Valsoft is looking for an Office Administrator â 3-Month Contract to join our team in Montreal, QC.
ABOUT VALSOFT CORP.: Established in Canada in 2015, Valsoft has grown to a global portfolio of 118+ companies, acquiring and developing vertical market software companies, enabling each business to deliver the best mission-critical solutions for customers in their respective industries. A key tenet of Valsoftâs philosophy is to invest in well-established businesses and foster an entrepreneurial environment that molds companies into leaders in their respective industries. Valsoft looks to buy, hold and create value through long-term partnerships with existing management.
INVESTMENT APPROACH:
Unlike private equity and venture capital firms, we are Entrepreneurs who Buy, Enhance and Grow Software Businesses. Thatâs right; we donât sell businesses. We form a strategic alliance with existing management teams. We recognize the dedication and perseverance required to create a firm and place a premium on customersâ and workersâ well-being over short-term goals.
CULTURE:
Valsoft is more than just a place to work; weâre a team. We mean it when we say people are our greatest assets, so investing in them is our number one priority. We create an environment where our employees feel first-day-on-the-job excitement, day after day, creating a culture of high performers and collaboration. We celebrate our milestones, and weâre proud of them. We Dream Big, Stay Humble and Stay Hungry.
POSITION DESCRIPTION:
We are looking for a proactive and organized Office Administrator to support the day-to-day operations of our office. This role is ideal for someone who thrives in a fast-paced environment, enjoys providing excellent service, and takes pride in creating a welcoming and well-organized workplace. You will work closely with employees, vendors, building management, and other stakeholders to ensure smooth and efficient office operations.
KEY RESPONSIBILITIES:
- Provide comprehensive administrative support to ensure smooth office operations.
- Plan and coordinate office perks and services to enhance workplace culture.
- Order daily lunches and manage relationships with vendors.
- Manage the ordering and maintenance of office supplies.
- Liaise with external suppliers, building management, and maintenance crews to resolve office-related issues.
- Address and resolve ad-hoc administrative requests promptly with a customer-centric approach.
- Manage company voicemail and direct messages to the appropriate personnel.
- Sort and distribute incoming mail and packages and coordinate outgoing mail.
- Assist with the planning, setup, and cleanup of company events.
- Support compliance with applicable health and safety requirements.
- Run errands as needed to support office operations.
REQUIRED/MINIMUM QUALIFICATIONS:
- Experience in customer service, reception, office administration, or a similar field.
- Strong attention to detail and problem-solving skills.
- Excellent organizational and multitasking abilities.
- Strong interpersonal, verbal, and written communication skills.
- Team-first mentality with a collaborative approach.
- Ability to handle confidential information with discretion.
- Proficiency in Microsoft Office Suite.
- Ability to work autonomously while contributing to a collaborative team environment.
- Valid driverâs licence and access to a vehicle.
ADDITIONAL OR PREFERRED QUALIFICATIONS:
- Proactive and resourceful approach to solving day-to-day challenges.
- Strong willingness to learn, grow, and take on new responsibilities.
- Positive attitude and commitment to collaborative success.
Ready to join a collaborative and innovative team where you can make an immediate impact?
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Valsoft est Ă la recherche dâun(e) Administrateur(trice) de bureau â Contrat de 3 mois pour se joindre Ă notre Ă©quipe Ă MontrĂ©al, QC.
Ă PROPOS DE VALSOFT CORP. : FondĂ©e au Canada en 2015, Valsoft possĂšde aujourdâhui un portefeuille mondial de plus de 118 entreprises. Elle acquiert et dĂ©veloppe des sociĂ©tĂ©s de logiciels spĂ©cialisĂ©es dans des marchĂ©s verticaux, leur permettant dâoffrir les meilleures solutions critiques Ă leurs clients dans leur secteur respectif. Un principe fondamental de la philosophie de Valsoft est dâinvestir dans des entreprises bien Ă©tablies et de favoriser un environnement entrepreneurial, afin de les façonner en leaders dans leur domaine. Valsoft vise Ă acquĂ©rir, conserver et crĂ©er de la valeur grĂące Ă des partenariats Ă long terme avec les Ă©quipes de direction en place.
