Technicien(ne) en administration - Administrative Technician

Company Overview

Shriners Hospitals for Children - Canada provides ultra-specialized short-term orthopedic care to children in Quebec, other Canadian provinces, the United States and around the world. Affiliated with the Réseau universitaire intégré de santé et service sociaux McGill (RUISSS), the hospital promotes excellence and innovation in care, teaching and research. Working at Shriners Hospitals for Children - Canada means working in a patient and family centered care environment where there are many opportunities for professional development. You will work in an innovative, creative and multidisciplinary environment focused on improving the quality of life of children and their families.

With its committed and dedicated staff, Shriners Hospitals for Children - Canada has been helping children reach their full potential for over 100 years.

Statut : Permanent, temps plein, 35 heures par semaine
Quart de travail : Jour, de 8 h 30 à 16 h 30

Résumé du poste:

Le/La technicien(ne) en administration fournit un soutien administratif, opérationnel et organisationnel de haut niveau à la Direction médicale des services professionnels (DMSP). Elle contribue au bon fonctionnement des affaires médicales en coordonnant diverses activités administratives, en soutenant les processus de gouvernance médicale, en assurant la gestion de renseignements confidentiels et en agissant comme personne-ressource auprès des médecins, gestionnaires, partenaires internes et organismes externes.

Le/La titulaire du poste doit faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de jugement, d’autonomie, de discrétion et de la capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement complexe du réseau de la santé. Elle joue un rôle clé dans le soutien des activités liées aux affaires médicales, aux comités, à l’agrément, à la gouvernance médicale et aux initiatives stratégiques de la DMSP et de la Direction médicale.

Principales responsabilités :

Soutien exécutif et administratif

• Fournir un soutien administratif au Directeur médical des services professionnels, et, au besoin, aux membres de l’équipe de direction des affaires médicales.
• Assurer la gestion des agendas, des rendez-vous, des réunions et des priorités.
• Coordonner les déplacements, inscriptions à des congrès, conférences et demandes de remboursement de dépenses.
• Rédiger, réviser, mettre en forme et distribuer la correspondance, les rapports, les présentations, les politiques, les comptes rendus et autres documents administratifs.
• Assurer le suivi et la priorisation des communications reçues et veiller au respect des échéanciers.
• Maintenir des dossiers administratifs confidentiels et assurer leur mise à jour.

Gouvernance médicale et coordination des comités

• Coordonner les activités administratives liées au Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (CMDP), au comité exécutif du CMDP ainsi qu’aux autres comités relevant de la DSP ou de la Direction médicale.
• Préparer les ordres du jour, les documents de séance et les cahiers de présentation.
• Participer aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer la diffusion de la documentation.
• Effectuer le suivi des décisions, résolutions, recommandations et plans d’action.
• Assurer la gestion des dossiers et archives de gouvernance.

Administration des affaires médicales

• Soutenir les processus relatifs à la nomination, au renouvellement des privilèges, à l’accueil et à l’intégration des médecins.
• Coordonner les documents requis pour le recrutement et l’octroi des privilèges médicaux.
• Maintenir à jour les bases de données médicales, les listes de garde, les répertoires et les dossiers administratifs.
• Contribuer à la préparation des dossiers d’évaluation de la pratique professionnelle.

• Agir comme personne-ressource auprès des chefs de département, médecins et services administratifs.

Soutien stratégique et opérationnel

• Participer à la planification, à la mise en œuvre et au suivi des projets stratégiques et des priorités organisationnelles de la DSP et de la Direction médicale.
• Soutenir les activités d’agrément, d’amélioration continue de la qualité et de conformité réglementaire.
• Compiler, valider et organiser les données administratives et opérationnelles nécessaires à la production de rapports et d’indicateurs.
• Effectuer le suivi des échéanciers, livrables et projets sous sa responsabilité.

Communications et relations avec les partenaires

• Faciliter les communications entre la DMSP, la Direction médicale, les médecins, les gestionnaires, les partenaires externes et les organismes réglementaires.
• Rédiger et diffuser les notes de service, mémos, avis et communications administratives.
• Coordonner les réunions, événements et consultations internes ou externes.
• Assurer des communications professionnelles et efficaces auprès des différentes parties prenantes.

Gestion de l’information et des dossiers

• Assurer la tenue et la mise à jour des systèmes de classement électroniques et papier conformément aux politiques organisationnelles.
• Veiller à la confidentialité, à la sécurité et à l’intégrité des renseignements sensibles.
• Soutenir les processus de gestion documentaire et de conservation des dossiers.
• Développer et maintenir des outils de suivi, bases de données et rapports administratifs.

Qualifications requises :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique, comptabilité et gestion ou dans toute autre discipline pertinente.
• Une formation complémentaire en administration de la santé, coordination de projets, gouvernance ou soutien exécutif constitue un atout.

• Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente dans un rôle administratif.
• Expérience dans le milieu de la santé, des affaires médicales, des services professionnels ou auprès d’une direction est considérée comme un atout important.
• Expérience en soutien à des gestionnaires, directeurs médicaux, chefs de département ou comités exécutifs.
• Expérience dans la préparation d’ordres du jour, de procès-verbaux, de rapports et de correspondance confidentielle.

• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Aptitude démontrée à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.
• Grand souci du détail et de la qualité du travail.
• Capacité à faire preuve de discrétion, de confidentialité et de jugement professionnel.
• Excellentes habiletés relationnelles et de communication.
• Capacité à travailler de façon autonome et à prendre des initiatives.
• Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
• Aptitude à collaborer efficacement avec les médecins, gestionnaires, partenaires et intervenants externes.

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint.
• Excellente capacité à préparer des rapports, présentations, tableaux de suivi et documentation exécutive.
• Expérience avec les systèmes de gestion documentaire, bases de données et systèmes administratifs.
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes d’information.

• Excellente maîtrise du français oral et écrit.
• Maîtrise avancée de l’anglais oral et écrit requise afin de communiquer efficacement avec des médecins, chercheurs, partenaires, organismes d’agrément et autres intervenants à l’échelle canadienne et internationale, ainsi que pour préparer, réviser et coordonner des documents.

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Status: Permanent, full-time, 35 hours per week
Work Schedule: Day shift, 8:30 a.m. to 4:30 p.m.

Job Summary :

The Administrative Technician provides high-level administrative, operational, and organizational support to the Medical Director of Professional Services (DMSP) and contributes to the efficient functioning of the Medical Affairs Office. The incumbent coordinates administrative activities, supports medical governance processes, manages confidential information, and serves as a key liaison between physicians, medical leaders, hospital administration, external partners, and regulatory organizations.

The position requires excellent organizational skills, sound judgment, initiative, discretion, and the ability to manage multiple priorities in a complex healthcare environment. The Administrative Technician plays an important role in supporting physician affairs, committee activities, accreditation processes, and strategic initiatives led by the DMSP.

Key Responsibilities :

Executive and Administrative Support

• Provide administrative support to the DMSP and, when required, members of the Medical Affairs leadership team.
• Manage calendars, schedules, appointments, and meeting logistics.
• Coordinate travel arrangements, conference registrations, and expense reimbursements.
• Draft, format, and distribute correspondence, reports, presentations, policies, meeting documentation, and other administrative materials.
• Monitor and prioritize incoming communications and ensure timely follow-up.
• Maintain confidential records and administrative files.

Medical Governance and Committee Coordination

• Coordinate activities related to the Council of Physicians, Dentists and Pharmacists (CMDP), Medical Executive Committee, credentialing committees, and other committees under the responsibility of the DMSP.
• Prepare agendas, supporting documents, and meeting packages.
• Attend meetings, record minutes, and distribute documentation.
• Track follow-up actions, resolutions, and deadlines arising from committee decisions.
• Maintain governance records and committee documentation.

Physician Affairs Administration

• Support physician appointment, reappointment, privileging, onboarding, and orientation processes.
• Coordinate documentation related to physician recruitment and credentialing.
• Maintain physician databases, call schedules, contact directories, and organizational records.
• Assist in the preparation of physician evaluation and professional practice documentation.
• Serve as a resource person and liaison for physicians, department chiefs, and administrative departments.

Strategic and Operational Support

• Assist the DMSP in the planning, implementation, and monitoring of strategic projects and organizational priorities.
• Support accreditation activities, quality improvement initiatives, and regulatory compliance processes.
• Compile, validate, and organize administrative and operational data for reports and presentations.
• Monitor project timelines and administrative deliverables.

Communications and Stakeholder Relations

• Facilitate communication between the DMSP, physicians, clinical leaders, hospital administration, external organizations, and academic partners.
• Draft and distribute notices, memoranda, and administrative communications.
• Coordinate internal and external meetings, events, and consultations.
• Ensure professional and effective communications across various stakeholder groups.

Information and Records Management

• Maintain electronic and paper filing systems in accordance with organizational policies and legislative requirements.
• Ensure the confidentiality, security, and integrity of sensitive information.
• Support document control processes and records retention practices.
• Develop and maintain tracking tools, databases, and administrative reports.

Required Qualifications :

• Diploma of College Studies (DEC) in Administration, Office Technology, Business Management, Accounting and Management, or another relevant administrative discipline.
• Additional training in healthcare administration, project coordination, governance support, or executive administration is considered an asset.

• Minimum of three (3) years of relevant administrative experience.
• Experience in a healthcare, medical affairs, physician services, professional services, or executive office environment is preferred.
• Experience supporting senior leaders, medical directors, department chiefs, or executive committees is a significant asset.
• Experience preparing agendas, minutes, briefing materials, reports, and confidential correspondence.

• Excellent organizational, planning, and prioritization skills.
• Demonstrated ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment.
• Strong attention to detail and commitment to accuracy.
• Ability to exercise sound judgment, professionalism, and discretion when handling confidential information.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Ability to work independently, demonstrate initiative, and anticipate administrative needs.
• Excellent problem-solving abilities and client-service orientation.
• Ability to collaborate effectively with physicians, leaders, administrative teams, and external stakeholders.

• Advanced proficiency with Microsoft 365 applications, including Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, and SharePoint.
• Strong skills in preparing reports, presentations, spreadsheets, meeting documentation, and executive correspondence.
• Experience using electronic records management systems, databases, and administrative information systems.
• Ability to learn and adapt to healthcare and physician management systems.

• Excellent oral and written communication skills in French.
• Advanced proficiency in English, both spoken and written, is required to communicate effectively with physicians, researchers, partners, accreditation bodies, and external stakeholders across Canada and internationally, and to prepare, review, and coordinate documentation in both official languages.
  

Working at Shriners Hospital for Children - Canada means working in a family-oriented environment, offering opportunities for learning, professional development and the chance to make a difference.

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