Bilingual Labour Relations Assistant (Litigation)

Location: Ottawa, ON Canada

Type: Permanent Full-time

Group/Grade: Bargaining Unit/ Support Grade 2

Rate: $69,660.82 (start)

Date: November 12, 2026

The Ontario Nurses’ Association (ONA) is Canada’s largest nurses’ union. We are powered by our members - 68,000 nurses and health-care professionals, and 18,000 nursing student affiliates - who provide care in hospitals, long-term care, public health, the community, clinics and industry.

Our mission is to defend the rights of and advocate for nurses and health-care professionals who care for the health of Ontarians. We empower members and fight against unfair and unsafe treatment, negotiate and enforce our contracts, offer benefits and insurance, provide tailored education and development opportunities and much more. We confront governments, administrations and other policymakers head on to fight for high-quality public health care.

ONA is seeking to hire a Bilingual Labour Relations Assistant for the Litigation Team in the Ottawa Office. This posting is for an existing vacancy. ONA’s litigation team consists of 20 litigators engaged in an active labour practice, led by the Manager, Litigation.

ONA is seeking a legal assistant to provide administrative and clerical support to litigators for a labour practice involving labour arbitration, labour board, human rights tribunal, and other legal proceedings. This would include handling legal and administrative tasks, overall file management, processing of grievances to arbitration, scheduling and calendar management, document database management, assistance in preparing pleadings and legal documents, and other support to litigators as required.

Our ideal candidate will demonstrate expertise, judgment and independence to provide advanced-level administrative support across their team with a professional and service-focused approach. With a high attention to detail and a motivation to take initiative, the successful candidate will be accountable for providing support to members and staff, in collaboration with our Litigators.

This is what else you can expect from this dynamic role:

• Assist the litigator by organizing and supporting their labour practice involving labour arbitration, labour board, human rights and/or other types of legal proceedings.
• Responsible for file management including organizing documents, record management (electronic and hard copy), and document database management.
• Responsible for performing administrative tasks, implementing applicable work processes, tracking deadlines in regards to processing of grievances to arbitration, and supporting ongoing litigation.
• Develop a file tracking system in coordination with the litigator to monitor the progress of cases

• Calendar management for the litigator including booking prep meetings and hearing dates
• Develop relationships and deal regularly with internal and external stakeholders including local and bargaining unit leaders, members, arbitrators, employer counsel, and their assistants

• Receive inquiries by telephone and in person and direct callers to the appropriate team member

• Prepare correspondence, books of documents, books of authorities or other legal documents for hearings.
• Help prepare, compile, serve and file various applications and responses for proceedings before various administrative tribunals
• Transcribe documents including letters, memos, and correspondence or copy-typing handwritten notes
• Photocopy and scan documents and correspondence
• Convert documents from various versions to Word and/or onto templates provided

• Produce and proofread materials/documents for Litigators

What we are looking for:

The successful candidate will possess -

• Must be able to communicate in both English and French (Oral and Written)
• Post-secondary certificate and/or diploma in Business Administration, Legal Administration or a related field.
• Three (3) to five (5) years of relevant experience as a legal secretary and/or legal assistant in labour and employment law or a related litigation practice (or equivalent combination of education/experience satisfactory to ONA).
• File and records management experience.
• Knowledge of or capacity to learn legal terminology as well as arbitration and labour board procedures.
• Advanced knowledge of Microsoft Office (including Word, Excel and PowerPoint).
• Self-motivated, self-starter, and independent thinker.
• Detail oriented and organized with a high level of accuracy.
• Dedicated work ethic and demonstrated team player who can work effectively as part of a team.
• Excellent interpersonal, verbal and written communication skills.
• The ability to multi-task, prioritize and manage multiple deadlines in a fast-paced environment.
• The ability to work professionally with people both outside the organization and within various levels of the organization.

All interested candidates may apply via MyONA by 4:30 p.m. on November 26, 2026.

 The Ontario Nurses’ Association is committed to employment equity within its staff. Applications are encouraged from equity-deserving groups including individuals of Indigenous descent, Racialized individuals, individuals living with disabilities, and 2SLGBTQI persons. We also provide accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (‘AODA’). If you require accommodation for a disability during any stage of the recruitment process, please notify Human Resources at HumanResources@ona.org.

 Thank you for your interest in joining us. Only those selected for an interview will be contacted. 

Adjoint(e) bilingue aux relations de travail (contentieux)                                           

Emplacement : Ottawa (Ontario) Canada

Type : Permanent

Groupe/échelon : Unité de négociation 2/échelon 2

Salaire : De 69  660,82 $ (minimum)

Date : 12 novembre 2026

L’Association des infirmières et infirmiers de l’Ontario (AIIO) est le plus grand syndicat d’infirmières et d’infirmiers du Canada. Nous sommes soutenus par nos membres - 68 000 infirmières et infirmiers et professionnelles et professionnels des soins de santé et 18 000 étudiantes et étudiants en soins infirmiers – qui travaillent en milieu hospitalier, dans les établissements de soins de longue durée, en santé publique, dans les organismes communautaires, dans les cliniques et en entreprise.

L’AIIO a pour mission de défendre les droits du personnel infirmier et des professionnelles et professionnels de soins de santé qui s’occupent de la santé de la population ontarienne. Nous donnons aux membres les moyens d’agir et luttons contre les traitements injustes et non sécuritaires, nous négocions et faisons respecter nos contrats, nous offrons des avantages sociaux et des assurances, nous offrons des possibilités de formation et de perfectionnement sur mesure, et bien plus encore. Nous confrontons les gouvernements, les administrations et les autres décideurs politiques dans la lutte en vue d’obtenir des soins de santé publics de grande qualité.