APPROCHE DâINVESTISSEMENT :
Contrairement aux firmes de capital-investissement et de capital-risque, nous sommes des entrepreneurs qui achĂštent, dĂ©veloppent et font croĂźtre des entreprises logicielles. Câest exact : nous ne revendons pas les entreprises. Nous formons une alliance stratĂ©gique avec les Ă©quipes de direction en place. Nous reconnaissons le dĂ©vouement et la persĂ©vĂ©rance nĂ©cessaires pour crĂ©er une entreprise, et nous accordons la prioritĂ© au bien-ĂȘtre des clients et des employĂ©s plutĂŽt quâaux objectifs Ă court terme.
CULTURE :
Valsoft est bien plus quâun simple lieu de travail : nous sommes une Ă©quipe. Lorsque nous affirmons que les gens sont notre plus grand atout, nous le pensons sincĂšrement. Investir dans nos employĂ©s est notre prioritĂ© absolue. Nous crĂ©ons un environnement oĂč nos employĂ©s ressentent lâexcitation du premier jour, jour aprĂšs jour, favorisant une culture de performance et de collaboration. Nous cĂ©lĂ©brons nos rĂ©ussites, et nous en sommes fiers. Nous rĂȘvons grand, restons humbles et toujours motivĂ©s.
DESCRIPTION DU POSTE :
Nous sommes Ă la recherche dâun(e) administrateur(trice) de bureau proactif(ve) et organisĂ©(e) pour soutenir les activitĂ©s quotidiennes de notre bureau. Ce poste convient Ă une personne qui sâĂ©panouit dans un environnement dynamique, qui aime offrir un excellent service et qui contribue Ă crĂ©er un milieu de travail accueillant et bien organisĂ©. Vous collaborerez Ă©troitement avec les employĂ©s, les fournisseurs, la gestion de lâimmeuble et diverses parties prenantes afin dâassurer le bon fonctionnement du bureau.
RESPONSABILITĂS PRINCIPALES :
- Fournir un soutien administratif complet afin dâassurer le bon fonctionnement du bureau.
- Planifier et coordonner les avantages et services offerts au bureau afin de contribuer Ă une culture de travail positive.
- Commander les repas quotidiens et gérer les relations avec les fournisseurs.
- GĂ©rer les commandes et le maintien des fournitures de bureau.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs externes, la gestion de lâimmeuble et les Ă©quipes dâentretien afin de rĂ©soudre les problĂšmes liĂ©s au bureau.
- Répondre rapidement aux demandes administratives ponctuelles en adoptant une approche axée sur le service.
- GĂ©rer la boĂźte vocale de lâentreprise et acheminer les messages aux personnes concernĂ©es.
- Trier et distribuer le courrier et les colis entrants et coordonner les envois sortants.
- Participer Ă la planification, Ă lâinstallation et au rangement lors dâĂ©vĂ©nements dâentreprise.
- Contribuer au respect des exigences applicables en matiÚre de santé et de sécurité.
- Effectuer des courses au besoin afin de soutenir les activités du bureau.
QUALIFICATIONS REQUISES / MINIMALES :
- Expérience en service à la clientÚle, à la réception, en administration de bureau ou dans un domaine similaire.
- Grand souci du détail et solides compétences en résolution de problÚmes.
- Excellentes capacitĂ©s dâorganisation et aptitude Ă gĂ©rer plusieurs tĂąches simultanĂ©ment.
- Excellentes compĂ©tences interpersonnelles ainsi quâen communication orale et Ă©crite.
- Esprit dâĂ©quipe et approche collaborative.
- Capacité à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion.
- MaĂźtrise de la suite Microsoft Office.
- CapacitĂ© Ă travailler de façon autonome tout en contribuant Ă un environnement dâĂ©quipe collaboratif.
- Permis de conduire valide et accÚs à un véhicule.
QUALIFICATIONS SUPPLĂMENTAIRES OU SOUHAITĂES :
- Approche proactive et débrouillarde face aux défis quotidiens.
- Forte volontĂ© dâapprendre, de se dĂ©velopper et dâassumer de nouvelles responsabilitĂ©s.
- Attitude positive et engagement envers la réussite collective.
PrĂȘt(e) Ă joindre une Ă©quipe collaborative et innovante oĂč vous pourrez avoir un impact immĂ©diat?
