Event Coordinator
For more than 70 years, we've been making a difference, in every degree.
At Master, our people are the driving force behind our success. As Canada's largest HVAC-R distributor and one of North America's industry leaders, we're proud to bring together more than 2,000 employees across nearly 100 locations in Canada and the United States.
Every day, our teams help deliver innovative solutions that improve comfort, energy efficiency, and building performance. Through collaboration, expertise, and a commitment to doing what's right, we create lasting value for our customers, partners, and communities.
Guided by our purpose -
Improving people's lives, in every degree - we empower our employees to grow, make a meaningful impact, and build rewarding careers in an environment where people, teamwork, and continuous improvement come first.
Are you passionate about creating memorable experiences and managing projects from concept to execution? We are looking for a highly organized, proactive, and client-focused Event Coordinator to join our team.
In this role, you will play a key part in the planning, coordination, and delivery of large-scale corporate events. Working closely with internal teams, clients, exhibitors, speakers, and external partners, you will help create engaging and seamless event experiences that exceed expectations.
This position offers an exciting opportunity to contribute to high-profile events while developing strong relationships with stakeholders and vendors. Success in this role requires excellent organizational skills, attention to detail, adaptability, and a commitment to delivering outstanding results.
What You Will Accomplish With Us
Project Management & Event Planning
- Support the planning and execution of corporate events from start to finish.
- Develop and manage project timelines, budgets, and production schedules.
- Monitor project progress and ensure all milestones are achieved on time and within budget.
- Identify potential risks and implement solutions to ensure successful event delivery.
Event Administration
- Prepare and maintain event-related documentation, including participant guides, schedules, reports, and communications.
- Coordinate administrative processes and ensure accurate record keeping.
- Assist with event communications before, during, and after events.
Logistics & Operations
- Coordinate all logistical aspects of events, including venue requirements, registration services, accommodations, transportation, catering, and technical services.
- Collaborate with suppliers and service providers to ensure seamless event operations.
- Support on-site event execution and ensure all operational requirements are met.
Vendor & Supplier Management
- Participate in the selection and evaluation of vendors and event partners.
- Negotiate pricing and service agreements to maximize value and quality.
- Monitor supplier performance and ensure compliance with contractual commitments.
Registration & Stakeholder Coordination
- Oversee participant and exhibitor registration processes.
- Ensure a positive experience for attendees, exhibitors, sponsors, and speakers.
- Respond to inquiries and provide exceptional customer service throughout the event lifecycle.
On-Site Event Execution
- Coordinate event setup, event-day operations, and dismantling activities.
- Troubleshoot issues quickly and effectively while maintaining a positive attendee experience.
- Serve as a key point of contact for stakeholders during live events.
Collaboration & Communication
- Foster strong working relationships with clients, internal teams, and external partners.
- Maintain clear and consistent communication with all stakeholders.
- Contribute ideas and recommendations to enhance event quality and attendee engagement.
Qualifications & Experience
What You Bring to Our Team:
- Diploma or degree in Event Management, Communications, Marketing, Public Relations, or a related field.
- 2 to 5 years of experience in event coordination, event management, or a similar role.
- Experience supporting corporate events, conferences, trade shows, or large-scale gatherings is considered an asset.
Skills & Competencies
- Exceptional organizational and time-management skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Strong problem-solving abilities and a proactive approach to finding solutions.
- Excellent interpersonal and communication skills.
- Demonstrated customer service excellence and relationship-building capabilities.
- Ability to work independently while contributing effectively within a collaborative team environment.
- Strong attention to detail and ability to perform well under pressure in fast-paced environments.
- Proficiency with Microsoft Office Suite.
- Experience with event registration and event management platforms is an asset.
- Fully bilingual in French and English, both spoken and written.
- Availability to travel and work flexible hours based on event schedules and operational requirements.
Why Join Us?
- Be part of the planning and execution of impactful, high-profile events.
- Work alongside passionate professionals in a collaborative environment.
- Enjoy a dynamic role where no two events are the same.
- Contribute directly to creating exceptional experiences for clients, partners, and attendees.
- Grow your expertise in event management while taking ownership of meaningful projects.
If you thrive in a fast-paced environment, enjoy bringing people together, and take pride in delivering exceptional experiences, we'd love to hear from you.
Compensation Information
Base Salary: $75,000 - $85,000 annually
Supplemental Pay Types Include: Annual bonus
The final salary will be determined based on the candidate’s skills and experience, in compliance with applicable regulations.
Competitive Benefits: In addition to a rewarding career within our team, we offer
- Medical and dental coverage from day one, along with short and long-term disability protection
- Contribution to a collective registered retirement savings plan upon starting your role.
- Wellness spending account
- An employee assistance program including psychological, financial, and legal support.
- Access to telemedicine from the beginning of your employment.
- Reimbursement of professional association membership fees.
- Early vacation program.
- Work–life balance supported through a hybrid work policy.
Coordonnateur(trice) d'événements
Depuis plus de 70 ans, nous faisons une différence, à tous les degrés.
Le Groupe Master est le plus important distributeur de CVAC-R au Canada et l'un des chefs de file de l'industrie en Amérique du Nord. Avec plus de 2 000 employés et près de 100 succursales au Canada et aux États-Unis, nous soutenons les entrepreneurs, les ingénieurs et les partenaires de l'industrie grâce à des solutions qui contribuent au confort, à la performance et à l'efficacité énergétique des bâtiments.
Notre succès repose avant tout sur nos employés. Chaque jour, nos équipes mettent leur expertise, leur esprit de collaboration et leur engagement au service de nos clients et partenaires. Ensemble, nous créons un environnement où la croissance, la simplicité, le travail d'équipe et l'intégrité guident nos décisions et nos actions.Notre succès repose avant tout sur nos employés. Chaque jour, nos équipes mettent leur expertise, leur esprit de collaboration et leur engagement au service de nos clients et partenaires. Ensemble, nous créons un environnement où la croissance, la simplicité, le travail d'équipe et l'intégrité guident nos décisions et nos actions.
