepare and support · ~12 weekly orders: Purchase requests, Material Service Requisition (MSR) forms. · expense claims, · track status, · maintain dashboard
Printer / Shredder Management	Refill toner/paper, log service tickets
Meeting‑Room & Lunch‑Area Coordination	AV setup, reservation management, event support
Health & Safety	Primary First aid contact, Daily walkthroughs, incident logging, escalation
Microsoft Shifts Roster	Maintain roster, generate weekly “who is onsite” reports, train supervisors
IT Front‑Desk Triage	Answer basic “where is the printer?” queries, forward technical tickets
Administrative Support	Assist onboarding/off‑boarding, maintain contact directory, provide on‑call rotation, maintain vacation schedule
Backup / Escalation	Act as on‑call backup for badge/visitor emergencies; coordinate with Building Manager for high‑risk cases

Delegation when absent: Supervisors act as rotating on‑call backups; the Building Manager steps in only for high‑risk security incidents.

Required Qualifications & Skills

High‑school diploma + college/technical training (preferred).
≥ 2 years experience in office administration, reception, or facilities coordination.
Health & Safety qualification:
- Understand provincial rules like those from CNESST for Quebec workplaces.
- Basic H&S certification: Recent standard first aid and Cardiopulmonary Resuscitation Response (CPR) course accreditation.
- Hazard Spotting: Review, find and fix common office risks.
- Emergency Plans: Help run fire drills and evacuation steps.
Strong customer‑service orientation and professional demeanor.
Excellent organizational skills; ability to manage multiple concurrent tasks.
Proficiency with Microsoft Office suite
Familiarity with security and badge‑access systems
Ability to follow detailed Standard Operating Procedures (SOP) and maintain accurate logs.
Strong written and verbal communication in both French and English.
The ability to get SECRET level status.

Preferred Experience

Prior exposure to a secure or mission‑critical environment.
Experience maintaining live desk‑maps or hot‑desking systems.
Knowledge of health‑ and‑safety practices in an office setting.
Experience with Microsoft Shifts or similar scheduling tools is a plus.

Key Performance Indicators (KPIs)

Visitor badge issuance ≤ 5 min from arrival.
LN order processing ≤ 24 hrs.
Desk‑map accuracy ≥ 98 % (quarterly spot‑check).
After‑hours badge response ≤ 15 min.
Facilities supply availability 100 % of workdays.
Staff‑presence reporting (Shifts) ≥ 90 % daily entry.

Join us and be the front‑line hub that keeps our mission‑critical centre running smoothly as we scale to thousands of staff!

Read the full bilingual original

À propos du poste

Notre entreprise connaît une croissance rapide, et nous sommes à la recherche d’un adjoint de bureau dévoué pour centraliser toutes les tâches liées à l’accueil, aux installations et aux services administratifs. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, la délivrance des badges, la commande de matériel et la gestion des services quotidiens.

Principales responsabilités

Zone	Tâches (heures hebdomadaires)
Réception et sécurité	Accueillir les visiteurs, délivrer des badges temporaires, tenir à jour le registre des visiteurs, réceptionner les colis et aller chercher le courrier. Surveiller les lecteurs de badges, examiner les incidents de sécurité Assister l’agent de sécurité des locaux dans les tâches suivantes : • Coordonner la sécurité physique des installations; • Gérer le système d’alarme et de surveillance; • Gérer le personnel de sécurité et d’entretien; • Le cas échéant, assurer la liaison avec les locataires du bâtiment afin de garantir leur respect des exigences de sécurité de MDA Space; et • Assurer la liaison, si nécessaire, avec les services de police locaux.
Installations et équipements	Recharge des machines à café, robinets d’eau gazeuse, approvisionnement des sanitaires, vérification du niveau de carburant des générateurs ; programmation et mise en marche des lave‑vaisselle; supervision du nettoyage et du réapprovisionnement des réfrigérateurs; planification des commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs (café, fournitures de bureau, etc.); coordination des expéditions.
Approvisionnement en matériel (LN)	Préparer et fournir un soutien : · Environ 12 commandes par semaine : demandes d’achat, formulaires de demande de fournitures (MSR). · demandes de remboursement de dépenses, · suivi de l’état d’avancement, · gestion du tableau de bord
Gestion des imprimantes et des déchiqueteuses	Réapprovisionnement en cartouches d’encre et en papier, enregistrement des billets d’intervention
Coordination des salles de réunion et de l’espace de restauration	Installation du matériel audiovisuel, gestion des réservations, assistance au cours des événements
Santé et sécurité	Interlocuteur principal pour les premiers secours, rondes quotidiennes, enregistrement des incidents, remontée des problèmes
Horaires de travail Microsoft	Gérer les effectifs, générer des rapports hebdomadaires sur la présence du personnel, former les superviseurs
Triage à l’accueil informatique	Répondre aux questions simples du type « Où se trouve l’imprimante? », transmettre les billets techniques
Soutien administratif	Assister à l’intégration et au départ des employés, tenir à jour le répertoire des contacts, assurer la rotation sur appel, gérer le calendrier des congés
Remplacement / Recours hiérarchique	Assurer le remplacement en cas d’urgence liée aux badges ou aux visiteurs; coordonner son intervention avec le gestionnaire des installations pour les cas à risque élevé

