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Raison d'être du poste
Le.la directeur.trice des opérations assure la performance de l’entrepôt et de la logistique, des arrivages internationaux et locaux jusqu’à la livraison aux clients. Il veille à la fiabilité des stocks, au respect des délais, à la maîtrise des coûts et à la sécurité des opérations.
Gestionnaire présent sur le terrain, il développe ses équipes et travaille étroitement avec les achats, les ventes, le service à la clientèle et les finances pour améliorer la fluidité des opérations et la qualité du service.
Périmètre de responsabilité
Relevant de la présidente-directrice générale, il ou elle supervise les responsables et les équipes de l'entrepôt et de la logistique. Les achats demeurent sous une direction distincte, responsable de la sélection des fournisseurs de produits, des prix d'achat, des commandes et des décisions de réapprovisionnement. Le.la directeur.trice des opérations contribue à ces décisions par ses analyses et ses recommandations logistiques.
Gestion et mobilisation des équipes :
- Encadrer les gestionnaires, clarifier les responsabilités et établir des priorités réalistes selon les volumes et les engagements clients.
- Développer l'autonomie et les compétences des équipes; assurer un suivi régulier des objectifs, des résultats et des besoins de soutien.
- Maintenir un climat de respect, d'entraide et de responsabilisation; intervenir rapidement dans les difficultés de coordination.
- Planifier les besoins de main-d'œuvre avec les responsables et veiller à la formation ainsi qu'aux pratiques de santé et de sécurité.
Entrepôt et fiabilité des stocks :
- Superviser la réception, l'entreposage, la préparation des commandes, l'expédition et le traitement physique des retours.
- Optimiser l'aménagement, les emplacements, les déplacements et l'utilisation de l'espace et des équipements.
- Assurer l'exactitude des mouvements dans Sage; organiser les inventaires tournants et annuels, analyser les écarts et corriger leurs causes.
- Veiller au respect des exigences opérationnelles des clients, notamment l'étiquetage d'expédition, la palettisation et les rendez-vous de livraison.
Logistique et collaboration :
Transporteurs et contrats des transitaires
- Superviser les arrivages internationaux et locaux jusqu'à l'entrepôt, puis les livraisons aux clients; coordonner les réservations, les documents et les échéances avec les intervenants.
- Sélectionner et évaluer les transporteurs, transitaires et courtiers en douane; comparer leurs offres et négocier les tarifs, surcharges et conditions de service.
- Gérer les ententes et contrats logistiques, leurs échéances et renouvellements; recommander leur approbation selon les pouvoirs délégués et suivre le respect des engagements.
- Optimiser les routes, modes de transport et regroupements; prévenir les frais de stockage, de surestaries et de détention, tout en respectant les délais clients.
- Contrôler les factures selon les tarifs négociés, contester les écarts et gérer les réclamations; revoir régulièrement les coûts et la qualité du service des partenaires.
- Veiller aux documents d'importation avec les ressources compétentes; anticiper les retards et coordonner les correctifs avec les équipes.
Collaboration avec les achats et les autres services
- Tenir une rencontre régulière de coordination avec les achats pour partager les dates de disponibilité, les arrivages prévus, les urgences et la capacité de réception.
- Proposer des regroupements d'expéditions, une meilleure utilisation des conteneurs et un échelonnement des arrivages, en évaluant les coûts et les besoins clients avec les achats.
- Transmettre aux achats les écarts de réception, les dommages, les contraintes d'entreposage et les données utiles aux décisions de réapprovisionnement.
- Collaborer avec les ventes et le service à la clientèle pour confirmer les délais réalisables et prioriser les commandes selon les engagements convenus.
- Partager une information fiable, convenir des responsables et des prochaines étapes, puis assurer le suivi des actions; soumettre les arbitrages à la direction au besoin.
Performance et profil recherché
Amélioration continue et maîtrise des coûts :
- Établir un plan de réduction des coûts de l'entrepôt et du transport, avec des cibles, des responsables et des échéances; mesurer les économies avec les finances, à volumes comparables.
- Préparer et suivre les budgets avec les finances; analyser les écarts et réduire les coûts sans compromettre la sécurité, la fiabilité des stocks et le service aux clients.
- Standardiser les méthodes de travail et documenter les processus pour faciliter la formation, la relève et la continuité des opérations.
- Veiller à la qualité des données opérationnelles dans Sage et collaborer avec les achats sur les données logistiques utilisées dans Netstock.
- Présenter à la direction les résultats, les risques, les économies réalisées et les décisions requises.
Indicateurs de performance :
Établir avec la direction un nombre limité d'indicateurs, fixer les cibles selon la situation de départ et suivre les plans d'action :
- Commandes préparées et livrées dans les délais convenus; taux d'erreurs de préparation et d'expédition.
- Exactitude des stocks et délai entre la réception physique et la disponibilité dans Sage.
- Productivité de l'entrepôt et coûts de main-d'œuvre par rapport aux volumes traités.
- Coûts de transport par conteneur ou expédition comparable, frais évitables, économies réalisées et performance des partenaires.
- Incidents de sécurité et avancement des mesures correctives.
Intégration et activation des ventes :
- Participer au processus de développement des ventes pour mieux comprendre les besoins des clients et les leviers de revenus
- Collaborez avec la direction des ventes sur la gestion du pipeline, les stratégies d'engagement client et l'amélioration des marges
- Assurez-vous que le soutien opérationnel s’aligne sur les initiatives de développement commercial
Profil recherché :
- Expérience solide en gestion d'entrepôt et de logistique dans une entreprise de distribution, incluant l'encadrement de gestionnaires ou de responsables d'équipe.