Chez Master, nous croyons que chacun peut avoir un impact tangible. Guidés par notre raison d'être -
Améliorer la vie des gens, à tous les degrés - nous offrons l'occasion de contribuer à des projets significatifs, de développer son plein potentiel et de tracer son propre chemin au sein d'une entreprise en croissance qui place les personnes au cœur de sa réussite.
Vous êtes passionné(e) par l'organisation d'événements et aimez transformer les idées en expériences exceptionnelles? Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) d'événements dynamique, organisé(e) et orienté(e) vers le service client pour se joindre à notre équipe.
Dans ce rôle, vous jouerez un rôle clé dans la planification, l'organisation et la réalisation d'événements corporatifs d'envergure. En collaboration avec les équipes internes, les clients, les exposants, les conférenciers et les partenaires externes, vous contribuerez à créer des événements mobilisateurs qui dépassent les attentes.
Ce poste représente une occasion unique de participer à des projets stimulants, de développer des relations solides avec différents intervenants et d'avoir un impact direct sur le succès de nos événements. La personne recherchée est autonome, rigoureuse, créative et capable d'évoluer avec aisance dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement.
Ce Que Tu Vas Accomplir Avec Nous
Planification et gestion de projets
- Participer à la planification et à la réalisation d'événements corporatifs, de la conception à la clôture.
- Élaborer et assurer le suivi des budgets, échéanciers et plans de travail.
- Coordonner les différentes étapes de production et veiller au respect des délais.
- Identifier les enjeux potentiels et mettre en place les solutions nécessaires afin d'assurer le succès des événements.
Administration et coordination
- Préparer la documentation nécessaire au bon déroulement des événements (guides, programmes, horaires, communications, rapports, etc.).
- Assurer le suivi administratif et la tenue de dossiers rigoureuse.
- Soutenir les communications destinées aux participants, exposants, partenaires et fournisseurs.
Logistique et opérations
- Coordonner l'ensemble des aspects logistiques : inscriptions, sites, hébergement, transport, restauration et services techniques.
- Collaborer avec les différents fournisseurs afin d'assurer une exécution fluide et efficace des événements.
- Veiller à ce que tous les besoins opérationnels soient planifiés et exécutés avec succès.
Gestion des fournisseurs
- Participer à la sélection des fournisseurs et partenaires.
- Négocier les tarifs, les conditions de services et les ententes contractuelles.
- Assurer le respect des engagements et des standards de qualité établis.
Gestion des inscriptions et de l'expérience participant
- Superviser les processus d'inscription des participants et des exposants.
- Assurer une expérience client positive à toutes les étapes du parcours événementiel.
- Répondre aux demandes d'information et offrir un service à la clientèle de grande qualité.
Coordination sur le terrain
- Assurer le suivi du montage, du déroulement et du démontage des événements.
- Agir comme personne-ressource auprès des différents intervenants sur place.
- Résoudre efficacement les imprévus et veiller au bon déroulement des activités.
Collaboration et communication
- Maintenir une collaboration étroite avec les équipes internes, les clients et les partenaires externes.
- Assurer une communication claire et proactive avec l'ensemble des parties prenantes.
- Contribuer à l'amélioration continue des processus et de l'expérience événementielle.
Ce Que Tu Apportes à Notre Équipe
Compétences et qualités recherchées
- Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités.
- Aptitude à gérer plusieurs projets simultanément dans des délais serrés.
- Grande autonomie, débrouillardise et capacité à trouver des solutions rapidement.
- Excellentes habiletés relationnelles et de communication.
- Sens du service client et souci constant de la qualité.
- Esprit d'équipe, attitude positive et approche proactive.
- Créativité, flexibilité et capacité d'adaptation dans un environnement en évolution rapide.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Expérience avec des plateformes de gestion d'inscriptions ou d'événements (un atout).
- Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Disponibilité pour des déplacements occasionnels et des horaires variables selon les besoins des événements.
Pourquoi vous joindre à nous?
- Participer à la réalisation d'événements stimulants et à fort impact.
- Collaborer avec une équipe passionnée, engagée et dynamique.
- Évoluer dans un environnement où l'initiative et les idées sont valorisées.
- Développer votre expertise en gestion d'événements et contribuer directement au succès de projets d'envergure.
- Vivre une carrière où chaque projet apporte son lot de défis, d'apprentissages et d'accomplissements.
Vous aimez être au cœur de l'action, créer des expériences mémorables et relever de nouveaux défis? Nous souhaitons vous rencontrer!
Informations Sur La Rémunération
- Salaire de base : de 75 000 $ à 85 000 $ par année
- Types de rémunération supplémentaire : prime annuelle
Le salaire final sera déterminé en fonction des compétences et de l’expérience du candidat, conformément aux réglementations applicables.
Avantages Concurrentiels : En plus d'une carrière enrichissante au sein de notre équipe, nous offrons
- Une couverture médicale et dentaire dès le premier jour, ainsi qu'une protection en cas d'invalidité à court et à long terme.
- Une contribution à un régime enregistré d'épargne-retraite collectif dès votre entrée en fonction.
- Compte de dépenses pour le mieux-être.
- Un programme d'aide aux employés comprenant un soutien psychologique, financier et juridique
- Un accès à la télémédecine dès le début de votre emploi.
- Le remboursement des frais d'adhésion à un ordre professionnel.
- Un programme de vacances anticipées
- Un modèle de travail hybride et flexible adapté à tes besoins.
