RĂSUMĂ DU POSTE
Le (la) Coordonnateur(trice) des services aux patient(e)s, sous la direction du (de la) Superviseur(e) des services aux patient(e)s des Services infirmiers spĂ©cialisĂ©s, est chargĂ©(e) de rĂ©pondre aux besoins des patient(e)s en matiĂšre de coordination des soins, y compris, sans sây limiter, la planification professionnelle et opportune des services aux patient(e)s au sein du RĂ©seau de soins infirmiers spĂ©cialisĂ©s. Le (la) Coordonnateur(trice) des services aux patient(e)s est Ă©galement responsable de planifier les tĂąches des employĂ©(e)s de terrain et de veiller au respect des indicateurs clĂ©s de performance en matiĂšre de planification.
FONCTIONS ET RESPONSABILITĂS
- Traiter et documenter les demandes des patient(e)s concernant les demandes de service;
- Ăvaluer avec les Superviseur(e)s les besoins des patient(e)s en matiĂšre de services en consultation;
- Planifier les tĂąches des employĂ©(e)s autorisĂ©(e)s pour les soins et les services en veillant Ă ce quâil y ait une adĂ©quation entre les besoins des patient(e)s et les qualifications, les compĂ©tences et les aptitudes des employĂ©(e)s;
- Favoriser la cohérence des tùches de soins infirmiers et la coordination des services;
- Informer les patient(e)s et les employé(e)s de terrain des planifications initiales et en cours;
- Enregistrer les données et maintenir une documentation de planification à jour et précise;
- Ătre disponible pour les quarts de travail sur appel le matin, le soir, la fin de semaine ou les jours fĂ©riĂ©s;
- Traiter et documenter les préoccupations et les plaintes des patient(e)s en temps opportun et les transmettre au (à la) supérieur(e) hiérarchique direct(e) si nécessaire;
- Atteindre les indicateurs clés de performance requis en matiÚre de planification;
- Veiller à ce que la planification soit efficace tout en étant centré(e) sur les patient(e)s;
- Participer à des activités de formation continue interne et/ou externe;
- Respecter les politiques et les procédures de Bayshore;
- Participer aux activitĂ©s de contrĂŽle de la qualitĂ© et aux initiatives dâamĂ©lioration continue conformĂ©ment au systĂšme de gestion de la qualitĂ© de lâentreprise;
- Participer à des activités proactives en matiÚre de santé et de sécurité tout en exerçant ses fonctions;
- PrĂ©server la confidentialitĂ© des informations relatives aux patient(e)s et Ă lâentreprise, et nâen faire part quâau personnel compĂ©tent de Bayshore;
- Maintenir un niveau de connaissance adĂ©quat des lignes directrices de la CIH (ConfĂ©rence internationale sur lâharmonisation), des BPC (Bonnes pratiques cliniques) et des BPV (Bonnes pratiques de pharmacovigilance) de SantĂ© Canada, en fonction du rĂŽle attribuĂ© au moment de lâembauche et en fonction des besoins. Sur la base de ces connaissances, lâemployĂ©(e) devra effectuer le travail requis par la fonction qui lui aura Ă©tĂ© attribuĂ©e et qui pourra, le cas Ă©chĂ©ant, faire lâobjet de mises Ă jour rĂ©guliĂšres;
- Participer aux processus relatifs aux exigences réglementaires et/ou contractuelles en matiÚre de rapports;
- Effectuer dâautres tĂąches selon les besoins
JOB SUMMARY
The Patient Service Coordinator, under the direction of the Patient Services Supervisor, Specialty Nursing Services, is responsible for supporting patients with their care coordination needs including but not limited to the professional and timely scheduling of patient services within the Specialty Nursing Network. The Patient Service Coordinator is also responsible for scheduling our field employees and ensuring that the key performance indicators for scheduling are met.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
- Handle and document patient inquiries regarding requests for service.
- Report and document Adverse Events as per Pharmacovigilance requirements.
- Assess patient service needs in consultation with the Supervisors.
- Schedule licensed employees for care and service assignments such that there is an appropriate match between the patients needs and the employeesâ qualifications, skills, and abilities.
- Promote consistency of nursing assignments and coordination of services.
