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Aperçu du poste
Relevant du gestionnaire, OpĂ©rations, le/la coordonnateur(trice) Ă la facturation appuie les processus liĂ©s Ă la reconnaissance des revenus et Ă la facturation des clients, en conformitĂ© avec les politiques financiĂšres de Newmark. Dans ce rĂŽle, vous serez responsable de la facturation des travaux en cours (WIP) non facturĂ©s des clients selon les directives, du traitement des ajustements Ă la hausse (« write-ups ») et de la reconnaissance des revenus conformĂ©ment aux politiques et pratiques de lâentreprise, tout en veillant Ă lâexactitude des clĂŽtures de fin de mois, de fin de trimestre et de fin dâexercice pour lâensemble des fonctions.
Cette offre vise un poste actuellement vacant. Le candidat peut ĂȘtre basĂ© Ă MontrĂ©al, Toronto ou Ottawa.
Responsabilités clés:
Préparer les factures pour les clients de Newmark en concertation et collaboration avec les interlocuteurs internes (conseillers, etc.).
Préparer des notes de facturation pour révision et approbation par l’unité d’affaires en vue de l’émission des factures. Veiller à ce que tout ajustement de facturation soit autorisé par le/la gestionnaire de projet et que la documentation soit conservée.
S’assurer que tous les documents justificatifs sont fournis avant l’enregistrement ou la facturation des produits par l’entreprise. Ces documents doivent être conservés et classés conformément à la politique de l’entreprise.
Fournir, au besoin, les pièces justificatives des factures demandées par les clients.
Assurer la distribution des factures finales aux clients ou aux gestionnaires de projet.
Fournir les rapports et la documentation aux vérificateurs externes pour l’audit de fin d’exercice.
Veiller au respect des politiques de reconnaissance des produits et de facturation, et signaler toute non-conformité au/à la gestionnaire de la comptabilité pour résolution.
Prêter main-forte aux processus des comptes clients et des comptes fournisseurs.
Contribuer à l’amélioration continue des processus.
Apporter son soutien à d’autres projets ponctuels.
Exigences du poste
Bilinguisme anglais-français pour soutenir une équipe nationale.
Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité ou en tenue de livres, un atout.
Au moins trois (3) ans d’expérience pertinente en facturation et émission de factures; une expérience dans des environnements à volume élevé est préférée.
Connaissance des principes comptables fondamentaux.
Solide compréhension et expérience des logiciels de facturation.
Maîtrise opérationnelle de MS Office, notamment Excel (tri, filtres, utilisation de formules, etc.).
Excellentes aptitudes d’organisation, d’analyse et de gestion de multiples priorités.
Solides compétences interpersonnelles et aptitudes pour établir et entretenir des relations.
Excellentes compétences en communication orale et écrite.
Capacité à travailler efficacement en équipe et de manière autonome.
Capacité à interagir avec les consultants des unités d’affaires avec diplomatie et tact.
Rémunération: 55 000 $ - 75 000 $ annuel
Le salaire de base prĂ©vu pour ce poste se situe entre 55 000 $ et 75 000 $ par annĂ©e. Le salaire de base rĂ©el sera Ă©tabli individuellement en tenant compte dâun large Ă©ventail de facteurs, notamment, sans sây limiter, les compĂ©tences pertinentes, lâexpĂ©rience, la formation ainsi que, le cas Ă©chĂ©ant, les licences ou certifications dĂ©tenues. En plus du salaire de base et dâun rĂ©gime dâavantages sociaux concurrentiel, ce poste peut ĂȘtre admissible Ă dâautres formes de rĂ©munĂ©ration, y compris des primes discrĂ©tionnaires et dâautres incitatifs Ă court et Ă long terme (p. ex., rĂ©munĂ©ration diffĂ©rĂ©e en espĂšces, attributions en actions, etc.).