Délégation en cas d’absence : les superviseurs assurent à tour de rôle les remplacements sur appel; le gestionnaire des installations intervient uniquement en cas d’incidents de sécurité à risque élevé.

Qualifications et compétences requises

Diplôme d’études secondaires + formation universitaire ou technique (un atout).
≥ 2 ans d’expérience dans l’administration de bureau, l’accueil ou la coordination des installations.

Qualification en santé et sécurité :
- Maîtrise des réglementations provinciales, telles que celles de la CNESST pour les lieux de travail au Québec.
- Certification de base en santé et sécurité : Attestation récente d’un cours standard de premiers secours et de réanimation cardio-pulmonaire (RCP).
- Identification des risques : Examiner, repérer et corriger les risques courants au bureau.
- Plans d’urgence : Participer à l’organisation des exercices d’incendie et à la mise en œuvre des procédures d’évacuation.

Sens aigu du service client et attitude professionnelle.
Excellentes compétences organisationnelles; capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Connaissance des systèmes de sécurité et d’accès par badge
Capacité à respecter des procédures opérationnelles standard (SOP) détaillées et à tenir des registres précis.
Excellentes compétences en communication écrite et orale, tant en français qu’en anglais.
Capacité à obtenir une habilitation de sécurité de niveau « SECRET ».

Expérience souhaitée

Expérience préalable dans un environnement sécurisé ou critique pour la mission.
Expérience dans la gestion de plans de bureau en temps réel ou de systèmes de partage de postes de travail.
Connaissance des pratiques en matière de santé et de sécurité en milieu de bureau.
Une expérience avec Microsoft Shifts ou des outils de planification similaires est un atout.

Indicateurs de rendement clés (IRC)

Délivrance des badges visiteurs ≤ 5 min après l’arrivée.
Traitement des commandes LN ≤ 24 h.
Précision du plan de bureau ≥ 98 % (contrôle ponctuel trimestriel).
Délai de réponse pour les badges en dehors des heures d’ouverture ≤ 15 min.
Disponibilité des fournitures pour les locaux : 100 % des jours ouvrés.
Rapport de présence du personnel (équipes) : ≥ 90 % des entrées quotidiennes.

Joignez-vous à nous et soyez au cœur de nos opérations, en veillant au bon fonctionnement de notre centre essentiel à notre mission, alors que nous nous préparons à accueillir des milliers de collaborateurs!