- Notify patients and field employees regarding initial and ongoing schedules.
- Complete data entry and maintain accurate current scheduling documentation.
- Required to be available for On-Call shifts for morning, evening, weekend, or holiday coverage.
- Handle and document patient concerns and complaints in a timely manner and escalate as appropriate.
- Meets required scheduling key performance indicators.
- Ensures scheduling is efficient while also being patient centric.
- Participate in ongoing internal and/or external continuing education activities.
- Adhere to Bayshore Policies and Procedures.
- Participate in quality activities and continuous improvement initiatives in keeping with the company's Quality Management System.
- Participates in proactive Health & Safety activities while performing all duties.
- Maintains confidentiality of patient and corporate information and discusses same only with appropriate Bayshore personnel.
- Employee will maintain relevant level of knowledge of ICH (International Conference on Harmonization), GCP (Good Clinical Practice) and Health Canada GVP (Good Pharmacovigilance Practices) guidelines appropriate to their hired role which is to be provided at time of hire and on an as needed basis. With this knowledge the employee will perform the work as required by their assigned function and will be provided with regular updates as required.
- Participate in processes relating to regulatory and/or contractual reporting requirements.
- Complete other tasks as requested.
QUALIFICATIONS
Formation
- Un diplĂŽme dâĂ©tudes secondaires est requis;
- AchĂšvement dâun programme de formation reconnu, de prĂ©fĂ©rence une formation dâinfirmier(Ăšre) autorisĂ©(e) ou dâinfirmier(Ăšre) auxiliaire autorisĂ©(e) (IA/IAA) ou une formation sur la terminologie mĂ©dicale.
Expérience
- Au moins deux ans dâexpĂ©rience dans le domaine du service Ă la clientĂšle, de prĂ©fĂ©rence dans le secteur des soins de santĂ©.
AUTRES COMPĂTENCES ET APTITUDES
- La maĂźtrise dâune langue autre que le français est un atout, car lâemployĂ©(e) sera en contact rĂ©gulier/permanent avec des collĂšgues et des clients situĂ©s dans diverses provinces canadiennes;
- CompĂ©tences exceptionnelles en matiĂšre dâorganisation et de relations interpersonnelles;
- CapacitĂ© avĂ©rĂ©e Ă travailler de maniĂšre indĂ©pendante et au sein dâune Ă©quipe;
- CapacitĂ© Ă respecter les dĂ©lais et engagement ferme envers lâapprentissage continu;
- CompĂ©tence avĂ©rĂ©e en matiĂšre de saisie par clavier et dâutilisation de logiciels de planification sur Windows;
- Capacité à utiliser les équipements de bureau standard;
- MaĂźtrise de lâanglais Ă©crit et parlĂ©, ainsi que du français dans les succursales qui offrent des services aux patient(e)s francophones;
- Les candidat(e)s internes doivent avoir fait leurs preuves dans les relations avec les patient(e)s et les employĂ©(e)s et avoir fait preuve dâun esprit dâinitiative supĂ©rieur Ă la moyenne. Les candidat(e)s internes retenu(e)s doivent effectuer une pĂ©riode probatoire de trois mois qui est spĂ©cifique au poste de Coordonnateur(trice) des services aux patient(e)s.
QUALIFICATIONS
Education
- Secondary School Diploma is required.
- Completion of a recognized program such as Licensed Registered Practice Nurse program or a Medical Terminology course preferred.
Experience
- A minimum of two years related customer service experience, preferably in healthcare. Other Skills and Abilities
- Fluency in the English language, both in written and verbal communication.
- Bilingual proficiency in English and French, with strong written and verbal skills, for roles that involve supporting patients in Quebec and at times Northern New Brunswick.
- Exceptional organizational and interpersonal skills.
- Proven ability to work both independently and as part of a team.
- Ability to meet deadlines and strong commitment to continual learning.
- Demonstrated competency in keyboarding and Windows scheduling software.
- Ability to operate all standard office equipment.
- Internal candidates must have a demonstrated track record of achievement in dealing with patients and employees and have demonstrated above average initiative. Successful internal candidates must complete a three-month probationary period specific to the Patient Service Coordinator position.
