Adjointe de direction du chef de la direction / Executive Assistant to the CEO

Poste : adjoint(e) de direction du chef de la direction - opérations stratégiques et commerciales
Lieu de travail : Saint-Laurent, Montréal
Salaire : 90 000 $ par année
Type d'emploi : temps plein, permanent

Êtes-vous un(e) adjoint(e) de direction expérimenté(e) qui aime aller au-delà du simple soutien administratif traditionnel?

Notre client, une organisation bien établie dotée d'une culture entrepreneuriale, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction proactif(ve) et doté(e) d'un esprit d'affaires pour travailler directement aux côtés de son chef de la direction.

Il s'agit d'une occasion unique alliant le soutien à la direction (30 %) aux opérations de vente, à la coordination de projets stratégiques et à la collaboration interfonctionnelle (70 %).

Le candidat idéal est un professionnel pragmatique capable d'anticiper les besoins, de mener à bien des initiatives et d'interagir avec assurance auprès des cadres supérieurs et des responsables des ventes.

Vos responsabilités :

- Gérer l'horaire du chef de la direction, ses réunions, l'organisation de ses déplacements et ses communications.
- Coordonner les réunions de vente, préparer des rapports, suivre le rendement et assurer le suivi des livrables clés.
- Travailler en étroite collaboration avec le chef de la direction et l'équipe de direction des ventes pour appuyer les initiatives stratégiques et garantir la responsabilisation.
- Assurer la liaison entre les responsables des ventes et les services internes, en facilitant la collaboration et en résolvant les défis opérationnels.
- Préparer des rapports de vente, des tableaux de bord et des présentations à l'aide de Salesforce et de Microsoft Office.
- Coordonner les projets d'affaires, les événements d'entreprise, les salons professionnels et les réunions de la haute direction.
- Identifier les occasions d'améliorer les processus internes et l'efficacité opérationnelle.
- Anticiper les besoins du chef de la direction, gérer les priorités concurrentes et assurer le bon déroulement des activités de l'entreprise.

Ce que nous recherchons :

- Au moins 5 ans d'expérience à titre d'adjoint(e) de haute direction auprès de cadres supérieurs.
- Baccalauréat en administration des affaires, en commerce ou dans un domaine connexe.
- Expérience en soutien aux ventes, en coordination de projets ou en opérations d'entreprise.
- Maîtrise approfondie de Salesforce et de la suite Microsoft Office.
- Excellentes compétences en communication en français.
- Solides compétences organisationnelles, sens des affaires et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Confiance en soi pour assurer le suivi auprès des intervenants de haut niveau, remettre en question les échéanciers avec diplomatie et obtenir des résultats.
- Approche proactive, ingénieuse et pratique, alliant un excellent jugement et une grande discrétion.

Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons de l'exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration au sein de l'équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, établissement de relations avec des partenaires ou des intervenants de cultures différentes, traduction et interprétation
- Fréquence d'utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Veuillez envoyer votre CV en format Word à Maia Slivinschi à l'adresse maia.slivinschi@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d'embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d'intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d'examen des candidatures.

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Position: Executive Assistant to the CEO - Strategic & Sales Operations
Location: Saint-Laurent, Montreal
Salary: $90,000 annually
Job Type: Full-time, Permanent

Are you an experienced Executive Assistant who enjoys being involved in more than just traditional administrative support?

Our client, a well-established organization with an entrepreneurial culture, is seeking a proactive and business-minded Executive Assistant to work directly alongside its CEO.

This is a unique opportunity combining executive support (30%) with sales operations, strategic project coordination, and cross-functional collaboration (70%).

The ideal candidate is a hands-on professional who can anticipate needs, drive initiatives forward, and confidently interact with senior executives and sales leaders.

Your responsibilities:

- Manage the CEO's calendar, meetings, travel arrangements, and executive communications.
- Coordinate sales meetings, prepare reports, track performance, and follow up on key deliverables.
- Work closely with the CEO and sales leadership team to support strategic initiatives and ensure accountability.
- Act as a liaison between sales leaders and internal departments, facilitating collaboration and resolving operational challenges.
- Prepare sales reports, dashboards, and presentations using Salesforce and Microsoft Office.
- Coordinate business projects, corporate events, tradeshows, and executive meetings.
- Identify opportunities to improve internal processes and operational efficiency.
- Anticipate the CEO's needs, manage competing priorities, and ensure the smooth execution of business activities.

What we're looking for:

- Minimum 5 years of experience as an Executive Assistant supporting senior executives.
- Bachelor's degree in Business Administration, Commerce, or a related field.
- Experience in sales support, project coordination, or business operations.
- Strong proficiency in Salesforce and Microsoft Office Suite.
- Excellent communication skills in French.
- Strong organizational skills, business acumen, and the ability to manage multiple priorities.
- Confidence to follow up with senior stakeholders, challenge timelines diplomatically, and drive results.
- A proactive, resourceful, hands-on approach with excellent judgment and discretion.

Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients, Internal team collaboration, To support operations in another region, Rapport with partners or stakeholders from different cultures, Translation and interpretation
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)

Please send your resume in Word format to Maia Slivinschi at maia.slivinschi@quantum.ca.

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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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