Avantages et privilĂšges:
- Politique généreuse de congés de maternité et parentaux
- Régime de soins de santé payé par l’employeur
- Remboursement des frais d’études
- Occasions de réseautage et de création de liens
Les avantages et privilÚges énumérés peuvent varier selon la nature de votre emploi chez Newmark et le lieu du poste.
Remarque: Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail accompli par les employés et ne doivent pas être interprétés comme une liste exhaustive des responsabilités, tâches et compétences requises pour le personnel ainsi classé.
Newmark est un employeur inclusif. Tous les candidats qualifiĂ©s seront pris en considĂ©ration pour un emploi sans Ă©gard Ă la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris lâorientation sexuelle et lâidentitĂ© de genre), lâorigine nationale, le handicap ou toute autre caractĂ©ristique protĂ©gĂ©e par les lois fĂ©dĂ©rales, provinciales ou locales applicables.
LâIA peut ĂȘtre utilisĂ©e pour prĂ©sĂ©lectionner les candidatures; toutefois, les Ă©valuations et les dĂ©cisions dâembauche seront prises par lâĂ©quipe responsable du recrutement.
The Opportunity
Reporting to the Manager, Operations, the Billing Coordinator will assist in the processes related to revenue recognition and client billings in compliance with the financial policies at Newmark. In this role, you will be responsible for billing of Client unbilled Work in Progress (WIP) as instructed, process write-ups and recognition of revenues consistent with Corporate policies and practices, ensuring accurate month end, quarter end, and year end cut off for all functions.
This posting is for an existing vacancy. The candidate may be located in Montreal, Toronto or Ottawa.
Key Responsibilities:
Preparation of invoices for Newmark Clients through consultation and collaboration with internal client contacts (consultants, etc.).
This includes preparing billing memos for review and authorization by the business for the invoicing process. Ensuring any billing adjustments are authorized by the project manager and documentation is retained.
Ensuring all supporting documentation is provided prior to the recording or billing of revenue by the business. This documentation must be retained and filed according to Company policy.
Provide backup of invoices if required by clients.
Distribution of final invoices to Clients or Project Managers.
Provide reporting and documentation to external auditors for year end audit.
Ensure there is compliance with revenue and billing policies and escalate non-compliance for resolution with Accounting Manager.
Help with Account Receivables and Account Payables.
Continual process improvement.
Assist in other ad hoc projects.
Position Requirements:
Bilingual (English-French) to support a national team
College diploma in accounting or bookkeeping is preferred
3+ years of relevant experience in billing and invoicing; experience in high volume environments is preferred
Knowledge of accounting fundamentals
Strong understanding and experience with billing software
Working knowledge of MS Office, including Excel (sort, filter, use of formulas, etc.)
Outstanding organizational, analytical and multi-tasking skills
Strong interpersonal skills with relationship-building abilities
Excellent oral and written communication skills
Ability to work effectively within a team environment and independently
Ability to deal with business unit consultants with diplomacy and tact
Salary: $55,000 - $75,000 annually
The expected base salary for this position ranges from $55,000 to $75,000 annually. The actual base salary will be determined on an individualized basis taking into account a wide range of factors including, but not limited to, relevant skills, experience, education, and, where applicable, licenses or certifications held. In addition to base salary and a competitive benefits package, this position may be eligible for additional types of compensation including discretionary bonuses and other short- and long-term incentives (e.g., deferred cash, equity, etc.).
Benefits and Perks:
- Generous Maternity & Parental Leave Policy
- Company-paid health plan
- Education reimbursement
- Opportunities to network and connect
Benefits/perks listed may vary depending on the nature of your employment with Newmark and the job location.
Note: The statements herein are intended to describe the general nature and level of work being performed by employees and are not to be construed as an exhaustive list of responsibilities, duties, and skills required of personnel so classified.
Newmark is an inclusive employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, colour, religion, sex including sexual orientation and gender identity, national origin, disability, or any other characteristic protected by applicable federal, provincial, or local law.
AI may be used to screen applicants; however, assessments and hiring decisions will be made by the hiring team.
