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À propos du poste
Transformer Table est à la recherche d’une personne organisée, sociable et proactive pour occuper le poste de gestionnaire de bureau/réceptionniste. Cette personne sera le visage de notre siège social et le point de contact central pour les opérations quotidiennes du bureau. Ce rôle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement, la sécurité et l’accueil chaleureux de nos espaces de travail pour les employés et les visiteurs. La personne idéale est bilingue, s’épanouit dans un environnement dynamique et est fière de maintenir un bureau professionnel, bien approvisionné et fonctionnel sur tous les étages.
Principales responsabilités
Réception et accueil
- Agir comme premier point de contact en accueillant les employés, visiteurs et invités de manière chaleureuse et professionnelle
- Répondre aux demandes générales, les filtrer et les acheminer aux personnes concernées
- Gérer l’inscription des visiteurs ainsi que les procédures liées aux badges et aux accès, et veiller au respect des protocoles de sécurité de l’immeuble sur les trois étages
- Recevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons
- Coordonner les réservations des salles de réunion et s’assurer que les salles sont aménagées et présentables pour les réunions internes et externes
Gestion du bureau et des installations
- Agir comme principale personne-ressource pour les questions liées aux installations sur les trois étages de l’immeuble
- Superviser l’entretien, la propreté et l’organisation des deux espaces cuisine, notamment en veillant à ce qu’ils soient approvisionnés en café, collations et fournitures, et en coordonnant l’entretien et les réparations des appareils
- Surveiller et réapprovisionner les fournitures de bureau et des salles de bain (produits en papier, produits d’entretien, papeterie) à tous les étages
- Coordonner directement avec les fournisseurs et les entrepreneurs (entretien ménager, maintenance, sécurité, traiteur) afin de régler rapidement les problèmes
- Effectuer le suivi des budgets, factures et contrats de fournisseurs liés au bureau et aux installations
- Soutenir la planification des espaces, l’attribution des postes de travail et la logistique des étages au fur et à mesure de la croissance de l’équipe
- Coordonner l’aménagement de l’espace de travail des nouvelles recrues (bureaux, badges d’accès, équipement) en collaboration avec les équipes RH et TI
- Coordonner les demandes générales d’entretien et les réparations dans les bureaux, en assurant les suivis auprès des fournisseurs et de la gestion de l’immeuble jusqu’à leur résolution
Santé, sécurité et conformité
- Soutenir le respect des exigences en matière de santé et de sécurité sur les trois étages, notamment en veillant à ce que les fournitures de premiers soins soient disponibles et que les procédures d’évacuation d’urgence soient affichées et mises à jour
- Tenir à jour des registres précis concernant les installations, les fournisseurs ainsi que l’inventaire des fournitures de bureau et de cuisine
Qualifications
- 2 ans ou plus d’expérience en gestion de bureau, en réception ou en soutien administratif; une expérience dans un bureau réparti sur plusieurs étages ou emplacements constitue un atout
- Bilinguisme en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit, requis
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement de travail réparti sur plusieurs étages
- Maîtrise de Microsoft Office / Google Workspace
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et communicationnelles, avec une attitude professionnelle et accueillante
- Expérience en coordination avec des fournisseurs, la gestion d’immeubles et des entrepreneurs en entretien/réparation constitue un atout
- Être à l’aise avec certaines tâches physiques légères (p. ex. réapprovisionner les fournitures de cuisine et de bureau, déplacer des boîtes légères)
- Un DEC ou un diplôme en administration des affaires ou en administration de bureau constitue un atout
Avantages et bénéfices
- Salaire concurrentiel et boni lié à la performance.
- Assurances santé et mieux-être (soins médicaux, dentaires, soins de la vue et paramédicaux).
- Dîners gratuits les vendredis et activités d’équipe régulières.
- Rabais sur les produits Transformer Table.
- Une culture d’équipe collaborative, dynamique et créative.
- L’occasion de faire partie de l’une des entreprises de meubles à la croissance la plus rapide au Canada.
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About the Role
Transformer Table is looking for an organized, personable, and proactive Office Manager/Receptionist to serve as the face of our head office and the central point of contact for day-to-day office operations. This role plays a key part in keeping the workspace running smoothly, safely, and welcomingly for employees and visitors. The ideal candidate is bilingual, thrives in a fast-paced environment, and takes pride in maintaining a professional, well-stocked, and functional office across every floor.
Key Responsibilities
Reception & Front Desk
- Serve as the first point of contact, greeting employees, visitors, and guests with a warm, professional demeanor
- Answer, screen, and route general inquiries
- Manage visitor sign-in and badge/access procedures, and maintain building security protocols across all three floors
- Receive, sort, and distribute incoming mail, packages, and deliveries
- Coordinate meeting room bookings and ensure rooms are set up and presentable for internal and external meetings
Office & Facilities Management
- Act as the primary point of contact for facilities matters across all three floors of the building
- Oversee the upkeep, cleanliness, and organization of both kitchen areas - stocking coffee, snacks, and supplies, and coordinating appliance maintenance and repairs
- Monitor and replenish office and washroom supplies (paper goods, cleaning supplies, stationery) on every floor
- Coordinate directly with vendors and contractors (cleaning, maintenance, security, catering) to resolve issues promptly
- Track office and facilities-related budgets, invoices, and vendor contracts
- Support space planning, seating assignments, and floor logistics as the team grows
- Coordinate new-hire workspace setup (desks, access badges, equipment) in partnership with HR and IT
- Coordinate general maintenance requests and repairs across the office, escalating and following up with vendors/building management until resolved
Health, Safety & Compliance
- Support health and safety compliance across all three floors, including maintaining first-aid supplies and posting/updating emergency evacuation procedures
- Maintain accurate records related to facilities, vendors, and office/kitchen supply inventory
Qualifications
- 2+ years of experience in office management, reception, or administrative support; multi-floor or multi-location office experience is an asset
- Bilingual in French and English (spoken and written) required
- Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities across a multi-floor workspace
- Proficiency with Microsoft Office / Google Workspace
- Excellent interpersonal and communication skills, with a professional and welcoming demeanor
- Experience coordinating with vendors, building management, and maintenance/repair contractors is an asset
- Comfortable with light physical tasks (e.g., restocking kitchen/office supplies, moving light boxes)
- DEC or diploma in business/office administration is an asset
Perks & Benefits
- Competitive salary and performance-based bonus
- Health & wellness benefits (medical, dental, vision, and paramedical coverage)
- Free Friday lunches and regular team events
- Discounts on Transformer Table products
- A collaborative, fast-paced, and creative team culture
- The chance to be part of one of Canada’s fastest-growing furniture companies
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Employee assistance program
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
- Store discount
Work Location: In person
