À propos de TandemLaunch
TandemLaunch est un studio de crĂ©ation dâentreprises basĂ© Ă MontrĂ©al, spĂ©cialisĂ© dans le dĂ©veloppement et la croissance de startups deep-tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des Ă©quipes techniques pour transformer des percĂ©es scientifiques en entreprises concrĂštes.
Le rôle
Nous recherchons un(e) Gestionnaire de bureau qui sera responsable des opĂ©rations quotidiennes du bureau et de lâamĂ©lioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de lâenvironnement de travail - soutien aux employĂ©s, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrĂŽles administratifs, et crĂ©ation dâune expĂ©rience bureau efficace, accueillante et bien organisĂ©e.
- Sur place, 5 jours par semaine (aucune option de télétravail)
- Assurance collective, incluant des avantages sociaux (soins dentaires, soins médicaux, soins de la vue).
- 3 semaines de vacances.
Responsabilités principales
- Mettre en place, revoir et améliorer en continu les procédures administratives et de gestion de bureau
- Établir les priorités de travail, s’assurer que les procédures sont respectées et que les échéanciers sont rencontrés
- Superviser et coordonner les activités administratives et les opérations quotidiennes du bureau
- Planifier et coordonner les services de bureau, notamment :
- besoins d’espace / hébergement et relocalisations
- équipements, fournitures, formulaires et inventaire
- disposition des actifs, stationnement et accès au bâtiment
- coordination de l’entretien et de la sécurité
- Appuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés à l’inventaire et au budget
- Suivre les budgets et les dépenses, en assurant une documentation claire et une gestion structurée
- Compiler des données et préparer des rapports périodiques ou ponctuels, des manuels et de la correspondance
- Effectuer la saisie de données avec rigueur et maintenir des dossiers administratifs à jour
- Planifier et organiser des événements internes, programmes d’accueil et initiatives pour l’équipe
- Gérer la logistique des événements (planification, coordination, fournisseurs, horaires et support sur place)
Profil recherché
- Langues : bilingue (français/anglais)
- Scolarité : Diplôme postsecondaire dans un domaine connexe au poste (Gestion de bureau ; Gestion hôtelière ; Administration ; Secrétariat ; Autre domaine connexe)
- Expérience : 5+ ans dans en tant que gestionnaire de bureau ou un poste similaire.
- Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaboration
- Excellente communication, à l’oral comme à l’écrit
- Très bonne organisation et gestion du temps
- Autonomie, proactivité, fiabilité et esprit d’équipe
- Aisance à travailler de façon indépendante dans un environnement rapide
- Capacité à gérer une charge de travail élevée et à bien performer sous pression
- Maîtrise de la suite Microsoft Office : Excel, Word, PowerPoint, Outlook
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About TandemLaunch
TandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies.
The Role
We’re looking for an Office Manager who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly - supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized.
- On-site 5 days a week (no remote work option)
- Group Insurance, including health benefits (dental, health, vision)
- 3 weeks of vacation.
Key Responsibilities
- Implement, review, and continuously improve administrative and office procedures
- Establish work priorities, ensure processes are followed, and deadlines are met
- Oversee and coordinate office administrative activities and day-to-day operations
- Plan and coordinate office services, including:
- Space/accommodation needs and relocations
- Equipment, supplies, forms, and inventory
- Asset disposal, parking, and building access
- Maintenance and security coordination
- Support operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controls
- Track budgets and expenditures, ensuring spending is organized and properly documented
- Assemble data and prepare periodic/special reports, manuals, and correspondence
- Perform accurate data entry and maintain clean administrative records
- Plan and execute social events, guest programs, and internal initiatives
- Manage event logistics (planning, coordination, vendors, schedules, and on-site support)
What You Bring
- Language: Bilingual (English/French)
- Education: Postsecondary diploma in a field related to the role (Office Management, Hospitality Management, Administration, Secretarial Studies, or another relevant field).
- Experience: 5+ years of experience as an Office Manager or in a similar role.
- Strong interpersonal skills and collaboration mindset.
- Excellent written and verbal communication.
- Highly organized with strong time-management skills.
- Adaptable, proactive, and reliable team player.
- Comfortable working independently in a fast-paced environment.
- Able to manage a high workload and perform well under pressure.
- Knowledge of Microsoft Office Suite: Excel, Word, PowerPoint, Outlook