Office Assistant – Full‑Time (40 hrs / week)

Location: St-Bruno-de-Montarville, MDA Space office

Reports to: Operations Manager – works closely with Building Manager

About the Role

Key Responsibilities

Area	Duties (weekly hrs)
Reception & Security	Greet visitors, issue temporary badges, maintain visitor log, receive packages, pick up the mail. Monitor badge readers, review security incident Back up Facility security Officer to: • Co-ordinates physical security of the facility; • Manages the alarm/monitoring system; • Manages security and cleaning personnel; • If applicable, liaises with any building tenants to ensure their adherence to MDA Space security requirements; and • Liaison, as necessary, with Local Police Departments.
Facilities & Amenities	Refill coffee machines, sparkling‑water taps, restroom supplies, generator fuel level checks; schedule/run dishwashers; oversee refrigerator cleaning/stocking; schedule supply replenishment orders with vendors (coffee supplies, office supplies, etc.); coordinate shipping.
Equipment Procurement (LN)	Prepare and support · ~12 weekly orders: Purchase requests, Material Service Requisition (MSR) forms. · expense claims, · track status, · maintain dashboard
Printer / Shredder Management	Refill toner/paper, log service tickets
Meeting‑Room & Lunch‑Area Coordination	AV setup, reservation management, event support
Health & Safety	Primary First aid contact, Daily walkthroughs, incident logging, escalation
Microsoft Shifts Roster	Maintain roster, generate weekly “who is onsite” reports, train supervisors
IT Front‑Desk Triage	Answer basic “where is the printer?” queries, forward technical tickets
Administrative Support	Assist onboarding/off‑boarding, maintain contact directory, provide on‑call rotation, maintain vacation schedule
Backup / Escalation	Act as on‑call backup for badge/visitor emergencies; coordinate with Building Manager for high‑risk cases

Delegation when absent: Supervisors act as rotating on‑call backups; the Building Manager steps in only for high‑risk security incidents.

Required Qualifications & Skills

High‑school diploma + college/technical training (preferred).
≥ 2 years experience in office administration, reception, or facilities coordination.

Health & Safety qualification:
- Understand provincial rules like those from CNESST for Quebec workplaces.
- Basic H&S certification: Recent standard first aid and Cardiopulmonary Resuscitation Response (CPR) course accreditation.
- Hazard Spotting: Review, find and fix common office risks.
- Emergency Plans: Help run fire drills and evacuation steps.

Strong customer‑service orientation and professional demeanor.
Excellent organizational skills; ability to manage multiple concurrent tasks.
Proficiency with Microsoft Office suite
Familiarity with security and badge‑access systems
Ability to follow detailed Standard Operating Procedures (SOP) and maintain accurate logs.
Strong written and verbal communication in both French and English.
The ability to get SECRET level status.

Preferred Experience

Prior exposure to a secure or mission‑critical environment.
Experience maintaining live desk‑maps or hot‑desking systems.
Knowledge of health‑ and‑safety practices in an office setting.
Experience with Microsoft Shifts or similar scheduling tools is a plus.

Key Performance Indicators (KPIs)

Visitor badge issuance ≤ 5 min from arrival.
LN order processing ≤ 24 hrs.
Desk‑map accuracy ≥ 98 % (quarterly spot‑check).
After‑hours badge response ≤ 15 min.
Facilities supply availability 100 % of workdays.
Staff‑presence reporting (Shifts) ≥ 90 % daily entry.

Join us and be the front‑line hub that keeps our mission‑critical centre running smoothly as we scale to thousands of staff!

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More about this job

Responsibilities

The Office Assistant will serve as the primary point of contact for visitors and manage daily facility operations, including security, equipment procurement, and office services. They are responsible for maintaining office safety, coordinating meeting spaces, and supporting administrative tasks such as employee onboarding.

Requirements

Candidates must have at least two years of experience in office administration or facilities coordination and possess a high school diploma with additional technical training. Proficiency in Microsoft Office, knowledge of health and safety regulations, and the ability to obtain a SECRET level security clearance are required.

Skills

Office administration
Reception
Facilities coordination
Microsoft Office
Security systems
Badge access systems
First aid
CPR
Health and safety
Customer service
Organizational skills
Communication
Incident reporting
Procurement
Inventory management

Visa sponsorship

Not detected in the job text

Keywords

Office Assistant
Reception
Facilities Management
Security
Microsoft Office
Procurement
First Aid
CPR
Health and Safety
CNESST
Inventory Control
Administrative Support
Security Clearance
Incident Logging
Standard Operating Procedures
Customer Service
Logistics
Facility Security
Microsoft Shifts
Onboarding

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