- Bonne connaissance des importations, du transport international et de la gestion des partenaires logistiques.
- Capacité démontrée à améliorer les processus, à analyser les coûts et à utiliser des indicateurs pour guider les actions.
- Leadership mobilisateur, sens de l'organisation et capacité à résoudre les problèmes en collaboration avec les autres services.
- Aisance avec les systèmes ERP et Excel; connaissance de Sage et de Netstock, un atout.
- Formation en logistique, en gestion des opérations ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) pour répondre aux demandes de notre clientèle interne et externe située hors de la province de Québec.
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Director of Operations
Purpose of the Position
The Director of Operations ensures the efficient performance of warehouse and logistics operations, from international and local inbound shipments through to delivery to customers. He or she ensures inventory reliability, on-time delivery, cost control, and operational safety.
As a hands-on manager, they develop their teams and work closely with purchasing, sales, customer service, and finance to improve operational efficiency and service quality.
Scope of Responsibility
Reporting to the CEO, they oversee the managers and teams in the warehouse and logistics departments. Purchasing remains under a separate department, responsible for selecting product suppliers, setting purchase prices, placing orders, and making restocking decisions. The Director of Operations contributes to these decisions through analyses and logistical recommendations.
Team Management and Engagement :
- Mentor managers, clarify responsibilities, and set realistic priorities based on volume and customer commitments.
- Develop teams’ autonomy and skills; regularly monitor objectives, results, and support needs.
- Maintain a climate of respect, mutual support, and accountability; intervene quickly when coordination issues arise.
- Plan staffing needs with managers and ensure training as well as health and safety practices.
Warehouse and Inventory Reliability :
- Oversee receiving, storage, order fulfillment, shipping, and the physical processing of returns.
- Optimize layout, storage locations, movement, and the use of space and equipment.
- Ensure the accuracy of transactions in Sage; organize cycle and annual inventories, analyze discrepancies, and address their causes.
- Ensure compliance with customers’ operational requirements, including shipping labels, palletizing, and delivery appointments.
Logistics and Collaboration :
Carriers and Freight Forwarder Contracts
- Oversee international and local inbound shipments to the warehouse, followed by deliveries to customers; coordinate bookings, documentation, and deadlines with stakeholders.
- Select and evaluate carriers, freight forwarders, and customs brokers; compare their quotes and negotiate rates, surcharges, and terms of service.
- Manage logistics agreements and contracts, including their deadlines and renewals; recommend their approval based on delegated authority and monitor compliance with commitments.
- Optimize routes, modes of transportation, and consolidation; prevent storage, demurrage, and detention fees while meeting customer deadlines.
- Verify invoices against negotiated rates, dispute discrepancies, and manage claims; regularly review partners’ costs and service quality.
- Oversee import documentation with the appropriate resources; anticipate delays and coordinate corrective actions with the teams.
Collaboration with Purchasing and Other Departments
- Hold regular coordination meetings with Purchasing to share availability dates, expected arrivals, urgent matters, and receiving capacity.
- Propose consolidated shipments, more efficient use of containers, and staggered arrival schedules, while evaluating costs and customer needs with the Purchasing department.
- Report to Purchasing any discrepancies in receipts, damage, storage constraints, and data relevant to restocking decisions.
- Collaborate with Sales and Customer Service to confirm achievable lead times and prioritize orders based on agreed-upon commitments.
- Share reliable information, agree on responsible parties and next steps, then follow up on actions; submit trade-offs to management as needed.
Performance and Desired Profile
Continuous Improvement and Cost Control :
- Develop a plan to reduce warehouse and transportation costs, including targets, responsible parties, and deadlines; measure savings with the finance department, based on comparable volumes.
- Prepare and monitor budgets with the finance department; analyze variances and reduce costs without compromising safety, inventory reliability, or customer service.
- Standardize work methods and document processes to facilitate training, succession planning, and operational continuity.
- Ensure the quality of operational data in Sage and collaborate with the purchasing department on logistics data used in Netstock.
- Present results, risks, realized savings, and required decisions to management.
Performance indicators :
Work with management to establish a limited number of indicators, set targets based on the initial situation, and monitor action plans:
- Orders prepared and delivered within agreed-upon deadlines; error rates for order preparation and shipping.
- Inventory accuracy and the time between physical receipt and availability in Sage.
- Warehouse productivity and labor costs relative to volumes processed.
- Transportation costs per container or comparable shipment, avoidable expenses, savings achieved, and partner performance.
- Security incidents and progress on corrective measures.
Sales Integration and Activation :
- Participate in the sales development process to better understand customer needs and revenue drivers
- Collaborate with sales leadership on pipeline management, customer engagement strategies, and margin improvement
- Ensure that operational support aligns with business development initiatives
Desired Qualifications :
- Solid experience in warehouse and logistics management within a distribution company, including supervising managers or team leaders.
- Strong knowledge of imports, international shipping, and logistics partner management.
- Proven ability to improve processes, analyze costs, and use metrics to guide actions.
- Inspirational leadership, strong organizational skills, and the ability to solve problems in collaboration with other departments.
- Proficiency with ERP systems and Excel; knowledge of Sage and Netstock is a plus.
- Education in logistics, operations management, or a related field, or equivalent experience.
- Excellent command of French and English (spoken and written) to respond to requests from our internal and external clients located outside the province of Quebec.