L’AllO cherche à embaucher un(e) adjoint(e) bilingue aux relations de travail pour l’équipe du contentieux au bureau d’Ottawa. L’équipe du contentieux de l’AllO est composée de 20 avocates et avocats plaidants engagés dans une pratique active du travail, dirigée par le responsable du contentieux.

L’AllO est à la recherche d’un(e) adjoint(e) juridique pour fournir un soutien administratif et clérical aux avocates et avocats plaidants dans le cadre d’une pratique du travail impliquant l’arbitrage, la commission du travail, le tribunal des droits de la personne et d’autres procédures judiciaires. Cela comprendrait le traitement des tâches juridiques et administratives, la gestion globale des dossiers, le traitement des griefs à l’arbitrage, la gestion des horaires et du calendrier, la gestion de la base de données des documents, l’aide à la préparation des plaidoiries et des documents juridiques, et d’autres mesures de soutien aux avocates et avocats plaidants, le cas échéant.

La personne idéale saura faire preuve d’expertise, de jugement et d’autonomie en vue d’offrir un service de soutien administratif avancé pour l’ensemble de son équipe grâce à une approche professionnelle et axée sur le service. Avec un grand souci du détail et une motivation à prendre des initiatives, la personne retenue devra fournir du soutien aux membres et au personnel, en collaboration avec nos avocates et avocats plaidants.

Autres tâches associées à ce poste dynamique :

 Aider l’avocat(e) plaidant(e) en organisant et en appuyant sa pratique du travail, notamment l’arbitrage en matière de relations de travail, la commission du travail, les droits de la personne et d’autres types de procédures judiciaires.

• Être responsable de la gestion des dossiers, notamment de l’organisation des documents, de la gestion des dossiers (électroniques et papier) et de la gestion des bases de données des documents.
• Être responsable de l’exécution des tâches administratives, de la mise en œuvre des processus de travail applicables, du suivi des délais en ce qui concerne le traitement des griefs à l’arbitrage et du soutien des litiges en cours.
• Élaborer un système de suivi des dossiers en collaboration avec l’avocat(e) plaidant(e) afin de suivre l’évolution des affaires.

• Gérer le calendrier de l’avocat(e) plaidant(e), y compris la réservation des réunions préparatoires et des dates d’audience.
• Établir des relations et traiter régulièrement avec les parties prenantes internes et externes, y compris les dirigeants locaux et de l’unité de négociation, les membres, les arbitres, les avocats de l’employeur et leurs adjoints.

• Recevoir les demandes par téléphone et en personne, et acheminer les appels au membre d’équipe approprié.

• Préparer la correspondance, les livres des documents, les recueils de textes à l’appui ou d’autres documents juridiques pour les audiences.
• Aider à préparer, à compiler, à distribuer et à classer les différentes demandes et réponses relatives aux procédures judiciaires devant divers tribunaux administratifs.
• Transcrire des documents, y compris des lettres, des notes de service, de la correspondance, ainsi que des notes manuscrites.
• Photocopier et numériser les documents et la correspondance.
• Exporter les documents produits à partir de divers logiciels vers le format Word ou dans les modèles fournis.

• Produire et relire des documents à l’intention des avocates et avocats plaidants.

Compétences recherchées :

La personne retenue devra respecter les exigences suivantes :

• Avoir la capacité de communiquer en français et en anglais (oralement et par écrit).
• Détenir un certificat postsecondaire ou un diplôme en administration des affaires, en administration juridique ou dans un domaine connexe.
• Cumuler trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente à titre de secrétaire juridique ou d’adjoint(e) juridique dans les pratiques relatives au droit du travail et de l’emploi ou aux litiges (ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience que l’AIIO juge satisfaisante).
• Avoir l’expérience de la gestion des fichiers et des dossiers.
• Avoir la connaissance ou la capacité d’apprendre la terminologie juridique ainsi que les procédures d’arbitrage et de la commission du travail.
• Maîtriser Microsoft Office (y compris Word, Excel et PowerPoint).
• Faire preuve de motivation, et avoir un esprit d’initiative et esprit indépendant.
• Avoir le souci du détail et de l’organisation avec un haut niveau de précision.
• Respecter l’éthique du travail et faire preuve d’esprit d’équipe en travaillant efficacement au sein d’une équipe.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Être capable d’exécuter plusieurs tâches à la fois, d’établir la liste de priorités et de gérer plusieurs échéances dans un environnement où tout évolue rapidement.
• Savoir travailler de manière professionnelle avec des personnes tant à l’extérieur de l’organisation qu’à différents niveaux de l’organisation.

 Les candidates et candidats intéressés ont jusqu’au 26 novembre 2026, à 16 h 30 pour postuler par l’entremise de la section des emplois du site de l’AIIO.

L’Association des infirmières et infirmiers de l’Ontario met tout en œuvre pour assurer l’équité en matière d’emploi au sein de son personnel. Nous encourageons les membres des groupes d’équité, notamment les personnes de descendance autochtone, les membres de groupes raciaux visibles, les personnes handicapées et les personnes de la communauté 2SLGBTQI à soumettre leur candidature. Nous fournissons également des pratiques d’accessibilité en matière d’emploi en conformité avec la loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d’une adaptation à n’importe quelle étape du processus de recrutement en raison d’un handicap, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à l’adresse HumanResources@ona.org.

Merci de votre intérêt pour cette offre d’emploi. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.