Adjointe administrative aux ventes

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Qui sommes-nous?

VibroSystM est spécialiste en protection et surveillance d’infrastructures critiques dans le domaine de l’énergie (hydroélectriques, turbogénérateurs thermiques) et des mines (grands moulins, broyeurs semi-autogènes). Les technologies développées par l’entreprise sont déployées dans plus de 70 pays et sont en constante évolution. Les connaissances acquises au cours des 40 dernières années font de VibroSystM un chef de file mondial dans le diagnostic de grandes machines tournantes.

Pourquoi?

En vous joignant à l’équipe des Opérations, vous deviendrez membre de la grande famille VibroSystM. Vous côtoierez des gens respectueux, passionnés et fiers de travailler dans une entreprise québécoise reconnue mondialement. Voici quelques-uns des avantages.

• Intégration, formation et développement des compétences
• Assurance collective payée par l’employeur : Médicaments, Dentaire, Vue, Soins de santé, Vie
• Boni annuel
• Congés de maladie/mobile
• Régime enregistré d’épargne retraite avec contribution de l’employeur
• Implication et participation
• Travail et esprit d’équipe
• Possibilité d’avancement
• Outil de collaboration Google Workspace
• Gestion efficace et organisée
• CRM cloud (Copper)

Votre participation

L’adjoint administratif aux ventes assure un soutien administratif à l’équipe. Il collabore à la gestion des demandes clients, à la préparation des offres commerciales, des bons d’expédition et de livraison (BEL) dans le respect des politiques et procédures de VibroSystM. Il veille également au suivi des dossiers, à la coordination administrative avec les services internes et au support organisationnel des événements corporatifs.

• Gérer les courriels et autres demandes adressés aux Ventes
• Fournir un support administratif aux équipes des Ventes et du Service
• Produire les offres clients incluant les retours de marchandise
• Traiter les commandes reçues et correspondre avec les clients pour clarifier certains aspects
• Émettre, réviser et suivre les bordereaux d’expédition et de livraison (BEL) 
• Tenir à jour les données clients dans le logiciel de gestion intégré et CRM
• Collaborer avec le Marketing pour préparer les événements corporatifs
• Préparer les documents relatifs aux ventes selon les standards établis
• Participer à l’implantation de nouveaux outils de travail

Vos connaissances et expériences

• Formation professionnelle (DEP) ou Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou combinaison d'études et d'expérience équivalente
• Connaissance des outils bureautiques
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit (communications hors Québec) 
• Rigueur administrative, sens des priorités, esprit critique, initiative, capacité d’adaptation et respect des échéanciers
• Attitude positive et proactive
• Facilité à travailler en équipe

Atouts

• Connaissance des logiciels d'interfaçage/gestion de type CRM 
• Expérience dans l’utilisation de l’intelligence artificielle
• Connaissance d’une troisième langue
• Expérience dans un milieu industriel, d’ingénierie ou de haute technologie

Who are we?

VibroSystM specializes in the protection and monitoring of critical infrastructures in the energy sector (hydroelectric, thermal turbogenerators) and the mining industry (large mills, semi-autogenous grinding mills). The technologies developed by the company are deployed in more than 70 countries and are constantly evolving. The knowledge acquired over the past 40 years makes VibroSystM a worldwide leader in the diagnosis of large rotating machines.

Why?

By joining the Operations team, you will become a member of the great VibroSystM family. You will meet people who are respectful, passionate and proud to work in a Quebec-based company that is recognized worldwide. Here are some of the advantages.

• Integration, training and skills development
• Group insurance paid by the employer: Medication, Dental, Sight, Health care, Life
• Annual bonus
• Sick/mobile leave
• Registered retirement savings plan with employer contribution
• Involvement and participation
• Work and team spirit
• Potential for advancement
• Google Workspace collaboration tool
• Efficient and organized management
• CRM Cloud (Copper)

Your participation

The Sales Administrative Assistant provides administrative support to the team. He collaborates in managing customer requests, preparing commercial proposals, and issuing shipping and delivery slips in compliance with VibroSystM’s policies and procedures. He also ensures follow-up on files, administrative coordination with internal departments, and organizational support for corporate events.

• Manage emails and other requests addressed to the Sales department
• Provide administrative support to the Sales and Service teams
• Produce client quotes, including merchandise returns
• Process orders received and correspond with clients to clarify details
• Issue, review, and follow up on shipping and delivery slips 
• Maintain up-to-date customer data in the ERP software and CRM
• Collaborate with Marketing to prepare corporate events
• Prepare sales-related documents in accordance with established standards
• Participate in the implementation of new work tools

Your knowledge and experience

• Vocational diploma (DVS) or College diploma (DCS) in administration, office automation, or an equivalent combination of education and experience
• Knowledge of office software tools
• Proficiency in French and English, both spoken and written (for communications outside Quebec) 
• Administrative rigor, sense of priorities, critical thinking, initiative, adaptability, and respect for deadlines
• Positive and proactive attitude
• Strong team player

Assets

• Knowledge of CRM interface/management software 
• Experience using artificial intelligence
• Knowledge of a third language
• Experience in an industrial, engineering, or high-tech environment